{"id":14588,"date":"2025-12-19T14:22:27","date_gmt":"2025-12-19T13:22:27","guid":{"rendered":"https:\/\/evidency.io\/en-que-se-diferencian-la-digitalizacion-y-la-desmaterializacion-guia-para-comprender-los-retos-de-2026\/"},"modified":"2026-09-27T12:36:52","modified_gmt":"2026-09-27T10:36:52","slug":"en-que-se-diferencian-la-digitalizacion-y-la-desmaterializacion-guia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/evidency.io\/es\/en-que-se-diferencian-la-digitalizacion-y-la-desmaterializacion-guia\/","title":{"rendered":"\u00bfEn qu\u00e9 se diferencian la digitalizaci\u00f3n y la desmaterializaci\u00f3n? Gu\u00eda para comprender los retos de 2026"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Aspectos clave que hay que tener en cuenta sobre la digitalizaci\u00f3n frente a la desmaterializaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La digitalizaci\u00f3n consiste en <strong>el paso del soporte en papel al soporte digital<\/strong>; la desmaterializaci\u00f3n se encarga, a continuaci\u00f3n, de gestionar el documento a lo largo de todo su ciclo de vida.<\/li>\n\n\n\n<li>Un proyecto de digitalizaci\u00f3n puede resultar complejo y requiere una preparaci\u00f3n previa para definir los objetivos, los procesos y las responsabilidades.<\/li>\n\n\n\n<li>Sus <strong>ventajas son numerosas<\/strong>: mayor eficiencia operativa, circulaci\u00f3n controlada de la informaci\u00f3n y un mayor control de los flujos documentales.<\/li>\n\n\n\n<li>Las futuras obligaciones normativas (facturaci\u00f3n electr\u00f3nica, monedero de identidad digital eIDAS v2) har\u00e1n que esta transici\u00f3n resulte imprescindible para numerosas organizaciones.<\/li>\n\n\n\n<li>La integraci\u00f3n de <strong>soluciones de pruebas digitales cualificadas<\/strong> permite garantizar, a largo plazo, la integridad y la autenticidad de los documentos.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre1\">\u00bfQu\u00e9 es la digitalizaci\u00f3n?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La digitalizaci\u00f3n se refiere al proceso mediante el cual un documento elaborado inicialmente en papel se convierte en un archivo electr\u00f3nico. Se trata de un proceso estrictamente t\u00e9cnico: digitalizar un contrato, escanear un expediente de archivo, convertir un formulario manuscrito en PDF\u2026 Por lo tanto, la digitalizaci\u00f3n no modifica el proceso operativo en s\u00ed mismo. Se limita a sustituir el soporte en papel por un soporte electr\u00f3nico.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Esta etapa facilita la conservaci\u00f3n y la circulaci\u00f3n interna de la informaci\u00f3n. En particular, permite reducir los vol\u00famenes f\u00edsicos almacenados mediante<a href=\"https:\/\/evidency.io\/es\/archivo-electronico\/\">el archivo electr\u00f3nico<\/a>, mapear la informaci\u00f3n disponible, mejorar el acceso a los expedientes y controlar los derechos de acceso a los mismos. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre2\">\u00bfQu\u00e9 es la digitalizaci\u00f3n?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La digitalizaci\u00f3n es el proceso que permite organizar todo el tratamiento del documento digital a lo largo de su ciclo de vida. Esto puede abarcar desde una simple base de archivos compartidos hasta la implantaci\u00f3n de un sistema de gesti\u00f3n electr\u00f3nica de documentos (GED), pasando por la integraci\u00f3n de sistemas de validaci\u00f3n mediante <a href=\"https:\/\/evidency.io\/difference-cachet-electronique-et-signature-electronique-securiser-vos-documents\/\">firma o sello electr\u00f3nico<\/a> y por el archivo digital. De este modo, la digitalizaci\u00f3n transforma los procesos de negocio al integrar herramientas que permiten un seguimiento estructurado, trazable y con garant\u00eda jur\u00eddica de sus documentos digitalizados.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Este procedimiento permite garantizar la seguridad de la gesti\u00f3n documental, armonizar las pr\u00e1cticas internas y asegurar la fiabilidad de los datos tratados a lo largo de todo el ciclo de vida del documento. Se debe demostrar su validez. Esta distinci\u00f3n explica por qu\u00e9 los jueces desestiman determinadas firmas. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre3\">\u00bfCu\u00e1les son las diferencias fundamentales entre digitalizaci\u00f3n y desmaterializaci\u00f3n?