{"id":14585,"date":"2025-12-19T14:22:27","date_gmt":"2025-12-19T13:22:27","guid":{"rendered":"https:\/\/evidency.io\/quali-sono-le-differenze-tra-digitalizzazione-e-dematerializzazione-guida-per-comprendere-le-sfide-del-2026\/"},"modified":"2026-09-27T12:36:51","modified_gmt":"2026-09-27T10:36:51","slug":"quali-sono-le-differenze-tra-digitalizzazione-e-dematerializzazione-guida","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/evidency.io\/it\/quali-sono-le-differenze-tra-digitalizzazione-e-dematerializzazione-guida\/","title":{"rendered":"Quali sono le differenze tra digitalizzazione e dematerializzazione? Guida per comprendere le sfide del 2026"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Aspetti da tenere presenti riguardo alla digitalizzazione rispetto alla dematerializzazione<\/strong><\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La digitalizzazione consiste nel <strong>passaggio da un supporto cartaceo a uno digitale<\/strong>; la dematerializzazione, a sua volta, organizza la gestione del documento durante tutto il suo ciclo di vita.<\/li>\n\n\n\n<li>Un progetto di digitalizzazione pu\u00f2 risultare complesso e richiede una preparazione preliminare per definire gli obiettivi, i processi e le responsabilit\u00e0.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>I vantaggi sono numerosi<\/strong>: maggiore efficienza operativa, circolazione controllata delle informazioni e controllo rafforzato dei flussi documentali.<\/li>\n\n\n\n<li>I futuri obblighi normativi (fatturazione elettronica, portafoglio di identit\u00e0 digitale eIDAS v2) renderanno questa transizione indispensabile per numerose organizzazioni.<\/li>\n\n\n\n<li>L\u2019integrazione di <strong>soluzioni di prova digitale qualificate<\/strong> consente di garantire, nel tempo, l\u2019integrit\u00e0 e l\u2019autenticit\u00e0 dei documenti.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre1\">Che cos\u2019\u00e8 la digitalizzazione?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Per digitalizzazione si intende l\u2019operazione mediante la quale un documento originariamente redatto su supporto cartaceo viene convertito in un file elettronico. Si tratta di un processo strettamente tecnico: digitalizzare un contratto, scansionare un fascicolo d\u2019archivio, trasformare un modulo compilato a mano in un PDF\u2026 La digitalizzazione non modifica quindi il processo aziendale in s\u00e9. Si limita a sostituire il supporto cartaceo con quello elettronico.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Questa fase agevola la conservazione e la circolazione interna delle informazioni. Consente in particolare di ridurre i volumi fisici archiviati grazie<a href=\"https:\/\/evidency.io\/it\/archiviazione\/\">all\u2019archiviazione elettronica<\/a>, di mappare le informazioni disponibili, di migliorare l\u2019accesso ai fascicoli e di controllarne i diritti di accesso. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre2\">Che cos\u2019\u00e8 la dematerializzazione?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La dematerializzazione \u00e8 il processo che consente di organizzare l\u2019intero trattamento del documento digitale durante il suo ciclo di vita. Ci\u00f2 pu\u00f2 spaziare dalla semplice banca dati di file condivisi all\u2019implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti (GED), passando per l\u2019integrazione di sistemi di convalida tramite <a href=\"https:\/\/evidency.io\/difference-cachet-electronique-et-signature-electronique-securiser-vos-documents\/\">firma o timbro elettronico<\/a> e per l\u2019archiviazione digitale. La dematerializzazione trasforma quindi il processo aziendale integrando strumenti che consentono un monitoraggio strutturato, tracciabile e giuridicamente controllato dei propri documenti digitalizzati.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Questo approccio consente di garantire la sicurezza della gestione documentale, di armonizzare le prassi interne e di assicurare l\u2019affidabilit\u00e0 dei dati trattati durante l\u2019intero ciclo di vita del documento. \u00c8 necessario dimostrarne la validit\u00e0. Questa distinzione spiega perch\u00e9 alcune firme vengono respinte dai giudici. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre3\">Quali sono le differenze fondamentali tra digitalizzazione e dematerializzazione?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sebbene i due concetti vengano spesso messi in relazione, essi rimandano tuttavia a processi distinti, le cui implicazioni operative e giuridiche non sono comparabili. La digitalizzazione riguarda il documento stesso, mentre la dematerializzazione riguarda il modo in cui tale documento viene trattato, diffuso, convalidato e conservato all\u2019interno dell\u2019organizzazione. Per evitare qualsiasi confusione, la tabella che segue riassume le loro principali differenze.  <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Criteri<\/strong><\/td><td><strong>Digitalizzazione<\/strong><\/td><td><strong>Dematerializzazione<\/strong><\/td><\/tr><tr><td><strong>Definizione<\/strong><\/td><td>Conversione di un documento cartaceo in file elettronico.<\/td><td>Organizzazione dell\u2019intero ciclo di gestione del documento digitale all\u2019interno di un\u2019organizzazione.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Natura dell\u2019operazione<\/strong><\/td><td>Operazioni tecniche (scansione, digitalizzazione, conversione in PDF\u2026).