Archivo electrónico con Evidency,
su garantía de conservación e integridad
El archivo electrónico constituye uno de los pilares de la transformación digital de las empresas, al garantizar la conservación, la seguridad y la accesibilidad de sus documentos sensibles.
No solo permite cumplir las exigencias normativas y de compliance, sino que también optimiza la gestión documental al reducir los riesgos de pérdida, falsificación o acceso no autorizado, al tiempo que disminuye los costes asociados al archivo físico.
Garantice la conservación y la seguridad
de sus pruebas con el solución de Archivo Electrónico de Evidency
Conformidad jurídica
Cumple con el RGPD y el Reglamento eIDAS
Seguridad avanzada y exhaustiva
Mecanismos de seguridad avanzados, incluido el cifrado AES de 256 bits e infraestructuras certificadas ISO 27001
Confianza a largo plazo
Garantiza la autenticidad, la integridad y la disponibilidad a lo largo del tiempo
Optimización de costes
Compresión de datos mediante el formato ASIC, preservando la integridad y la reversibilidad de sus documentos archivados
Archivo electrónico:
¿Cómo funciona?
Envío de documentos: los documentos y los metadatos asociados se cargan en nuestra plataforma de archivo a través de una API REST.
Creación del archivo ASIC, sellado digital y sellado de tiempo: cada documento se encapsula en formato ASIC (Associated Signature Container), se sella y se le aplica un sellado de tiempo cualificado, garantizando su integridad y la fecha de su depósito.
Almacenamiento seguro y replicado: los archivos se cifran y se almacenan en nuestras infraestructuras seguras y replicadas, ofreciendo protección frente a alteraciones, pérdidas o accesos no autorizados.
Acceso: acceda a sus archivos a través de nuestro portal en línea o mediante API, y recupérelos en su formato original con garantías de conformidad, seguridad e integridad.
Gestión simplificada
con la API Evidency
La solución de Evidency está diseñada para gestionar grandes volúmenes de documentos mediante una API que conecta el sistema del cliente con la plataforma Evidency.
Esta solución presenta numerosas ventajas:
Integración sencilla para los equipos técnicos
La API de Evidency se integra de forma fluida con sus sistemas existentes, con el respaldo de una documentación completa, bibliotecas listas para su uso y tutoriales detallados, lo que permite una implementación rápida y eficaz.
Tranquilidad operativa
Una vez configurado, el archivado se realiza automáticamente, conforme a los estándares exigidos de integridad y seguridad.
Funcionalidades avanzadas
La solución ofrece funciones de búsqueda y acceso que permiten a los usuarios autorizados localizar y recuperar documentos específicos con fines probatorios.
¿Por qué elegir
para el Archivo electrónico de Evidency?
Valor probatorio
Garantizamos la legibilidad, la integridad, la autenticidad, la trazabilidad y la accesibilidad de sus documentos, elementos determinantes para su admisión como prueba fiable.
Conservación de los datos
Utilizamos formatos de archivo duraderos y realizamos renovaciones periódicas del sellado de tiempo para prevenir la obsolescencia criptográfica. El formato ASIC asegura que sus archivos mantengan su integridad a lo largo del tiempo.
Disponibilidad
Sus documentos permanecen siempre accesibles y fácilmente utilizables por las personas autorizadas, con metadatos configurables que facilitan su búsqueda y recuperación. El motor de búsqueda de nuestra plataforma permite localizar rápidamente documentos, incluso entre grandes volúmenes de datos.
Trazabilidad y gestión del ciclo de vida
Cada acción realizada sobre sus documentos archivados queda registrada para garantizar una trazabilidad completa. Proporcionamos informes detallados sobre el ciclo de vida de cada archivo con el fin de facilitar la gestión y las auditorías.
Archivo electrónico:
prueba digital fiable y duradera
Deposite sus documentos ante un tercero de confianza europeo, certificado conforme a la norma ISO 27001.
Confíe en nuestra solución de archivo electrónico,
alojada en Francia sobre una infraestructura certificada ISO 27001. Esta certificación garantiza una gestión rigurosa de la seguridad de la información, ofreciendo una protección óptima de sus documentos frente a accesos no autorizados y ciberataques, así como la continuidad del servicio.