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Aunque ambos conceptos suelen asociarse, en realidad se refieren a procesos distintos, cuyas implicaciones operativas y jur\u00eddicas no son comparables. La digitalizaci\u00f3n se produce a nivel del propio documento, mientras que la desmaterializaci\u00f3n se refiere a la forma en que dicho documento se gestiona, difunde, valida y conserva dentro de la organizaci\u00f3n. Para evitar cualquier confusi\u00f3n, la tabla que figura a continuaci\u00f3n resume sus principales diferencias.  <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Criterios<\/strong><\/td><td><strong>Digitalizaci\u00f3n<\/strong><\/td><td><strong>Desmaterializaci\u00f3n<\/strong><\/td><\/tr><tr><td><strong>Definici\u00f3n<\/strong><\/td><td>Conversi\u00f3n de un documento en papel a un archivo electr\u00f3nico.<\/td><td>Organizaci\u00f3n del proceso completo de gesti\u00f3n de documentos digitales dentro de una organizaci\u00f3n.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Naturaleza de la operaci\u00f3n<\/strong><\/td><td>Tareas t\u00e9cnicas (escaneo, digitalizaci\u00f3n, conversi\u00f3n a PDF, etc.).<\/td><td>Enfoque organizativo: estructuraci\u00f3n, herramientas, automatizaci\u00f3n y trazabilidad.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Repercusi\u00f3n en el proceso de negocio<\/strong><\/td><td>No se produce ning\u00fan cambio en el proceso: solo cambia el soporte y su ubicaci\u00f3n.<\/td><td>Transformaci\u00f3n del flujo de trabajo: circulaci\u00f3n, validaci\u00f3n y archivo. Genera un aumento de la productividad. <\/td><\/tr><tr><td><strong>Objetivos<\/strong><\/td><td>Facilitar el acceso y la conservaci\u00f3n; reducir el uso de papel.<\/td><td>Garantizar un tratamiento estructurado y trazable, que cumpla con los requisitos de integridad y autenticidad definidos por la organizaci\u00f3n.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Cuestiones jur\u00eddicas<\/strong><\/td><td>Limitados. Por s\u00ed solo, no basta para cumplir los requisitos probatorios. <\/td><td>Elevados. Es posible que deban incorporar mecanismos para preservar la integridad y la autenticidad, que puedan hacerse valer en caso de inspecci\u00f3n o litigio. <\/td><\/tr><tr><td><strong>Herramientas utilizadas<\/strong><\/td><td>Esc\u00e1neres, OCR, programas de conversi\u00f3n.<\/td><td>GED, firma electr\u00f3nica, sello electr\u00f3nico, marca de tiempo cualificada, SAE (Sistema de archivo electr\u00f3nico).<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre4\">\u00bfCu\u00e1les son las ventajas de la digitalizaci\u00f3n para las empresas?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Seg\u00fan Cegid, la gesti\u00f3n de documentos en papel puede suponerle a una empresa un coste de hasta el 5 % de su volumen de negocio, un nivel de gasto que pone de manifiesto las ventajas de la digitalizaci\u00f3n. (3)<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Las ventajas de este enfoque son numerosas.<\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En primer lugar, la digitalizaci\u00f3n reduce los costes relacionados con la impresi\u00f3n, el almacenamiento f\u00edsico y la gesti\u00f3n diaria de los expedientes.<\/li>\n\n\n\n<li>En segundo lugar, al convertir los documentos en papel en archivos electr\u00f3nicos, la empresa agiliza las operaciones cotidianas (consulta, archivo y transmisi\u00f3n interna), lo que mejora la eficiencia general de los servicios.<\/li>\n\n\n\n<li>Por \u00faltimo, la digitalizaci\u00f3n mejora la accesibilidad de la documentaci\u00f3n: un documento digitalizado puede consultarse a distancia, lo que facilita la comunicaci\u00f3n entre equipos.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A modo de ejemplo, la digitalizaci\u00f3n de los albaranes de entrega de material en una f\u00e1brica permitir\u00e1 agilizar el flujo de camiones, acelerar la tramitaci\u00f3n de los pagos y simplificar su presentaci\u00f3n en caso de inspecciones.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre5\">\u00bfCu\u00e1les son las ventajas de la digitalizaci\u00f3n para las empresas?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La digitalizaci\u00f3n organiza todo el ciclo de vida de un documento digitalizado y ofrece varias ventajas.<\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Permite automatizar los flujos documentales, lo que simplifica los procesos de validaci\u00f3n, reduce los plazos y garantiza la trazabilidad de las acciones realizadas.