<\/td><td>Approccio organizzativo: strutturazione, strumenti, automazione, tracciabilit\u00e0.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Impatto sul processo aziendale<\/strong><\/td><td>Non vi \u00e8 alcuna modifica al processo: cambiano solo il supporto e la sua sede di ospitalit\u00e0.<\/td><td>Trasformazione del flusso di lavoro: circolazione, convalida, archiviazione. Consente di ottenere un aumento della produttivit\u00e0. <\/td><\/tr><tr><td><strong>Obiettivi<\/strong><\/td><td>Facilitare l'accesso e la conservazione; ridurre l'uso della carta.<\/td><td>Garantire un trattamento strutturato e tracciabile, nel rispetto dei requisiti di integrit\u00e0 e autenticit\u00e0 definiti dall\u2019organizzazione.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Questioni giuridiche<\/strong><\/td><td>Limitati. Di per s\u00e9 non \u00e8 sufficiente a soddisfare i requisiti probatori. <\/td><td>Elevati. Potrebbe essere necessario integrare meccanismi volti a preservare l\u2019integrit\u00e0 e l\u2019autenticit\u00e0, opponibili in caso di verifica o controversia. <\/td><\/tr><tr><td><strong>Strumenti utilizzati<\/strong><\/td><td>Scanner, OCR, software di conversione.<\/td><td>GED, firma elettronica, timbro elettronico, marcatura temporale qualificata, SAE (Sistema di archiviazione elettronica).<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre4\">Quali sono i vantaggi della digitalizzazione per le imprese?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Secondo Cegid, la gestione dei documenti cartacei pu\u00f2 costare a un\u2019azienda fino al 5% del proprio fatturato, un livello di spesa che evidenzia l\u2019importanza della digitalizzazione. (3)<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">I vantaggi di questo approccio sono numerosi.<\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>In primo luogo, la digitalizzazione riduce i costi legati alla stampa, allo stoccaggio fisico e alla gestione quotidiana dei fascicoli.<\/li>\n\n\n\n<li>In secondo luogo, convertendo i documenti cartacei in file elettronici, l\u2019azienda accelera le operazioni di routine (consultazione, archiviazione, trasmissione interna), migliorando cos\u00ec l\u2019efficienza complessiva dei servizi.<\/li>\n\n\n\n<li>Infine, la digitalizzazione migliora l\u2019accessibilit\u00e0 della documentazione: un documento digitalizzato pu\u00f2 essere consultato a distanza, il che facilita gli scambi tra i team.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A titolo di esempio, la digitalizzazione delle bolle di consegna delle attrezzature in uno stabilimento consentir\u00e0 di rendere pi\u00f9 fluidi i flussi di camion, di accelerare l\u2019elaborazione dei pagamenti e di semplificarne la presentazione in occasione dei controlli.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre5\">Quali sono i vantaggi della digitalizzazione per le aziende?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La dematerializzazione definisce l\u2019intero ciclo di vita di un documento digitalizzato e presenta numerosi vantaggi.<\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Consente di automatizzare i flussi documentali, semplificando cos\u00ec i processi di approvazione, riducendo i tempi e garantendo la tracciabilit\u00e0 delle azioni effettuate.<\/li>\n\n\n\n<li>L\u2019azienda \u00e8 a conoscenza delle modalit\u00e0 di circolazione del documento, delle modalit\u00e0 di conservazione e delle norme applicabili e pu\u00f2 quindi attribuire al documento il giusto livello di sicurezza.<\/li>\n\n\n\n<li>Infine, qualora l\u2019attivit\u00e0 lo richieda, \u00e8 possibile integrare meccanismi probatori quali<a href=\"https:\/\/evidency.io\/it\/marcatura-temporale-definizione-e-funzionamento-della-marcatura-temporale-elettronica\/\">la marcatura temporale qualificata eIDAS o <\/a>il timbro elettronico, al fine di garantire l\u2019integrit\u00e0 e l\u2019autenticit\u00e0 dei documenti durante l\u2019intero processo di trattamento.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre6\">Strumenti e tecnologie connesse alla digitalizzazione e alla dematerializzazione<\/h2>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Gli strumenti della digitalizzazione<\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La digitalizzazione prevede l\u2019utilizzo di strumenti destinati a convertire i documenti cartacei in file digitali. Gli scanner, i software di conversione e l\u2019OCR consentono di produrre documenti digitali leggibili, indicizzabili e riutilizzabili nei sistemi interni. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Gli strumenti della digitalizzazione<\/h3>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La dematerializzazione si basa su soluzioni che garantiscono la gestione e la conservazione dei documenti digitali:<\/li>\n\n\n\n<li>La gestione elettronica dei documenti (GED) per organizzare le versioni, i diritti e l'archiviazione;<\/li>\n\n\n\n<li>Il sistema di archiviazione elettronica (SAE) per un\u2019archiviazione ad alto valore probatorio conforme alla norma ISO 14641;<\/li>\n\n\n\n<li>La firma elettronica o il timbro elettronico qualificati ai sensi dell\u2019eIDAS per attestare l\u2019origine o conferire un\u2019approvazione;<\/li>\n\n\n\n<li>La marcatura temporale qualificata eIDAS per fornire una prova della data e dell\u2019integrit\u00e0.