Preserve el valor probatorio de sus documentos y cumpla las obligaciones de conservación a largo plazo.
Nuestro archivo digital se desarrolla tomando como referencia la norma NF Z42-013,
garantizando la conservación del valor probatorio de sus documentos. Aseguramos que sus documentos permanezcan íntegros, auténticos y jurídicamente válidos durante todo su período de conservación, manteniéndole conforme con las exigencias legales y regulatorias de su sector.
Encuentre al instante un documento específico en sus archivos.
Ya sea con ocasión de una auditoría, una inspección o un litigio, nuestra solución le permite localizar de inmediato un documento concreto entre millones, gracias a nuestro potente motor de búsqueda.
Archive todos sus documentos
Una empresa está obligada a conservar cada documento generado o recibido en el marco de su actividad durante un período mínimo, según el tipo de documento y las exigencias legales vigentes.
Algunos ejemplos:
Facturas de cliente y proveedore: 10 años
Declaración aduanera: 3 años
Nómina: 5 años
Impuesto sobre las ventas: 6 años
Contrato mercantil: 5 años
Cuentas anuales: 10 años
Pedido, albarán de entrega o recibo: 10 años
Expediente del abogado: 5 años
Nuestra prioridad:
confianza y seguridad
Como Prestador de Servicios de Confianza (TSP) cualificado, nuestras soluciones cumplen los requisitos regulatorios, técnicos y de seguridad de la ANSSI de conformidad con el Reglamento eIDAS, así como con la norma ISO 27001.
Gracias a nuestro enfoque centralizado, ofrecemos una integración fluida y una gestión simplificada de la confianza digital.
Tarifas
en función del volumen y la duración de conservación
Desde 1.000 € sin IVA al mes
Paquetes anuales adaptados a grandes volúmenes corporativos
Sin gastos de puesta en marcha ni limitación de usuarios
Sellado de tiempo cualificado incluido
Servicio de soporte incluido
¿Desea reforzar el valor probatorio de sus documentos digitales?
¿Quiere implantar mecanismos eficaces de prevención del fraude?
Los expertos de Evidency están a su disposición para acompañarle.
FAQ
Archivo electrónico
¿Qué es el archivo electrónico?
Definición: el archivo electrónico es un proceso estructurado y seguro que permite conservar documentos digitales de manera fiable, garantizando su integridad, autenticidad y accesibilidad a largo plazo.
Constituye un pilar de la transformación digital de las empresas, al asegurar la perennidad de la prueba digital y el cumplimiento de exigencias legales como el RGPD y el Reglamento eIDAS.
¿Cuál es la diferencia entre almacenamiento y archivo electrónico?
El almacenamiento electrónico consiste simplemente en conservar archivos digitales en un dispositivo o en la nube para un acceso rápido y cotidiano. Resulta práctico para la gestión diaria, pero no garantiza la integridad, la autenticidad ni el valor jurídico a largo plazo.
El archivo electrónico, por el contrario, es un proceso estructurado y seguro destinado a conservar documentos digitales de forma duradera, garantizando su integridad, autenticidad, accesibilidad y reconocimiento jurídico durante todo su período de conservación.
¿Cómo funciona un sistema de archivo electrónico (SAE)?
Un sistema de archivo electrónico (SAE) conserva documentos digitales de forma segura y conforme con las exigencias legales. Su funcionamiento se basa en varias etapas clave:
- Recopilación e ingestión: los documentos (facturas, contratos, correos electrónicos, etc.) se centralizan en el SAE desde distintos sistemas o aplicaciones informáticas.?
- Indexación y clasificación: cada documento se asocia a metadatos (fecha, tipo, autor, referencia, etc.) que facilitan su búsqueda y acceso posteriores.?
- Seguridad e integridad: los documentos se protegen mediante mecanismos criptográficos y de sellado de tiempo que garantizan que no han sido alterados y preservan su valor probatorio.?