<\/li>\n\n\n\n<li>La empresa conoce c\u00f3mo ha circulado el documento, c\u00f3mo se conserva y seg\u00fan qu\u00e9 normas, por lo que puede asignarle el nivel de seguridad adecuado.<\/li>\n\n\n\n<li>Por \u00faltimo, cuando la actividad lo requiera, es posible incorporar mecanismos probatorios, como<a href=\"https:\/\/evidency.io\/es\/sellado-de-tiempo-definicion-y-funcionamiento-del-sellado-electronico-de-tiempo\/\">el sellado de tiempo cualificado seg\u00fan eIDAS o <\/a>el sello electr\u00f3nico, con el fin de garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos a lo largo de todo su proceso de tramitaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre6\">Herramientas y tecnolog\u00edas relacionadas con la digitalizaci\u00f3n y la desmaterializaci\u00f3n<\/h2>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Las herramientas de la digitalizaci\u00f3n<\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La digitalizaci\u00f3n utilizar\u00e1 herramientas destinadas a convertir los documentos en papel en archivos digitales. Los esc\u00e1neres, los programas de conversi\u00f3n y el OCR permiten generar documentos digitales legibles, indexables y reutilizables en los sistemas internos. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Las herramientas de la digitalizaci\u00f3n<\/h3>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La digitalizaci\u00f3n se basa en soluciones que garantizan la gesti\u00f3n y la conservaci\u00f3n de los documentos digitales:<\/li>\n\n\n\n<li>La gesti\u00f3n electr\u00f3nica de documentos (GED) para organizar las versiones, los derechos y la clasificaci\u00f3n;<\/li>\n\n\n\n<li>El sistema de archivo electr\u00f3nico (SAE) para un archivo con alto valor probatorio conforme a la norma ISO 14641;<\/li>\n\n\n\n<li>La firma electr\u00f3nica o el sello electr\u00f3nico cualificados seg\u00fan el Reglamento eIDAS para acreditar el origen o otorgar una aprobaci\u00f3n;<\/li>\n\n\n\n<li>El sellado de tiempo certificado seg\u00fan eIDAS para acreditar la fecha y la integridad.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Estas soluciones t\u00e9cnicas se integran con las herramientas y los programas inform\u00e1ticos de la empresa, a menudo a trav\u00e9s de API, para simplificar los flujos documentales y ofrecer garant\u00edas de integridad y autenticidad en funci\u00f3n de los requisitos legales.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre7\">Errores frecuentes que deben evitarse en un proceso de digitalizaci\u00f3n y desmaterializaci\u00f3n en la empresa<\/h2>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Error n.\u00ba 1: subestimar la complejidad de la digitalizaci\u00f3n.<\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Antes incluso de elegir las herramientas, un <a href=\"https:\/\/evidency.io\/es\/como-puede-desmaterializar-con-exito-los-documentos-de-su-empresa\/\">proyecto de digitalizaci\u00f3n<\/a> debe prepararse con antelaci\u00f3n para definir los objetivos, identificar los servicios afectados y a las personas implicadas. Esta fase de definici\u00f3n permite ajustar adecuadamente el calendario, el presupuesto y las expectativas internas. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Error n.\u00ba 2: descuidar la formaci\u00f3n de los equipos en el uso de las nuevas herramientas.<\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El apoyo a los usuarios es fundamental para garantizar la aceptaci\u00f3n de un proyecto de digitalizaci\u00f3n. Si a los equipos les cuesta familiarizarse con las nuevas herramientas, seguir\u00e1n utilizando sus pr\u00e1cticas anteriores, lo que pondr\u00e1 en peligro el \u00e9xito del proyecto. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Error n.\u00ba 3: descuidar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo<\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La conservaci\u00f3n de determinados datos personales (RGPD), la creaci\u00f3n y la gesti\u00f3n de bases de datos o la protecci\u00f3n de los documentos se rigen por pliegos de condiciones estrictos, regulados por normas. Es imprescindible identificar el nivel de exigencia aplicable al proyecto de digitalizaci\u00f3n e integrarlo desde la fase de dise\u00f1o. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre8\">\u00bfCu\u00e1les son los retos de la transformaci\u00f3n digital para las empresas en 2026 y en adelante?