Archiviazione elettronica Evidency,
la vostra garanzia di conservazione e integrità
L’archiviazione elettronica rappresenta uno dei pilastri della trasformazione digitale delle imprese, consentendo di garantire la conservazione nel tempo, la sicurezza e l’accessibilità dei documenti sensibili.
Essa consente non solo di soddisfare i requisiti normativi e di conformità, ma anche di ottimizzare la gestione documentale limitando i rischi di perdita, falsificazione o accesso non autorizzato, riducendo al contempo i costi connessi all’archiviazione fisica.
Garantite l’integrità e la sicurezza
delle vostre prove con il servizio di Archiviazione elettronica Evidency
Conformità normativa
Rispetto dei requisiti del GDPR e del regolamento eIDAS
Sicurezza e rigore
Meccanismi di sicurezza avanzati, inclusa la cifratura AES a 256 bit e infrastrutture certificate ISO 27001
Affidabilità nel tempo
Garanzia di autenticità, integrità e disponibilità nel tempo
Ottimizzazione dei costi
Compressione dei dati tramite il formato ASIC, mantenendo l’integrità e la reversibilità dei documenti archiviati
Archiviazione elettronica:
Come funziona?
Invio di documenti: i documenti e i metadati associati sono importati sulla nostra piattaforma di archiviazione tramite API REST.
Creazione dell’archivio ASIC, sigillatura digitale e marcatura temporale: ogni documento è incapsulato in un formato ASIC (Associated Signature Container), sigillato mediante una marca temporale qualificata, che ne garantisce l’integrità e la data di deposito.
Conservazione sicura e replicata: i vostri archivi sono cifrati e conservati nelle nostre infrastrutture sicure e replicate, offrendo protezione contro falsificazioni, perdite o accessi non autorizzati.
Accesso: i vostri archivi sono consultabili tramite il nostro portale online o via API e sono restituiti nel loro formato originario con garanzie di conformità, sicurezza e integrità.
Gestione semplificata
con l’API di Evidency
La soluzione sviluppata da Evidency è idonea alla gestione di volumi elevati di documenti da archiviare e opera tramite un’API che collega il sistema del cliente alla piattaforma Evidency.
Questa soluzione presenta numerosi vantaggi:
Integrazione agevole per i team tecnici
L’API Evidency si integra facilmente nei sistemi esistenti grazie a una documentazione completa, librerie pronte all’uso e tutorial dettagliati, rendendo l’integrazione rapida ed efficace.
Affidabilità operativa
Una volta implementato, il processo di archiviazione avviene automaticamente nel rispetto degli standard di integrità e sicurezza richiesti.
Funzionalità avanzate
La soluzione offre funzionalità di ricerca e accesso che consentono ai soggetti autorizzati di individuare documenti specifici e recuperarli a fini probatori.
Perché scegliere
l’Archiviazione elettronica Evidency?
Valore probatorio
Garantiamo la leggibilità, l’integrità, l’autenticità, la tracciabilità e l’accessibilità dei vostri documenti, elementi determinanti ai fini della loro ammissibilità quali prove affidabili.
Conservazione dei dati nel tempo
Utilizziamo formati di file durevoli e procediamo a ri-marcature temporali periodiche per prevenire l’obsolescenza crittografica. Il formato ASIC assicura che i vostri archivi mantengano la loro integrità nel lungo periodo.
Disponibilità
I vostri documenti sono sempre accessibili e utilizzabili dalle persone autorizzate, con metadati personalizzabili per agevolarne la ricerca e il recupero. Il nostro motore di ricerca consente di individuare rapidamente i documenti, anche all’interno di grandi volumi di dati.
Tracciabilità e gestione del ciclo di vita
Ogni azione effettuata sui documenti archiviati è registrata per garantire una tracciabilità completa. Forniamo report dettagliati sul ciclo di vita di ciascun archivio, al fine di agevolarne la gestione e le attività di audit.
L’archiviazione elettronica:
prove digitali affidabili e durature
Affidate i vostri documenti a un terzo fiduciario europeo certificato ISO 27001.