- Conservación a largo plazo: los archivos se almacenan en soportes seguros con procedimientos de copia de seguridad y replicación que aseguran su disponibilidad prolongada.
- Acceso y trazabilidad: los usuarios autorizados pueden consultar los documentos a través de interfaces seguras, registrándose todas las acciones para garantizar la trazabilidad y el cumplimiento normativo.
Así, un SAE va más allá del simple almacenamiento: garantiza la conservación jurídica, la seguridad y la fiabilidad de los documentos digitales durante todo su ciclo de vida.
¿Está reconocido jurídicamente el archivo electrónico? ¿Cuáles son las exigencias regulatorias?
Sí, el archivo electrónico está reconocido jurídicamente siempre que cumpla normas estrictas que garanticen la integridad, la autenticidad y la disponibilidad de los documentos. Para ser admisible ante autoridades y tribunales, un sistema de archivo electrónico (SAE) debe ajustarse a las exigencias del Reglamento eIDAS.
¿Qué es el archivo electrónico con valor probatorio?
El archivo con valor probatorio es un proceso de conservación de documentos digitales que garantiza su autenticidad, integridad y trazabilidad a largo plazo. Permite a las empresas y organizaciones presentar sus documentos como prueba digital fiable en caso de auditoría, litigio o inspección regulatoria.
¿Qué normas rigen el archivo electrónico?
El archivo electrónico se rige por diversas normas que garantizan la seguridad, la integridad y la trazabilidad de los documentos digitales:
- Norma NF Z42-013: norma francesa de referencia en materia de archivo electrónico con valor probatorio, que define requisitos técnicos y organizativos para la conservación a largo plazo.
- Norma ISO 14641: norma internacional complementaria de la NF Z42-013, que especifica buenas prácticas para la gestión de archivos digitales y la interoperabilidad.
¿Están seguros mis documentos archivados electrónicamente?
Sí, un sistema de archivo electrónico se basa en mecanismos avanzados de seguridad para garantizar la protección de los datos archivados. Los documentos no solo se almacenan, sino que se protegen mediante:
- Procesos criptográficos y de sellado de tiempo que aseguran la integridad e impiden modificaciones no detectadas.
- Entornos técnicos certificados que garantizan la confidencialidad y la disponibilidad de los archivos.
- Controles de acceso estrictos combinados con una trazabilidad completa de todas las acciones relativas a los documentos.
De este modo, el archivo electrónico seguro garantiza que sus documentos digitales permanezcan fiables, protegidos y utilizables durante todo su ciclo de vida.
¿Quién puede acceder a mis archivos electrónicos?
El acceso a los archivos digitales está estrictamente regulado para garantizar la confidencialidad. Solo las personas autorizadas por la organización titular de los documentos pueden acceder a ellos, en función de derechos previamente definidos (por ejemplo: personal interno, departamentos jurídicos, auditores externos).
Los sistemas de archivo electrónico incorporan mecanismos sólidos de autenticación y gestión de permisos que controlan con precisión quién puede consultar, modificar o extraer un documento. Cada acción queda registrada, garantizando una trazabilidad completa y transparente de los accesos.
Así, sus archivos electrónicos permanecen protegidos y accesibles únicamente para las personas autorizadas, en pleno cumplimiento de las exigencias de seguridad y regulatorias.
¿Cuáles son las ventajas del archivo electrónico para las empresas?
El archivo electrónico ofrece a las empresas múltiples beneficios en materia de gestión documental y cumplimiento normativo:
- Seguridad y fiabilidad: los documentos están protegidos mediante mecanismos que garantizan su integridad y autenticidad.?
- Ahorro de tiempo y eficiencia: los archivos digitales son fácilmente accesibles, lo que simplifica la búsqueda y el uso de documentos.?
- Reducción de costes: el archivo digital reduce las necesidades de espacio y los costes asociados al almacenamiento en papel.
- Conformidad normativa: al ajustarse a las normas y al Reglamento eIDAS, las empresas disponen de un archivo con valor probatorio reconocido jurídicamente.?
- Trazabilidad completa: cada acción realizada sobre un documento queda registrada, proporcionando una visibilidad integral de su ciclo de vida.