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La digitalizaci\u00f3n se est\u00e1 implantando progresivamente en las pr\u00e1cticas empresariales, pero la llegada de nuevas tecnolog\u00edas, en particular la inteligencia artificial, a\u00f1ade un nivel de complejidad para aquellas empresas que a\u00fan no han estabilizado sus herramientas ni armonizado sus procedimientos.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Al mismo tiempo, la implantaci\u00f3n de las carteras de identidad digital, as\u00ed como la futura obligatoriedad de la facturaci\u00f3n electr\u00f3nica, exigen que las empresas dispongan de herramientas capaces de garantizar la fiabilidad de la informaci\u00f3n tratada. Por lo tanto, las empresas que a\u00fan no se hayan sumado a la digitalizaci\u00f3n deber\u00e1n adaptar r\u00e1pidamente sus pr\u00e1cticas. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En su calidad de Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado (PSCo), Evidency acompa\u00f1a a las organizaciones en la estructuraci\u00f3n de sus proyectos de digitalizaci\u00f3n, en particular, ofreciendo mecanismos de prueba digital para garantizar la integridad, la autenticidad y el valor probatorio de los documentos. Nuestros equipos est\u00e1n a su disposici\u00f3n para dar respuesta a sus retos de transformaci\u00f3n digital y para integrar su proyecto en un marco de confianza digital duradero. <\/p>\n\n<div style=\"height:45px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-fe48e5de wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-background wp-element-button\" href=\"https:\/\/evidency.io\/es\/contacto\/\" style=\"background-color:#0c0171\">\u00bfTiene alg\u00fan proyecto de digitalizaci\u00f3n? P\u00f3ngase en contacto con nosotros. <\/a><\/div>\n<\/div>\n\n<div style=\"height:44px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Referencias<\/strong><\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">[1] https:\/\/digital-strategy.ec.europa.eu\/fr\/policies\/desi<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">[2] https:\/\/www.economie.gouv.fr\/actualites\/transformation-numerique-des-tpepme-les-enseignements-du-barometre-2025-de-france-num<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">[3] https:\/\/go.cegid.com\/dematerialisation-cest-le-moment<\/p>\n\n<div style=\"height:54px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n<div class=\"wp-block-group is-nowrap is-layout-flex wp-container-core-group-is-layout-8f761849 wp-block-group-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-group is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em><strong>Exenci\u00f3n de responsabilidad<\/strong><\/em><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>Las opiniones, presentaciones, cifras y estimaciones presentadas en el sitio web, incluido el blog, tienen \u00fanicamente fines informativos y no deben considerarse asesoramiento jur\u00eddico. Para obtener asesoramiento jur\u00eddico, debe ponerse en contacto con un profesional del derecho de su jurisdicci\u00f3n. <\/em><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>Queda prohibida la utilizaci\u00f3n del contenido de esta p\u00e1gina web, incluido el blog, con fines comerciales, incluida la reventa, sin el permiso previo de Evidency. La solicitud de permiso debe especificar el prop\u00f3sito y el alcance de la reproducci\u00f3n. Para fines no comerciales, todo el material de esta publicaci\u00f3n puede citarse o reimprimirse libremente, pero se requiere un reconocimiento, junto con un enlace a este sitio web.  <\/em><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":246879328,"featured_media":14587,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_lmt_disableupdate":"","_lmt_disable":"","footnotes":"","_ppma_block_editor_authors":""},"categories":[6588],"tags":[],"ppma_author":[6605],"class_list":["post-14588","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-desmaterializacion","author-marine-yborra"],"acf":{"profil":"","bio":""},"modified_by":"Camille Lehur","yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v28.5 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Digitalizaci\u00f3n y desmaterializaci\u00f3n: definici\u00f3n y diferencias clave<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"\u00bfDigitalizaci\u00f3n o desmaterializaci\u00f3n? 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