Fate affidamento sulla nostra soluzione di archiviazione elettronica,
ospitata in Francia su un’infrastruttura certificata ISO 27001. Tale certificazione garantisce una gestione rigorosa della sicurezza delle informazioni, assicura una protezione adeguata dei documenti contro accessi non autorizzati e attacchi informatici e garantisce la continuità del servizio grazie alla replica su un secondo server.
Preservate il valore probatorio dei vostri documenti e rispettate gli obblighi legali di conservazione a lungo termine.
Il nostro sistema di archiviazione digitale è progettato in riferimento alla norma NF Z42-013,
garantendo la conservazione del valore probatorio dei documenti. Ci assicuriamo che i documenti restino integri, autentici e giuridicamente validi per l’intera durata della conservazione, in conformità ai requisiti normativi applicabili al vostro settore.
Ritrovate immediatamente un documento tra i vostri archivi
In caso di audit, controllo o contenzioso, la nostra soluzione consente di individuare immediatamente un documento specifico tra milioni di altri grazie al nostro motore di ricerca.
Archiviate tutti i vostri documenti
Un’impresa è tenuta a conservare ogni documento generato o ricevuto nell’ambito della propria attività per un periodo minimo che varia in funzione della tipologia documentale e delle disposizioni normative vigenti.
Alcuni esempi:
Fatture clienti e fornitore: 10 anni
Dichiarazione doganale: 3 anni
Cedolino paga: 5 anni
Imposte sul fatturato: 6 anni
Contratto commerciale: 5 anni
Bilanci annuali: 10 anni
Ordine, documento di trasporto o verbale di ricezione: 10 anni
Fascicolo di un avvocato: 5 anni
La nostra priorità:
fiducia e sicurezza
In qualità di Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato (PSCo), le nostre soluzioni soddisfano i requisiti normativi, tecnici e di sicurezza dell’ANSSI, in conformità al regolamento eIDAS e alla norma ISO 27001.
Grazie al nostro approccio centralizzato, offriamo un’integrazione fluida e una gestione semplificata della prova.
Tariffe
in funzione del volume e della durata di conservazione
A partire da 1.000 euro IVA esclusa al mese.
Pacchetti annuali adeguati a volumi aziendali elevati
Nessun costo di set-up né limitazione del numero di utenti
Marca temporale qualificata inclusa
Servizio di assistenza incluso
Desiderate rafforzare il valore probatorio dei vostri documenti digitali?
Desiderate implementare meccanismi di prevenzione delle frodi?
Gli esperti Evidency sono a vostra disposizione per accompagnarvi.
FAQ
sull’archiviazione elettronica
Che cos'è l'archiviazione elettronica?
Definizione: l’archiviazione elettronica è un processo strutturato e sicuro che consente di conservare documenti digitali in modo affidabile, garantendone integrità, autenticità e accessibilità nel lungo periodo.
Costituisce un elemento centrale della trasformazione digitale delle imprese, assicurando la conservazione delle prove digitali e il rispetto di requisiti normativi quali il GDPR e il regolamento eIDAS.
Qual è la differenza tra conservazione e archiviazione elettronica?
La semplice conservazione elettronica consiste nel memorizzare file digitali su un supporto o nel cloud per un accesso rapido e quotidiano. È utile per la gestione ordinaria dei documenti, ma non garantisce di per sé integrità, autenticità o valore giuridico nel tempo.
L’archiviazione elettronica, invece, è un processo strutturato e sicuro volto a preservare i documenti digitali nel tempo, assicurandone integrità, autenticità, accessibilità e riconoscimento giuridico per l’intero periodo di conservazione.
Come funziona un sistema di archiviazione elettronica (SAE)?
Un sistema di archiviazione elettronica (SAE) consente di conservare documenti digitali in modo sicuro e conforme ai requisiti normativi. Il suo funzionamento si articola in diverse fasi:
- Raccolta e acquisizione dei documenti: i documenti (fatture, contratti, e-mail, ecc.) sono centralizzati nel sistema a partire da diversi applicativi o sistemi informatici.
- Indicizzazione e classificazione: ogni documento è associato a metadati (data, tipologia, autore, riferimento, ecc.) per agevolarne la ricerca e l’accesso successivo.
- Protezione e integrità: i documenti sono tutelati mediante meccanismi di crittografia e di marcatura temporale, garantendo l’assenza di modifiche non rilevate e preservandone il valore probatorio.