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tali soluzioni tecniche si integrano con gli strumenti e i software aziendali, spesso tramite API, al fine di semplificare i flussi documentali e garantire l\u2019integrit\u00e0 e l\u2019autenticit\u00e0 dei documenti in base alle esigenze giuridiche.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre7\">Gli errori pi\u00f9 comuni da evitare in un processo di digitalizzazione e dematerializzazione aziendale<\/h2>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Errore n. 1: sottovalutare la complessit\u00e0 della digitalizzazione.<\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ancor prima di scegliere gli strumenti, un <a href=\"https:\/\/evidency.io\/it\/come-puo-dematerializzare-con-successo-i-documenti-della-sua-azienda\/\">progetto di digitalizzazione<\/a> richiede una fase preliminare di preparazione, volta a definire gli obiettivi, individuare i servizi interessati e i soggetti coinvolti. Questa fase di definizione del quadro di riferimento consente di calibrare correttamente la pianificazione, il budget e le aspettative interne. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Errore n. 2: trascurare la formazione dei team sull\u2019uso dei nuovi strumenti.<\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Il supporto agli utenti \u00e8 fondamentale per garantire l\u2019adozione di un progetto di digitalizzazione. Se i team hanno difficolt\u00e0 a familiarizzare con i nuovi strumenti, continueranno ad attenersi alle vecchie prassi, compromettendo cos\u00ec il successo del progetto. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Errore n. 3: trascurare la sicurezza dei dati e la conformit\u00e0 normativa<\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La conservazione di determinati dati personali (GDPR), la creazione e la gestione di banche dati o ancora la protezione dei documenti devono rispettare rigorosi capitolati d\u2019oneri, disciplinati da norme specifiche. \u00c8 indispensabile identificare il livello di requisiti applicabile al progetto di digitalizzazione e integrarlo sin dalla fase di progettazione. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"titre8\">Quali sono le sfide della trasformazione digitale per le imprese nel 2026 e oltre?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La digitalizzazione si sta gradualmente affermando nelle prassi aziendali, ma l\u2019avvento delle nuove tecnologie, in particolare dell\u2019intelligenza artificiale, aggiunge un ulteriore livello di complessit\u00e0 per le aziende che non hanno ancora consolidato i propri strumenti n\u00e9 armonizzato le proprie procedure.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Allo stesso tempo, l\u2019introduzione dei portafogli di identit\u00e0 digitale, cos\u00ec come il futuro obbligo di fatturazione elettronica, impongono alle aziende di disporre di strumenti in grado di garantire l\u2019affidabilit\u00e0 delle informazioni trattate. Le aziende che non hanno ancora intrapreso il percorso verso la dematerializzazione dovranno quindi adeguare rapidamente le proprie prassi. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In qualit\u00e0 di Fornitore di Servizi di Fiducia Qualificato (PSCo), Evidency affianca le organizzazioni nella definizione dei loro progetti di dematerializzazione, in particolare proponendo meccanismi di prova digitale volti a garantire l\u2019integrit\u00e0, l\u2019autenticit\u00e0 e il valore probatorio dei documenti. I nostri team sono a vostra disposizione per rispondere alle vostre esigenze in materia di trasformazione digitale e per inserire il vostro progetto in un quadro di fiducia digitale duraturo. <\/p>\n\n<div style=\"height:45px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-fe48e5de wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-background wp-element-button\" href=\"https:\/\/evidency.io\/it\/contatto\/\" style=\"background-color:#0c0171\">Avete in programma un progetto di digitalizzazione? Contattateci. <\/a><\/div>\n<\/div>\n\n<div style=\"height:44px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Riferimenti<\/strong><\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">[1] https:\/\/digital-strategy.ec.europa.eu\/fr\/policies\/desi<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">[2] https:\/\/www.economie.gouv.fr\/actualites\/transformation-numerique-des-tpepme-les-enseignements-du-barometre-2025-de-france-num<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">[3] https:\/\/go.cegid.com\/dematerialisation-cest-le-moment<\/p>\n\n<div style=\"height:54px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n<div class=\"wp-block-group is-nowrap is-layout-flex wp-container-core-group-is-layout-8f761849 wp-block-group-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-group is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em><strong>Esonero di responsabilit\u00e0<\/strong><\/em><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>Le opinioni, le presentazioni, le cifre e le stime presentate sul sito web, compreso il blog, sono solo a scopo informativo e non devono essere considerate come consulenza legale. Per una consulenza legale, deve contattare un professionista del settore nella sua giurisdizione. <\/em><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>L'uso del contenuto di questo sito web, compreso il blog, per scopi commerciali, inclusa la rivendita, \u00e8 vietato senza il previo consenso di Evidency. La richiesta di autorizzazione deve specificare lo scopo e la portata della riproduzione. 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