- Conservazione nel tempo: i file sono archiviati su supporti sicuri con procedure di backup e replica che ne assicurano la disponibilità nel lungo periodo.
- Accesso e tracciabilità: gli utenti autorizzati possono consultare i documenti tramite interfacce sicure; ogni operazione è registrata per garantire tracciabilità e conformità normativa.
Un SAE non si limita quindi alla mera conservazione dei file, ma garantisce sicurezza, affidabilità e validità giuridica dei documenti elettronici per l’intero ciclo di vita.
L'archiviazione elettronica è riconosciuta giuridicamente? Quali sono gli obblighi normativi?
Sì, l’archiviazione elettronica è riconosciuta giuridicamente purché rispetti requisiti stringenti che garantiscano integrità, autenticità e disponibilità dei documenti. Per essere opponibile dinanzi alle autorità e agli organi giurisdizionali, un sistema di archiviazione elettronica deve conformarsi ai requisiti del regolamento eIDAS.
Che cos'è un'archiviazione elettronica a valore probatorio?
Un’archiviazione a valore probatorio è un processo di conservazione dei documenti digitali che ne garantisce autenticità, integrità e tracciabilità nel tempo. Consente a imprese e organizzazioni di produrre i documenti come prove digitali affidabili in caso di controllo, contenzioso o audit.
Quali norme disciplinano l’archiviazione elettronica?
L’archiviazione elettronica è disciplinata da diverse norme volte a garantire sicurezza, integrità e tracciabilità dei documenti digitali:
- Norma NF Z42-013: riferimento francese per l’archiviazione elettronica a valore probatorio, che definisce requisiti tecnici e organizzativi per la conservazione nel tempo dei documenti.
- Norma ISO 14641: norma internazionale che integra la NF Z42-013, precisando le buone pratiche per la gestione degli archivi digitali e la loro interoperabilità.
I miei documenti archiviati elettronicamente sono sicuri?
Sì, un sistema di archiviazione elettronica si fonda su meccanismi di sicurezza avanzati volti a garantire la protezione dei dati archiviati. I documenti non sono semplicemente conservati, ma protetti mediante:
- Processi di crittografia e marcatura temporale che ne garantiscono l’integrità e impediscono modifiche non rilevate.
- Infrastrutture tecniche certificate che assicurano riservatezza e disponibilità degli archivi.
- Controllo rigoroso degli accessi, con tracciabilità completa di tutte le operazioni effettuate sui documenti.
L’archiviazione elettronica sicura garantisce pertanto che i documenti digitali restino affidabili, protetti e utilizzabili per l’intero ciclo di vita.
Chi può accedere ai miei archivi elettronici?
L’accesso agli archivi digitali è rigorosamente regolato per garantire la riservatezza. Possono accedervi esclusivamente i soggetti autorizzati dall’organizzazione titolare dei documenti, sulla base di diritti previamente definiti (ad esempio collaboratori interni, uffici legali, revisori esterni).
I sistemi di archiviazione elettronica integrano meccanismi di autenticazione forte e di gestione dei diritti che consentono di controllare con precisione chi può consultare, modificare o estrarre un documento. Ogni azione è registrata al fine di garantire una tracciabilità completa e trasparente degli accessi.
In questo modo, i suoi archivi elettronici rimangono protetti e accessibili solo al personale autorizzato, nel rispetto dei requisiti di sicurezza e conformità.
Quali sono i vantaggi dell'archiviazione elettronica per un’impresa?
L’archiviazione elettronica offre numerosi benefici in termini di gestione documentale e conformità:
- Sicurezza e affidabilità: i documenti sono protetti mediante meccanismi che ne garantiscono integrità e autenticità.
- Efficienza operativa: gli archivi digitali sono facilmente accessibili, facilitando ricerca e utilizzo dei documenti.
- Riduzione dei costi: l’archiviazione digitale consente di ridurre spazi e costi legati alla conservazione cartacea.
- Conformità normativa: nel rispetto delle norme applicabili e del regolamento eIDAS, l’impresa beneficia di un’archiviazione a valore probatorio riconosciuta giuridicamente.
- Tracciabilità completa: ogni operazione su un documento è registrata, garantendo piena visibilità sul suo ciclo di vita.