Archivage électronique Evidency,
votre garantie de pérennité et d’intégrité
L’archivage électronique est un des piliers de la transformation digitale des entreprises, permettant de garantir la longévité, la sécurité et l’accessibilité de leurs documents sensibles.
Cela permet non seulement de répondre aux exigences règlementaires et de conformité, mais aussi d’optimiser leur gestion documentaire en limitant les risques de perte, de falsification ou d’accès non autorisé, tout en réduisant les coûts liés à l’archivage physique.
Assurez l’intégrité et la sécurité
de vos preuves avec le service d’Archivage électronique Evidency
Conformité légale
Respect des exigences RGPD et eIDAS
Sécurité et rigueur
Mécanismes de sécurité avancés, incluant le chiffrement AES 256 bits et infrastructures certifiées ISO 27001
Confiance long terme
Garantie d’authenticité, d’intégrité et de disponibilité dans le temps
Optimisation des coûts
Compression des données avec le format ASIC, tout en maintenant l’intégrité et la réversibilité de vos documents archivés
Archivage électronique :
comment ça fonctionne ?
Envoi des documents : les documents et les metadonnées associées sont importés sur notre plateforme d’archivage via une API REST.
Création de l’archive ASIC, scellement numérique et horodatage : chaque document est encapsulé dans un format ASIC (Associated Signature Container), scellé par un horodatage électronique qualifié, garantissant son intégrité et sa date de dépôt.
Stockage sécurisé et répliqué : vos archives sont chiffrées et stockées dans nos infrastructures sécurisées et répliquées, offrant une protection robuste contre la falsification, la perte ou l’accès non autorisé.
Accès : vos archives sont consultables via notre portail en ligne ou par API, et sont restituées dans leur format original avec des garanties de conformité, de sécurité et d’intégrité.
Gestion simplifiée avec l’API Evidency
La solution développée par Evidency est adaptée à la gestion de larges volumes de documents à archiver et fonctionne via une API qui fait le lien entre le système du client et la plateforme Evidency.
Cette solution présente de nombreux avantages :
Intégration facile pour les équipes techniques
L’API Evidency s’intègre aisément à vos systèmes existants, grâce à une documentation complète, des bibliothèques prêtes à l’emploi, et des tutoriels détaillés, rendant l’intégration rapide et efficace.
Tranquillité d’esprit
Une fois mis en place, l’archivage se fait automatiquement, dans le respect des normes d’intégrité et de sécurité requises.
Fonctionnalités avancées
La solution propose des fonctionnalités de recherche et d’accès permettant aux personnes autorisées de retrouver des documents spécifiques et de les récupérer à des fins de preuve.
Pourquoi choisir
l’Archivage électronique Evidency ?
Valeur probatoire
Nous garantissons la lisibilité, l’intégrité, l’authenticité, la traçabilité et l’accessibilité à vos documents, éléments essentiels pour leur acceptation en tant que preuves fiables.
Pérennité des données
Nous utilisons des formats de fichiers durables et procédons à des ré-horodatages réguliers pour éviter les obsolescences cryptographiques. Le format ASIC assure que vos archives conservent leur intégrité sur le long terme.
Disponibilité
Vos documents sont toujours accessibles et facilement utilisables par les personnes autorisées, avec des métadonnées personnalisables pour faciliter leur recherche et leur récupération. Notre moteur de recherche vous permet de retrouver rapidement vos documents, même parmi de grands volumes de données.
Traçabilité et gestion du cycle de vie
Chaque action menée sur vos documents archivés est enregistrée pour assurer une traçabilité complète. Nous émettons des rapports détaillés sur le cycle de vie de chaque archive pour en simplifier la gestion et les audits.
L’archivage électronique :
des preuves numériques fiables et pérennes
Déposez vos documents chez un tiers de confiance européen certifié ISO 27001.
Faites confiance à notre solution d’archivage électronique,
hébergée en France sur une infrastructure certifiée ISO 27001. Cette certification offre une gestion rigoureuse de la sécurité des informations, assure une protection optimale de vos documents contre les accès non autorisés et les cyberattaques et garantit la continuité de service grâce à la réplication sur un second serveur.
Préservez la valeur probante de vos documents et respectez les obligations légales de conservation à long terme.
Notre archivage numérique est conçu en référence à la norme NF Z42-013,
ce qui garantit la préservation de la valeur probante de vos documents. Nous veillons à ce que vos documents restent intègres, authentiques, et juridiquement valides pendant toute leur durée de conservation. Vous êtes ainsi en conformité avec les exigences légales et réglementaires de votre secteur.
Retrouvez instantanément un document parmi vos archives
Que ce soit pour un audit, un contrôle, ou un contentieux, notre solution vous permet de retrouver immédiatement un document précis parmi des millions d’autres grâce à notre moteur de recherche.
Archivez tous vos
documents
Une entreprise est tenue de garder chaque document généré ou reçu dans le cadre de ses activités pendant une durée minimale, laquelle dépend du type de document et des exigences légales en vigueur.
En voici quelques exemples :
Facture client et fournisseur : 10 ans
Déclaration en douane : 3 ans
Bulletin de paie : 5 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires : 6 ans
Contrat commercial : 5 ans
Comptes annuels : 10 ans
Bon de commande, de livraison ou de réception : 10 ans
Dossier d’un avocat : 5 ans
Notre priorité :
confiance et sécurité
En tant que Prestataire de Service de Confiance qualifié (PSCo), nos solutions répondent aux exigences règlementaires, techniques et de sécurité de l’ANSSI conformément à la règlementation eIDAS, ainsi qu’à la norme ISO 27001.
Grâce à notre approche centralisée, nous offrons une intégration fluide et une gestion simplifiée de la preuve.
Tarification
en fonction du volume et de la durée de conservation
A partir de 1 000 euros HT par mois
Des forfaits annuels adaptés aux larges volumétries d’entreprise
Pas de frais de set-up, ni de limitation du nombre d’utilisateurs
Horodatage qualifié inclus
Service d’assistance inclus
Comment pouvons-nous vous aider ?
Faites confiance à notre double expertise pour vous offrir des solutions fiables et conformes à vos besoins spécifiques en matière de gestion de preuves numériques.
FAQ
sur l’archivage électronique
Qu’est-ce que l’archivage électronique ?
Définition : l’archivage électronique est un processus structuré et sécurisé permettant de conserver des documents numériques de manière fiable, afin de garantir leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité sur le long terme.
Il constitue un pilier essentiel de la transformation digitale des entreprises, en assurant la pérennité des preuves numériques et en répondant aux exigences légales telles que le RGPD et le règlement eIDAS.
Quelle est la différence entre stockage et archivage électronique ?
Le stockage électronique consiste simplement à conserver des fichiers numériques sur un support ou dans le cloud pour un accès rapide et quotidien. Il est pratique pour la gestion courante des documents, mais ne garantit pas leur intégrité, leur authenticité ni leur valeur légale sur le long terme.
L’archivage électronique, en revanche, est un processus structuré et sécurisé visant à préserver les documents numériques de manière pérenne, en assurant leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité et en garantissant leur reconnaissance juridique sur toute la durée de conservation.
Comment fonctionne un système d’archivage électronique (SAE) ?
Un système d’archivage électronique (SAE) permet de conserver des documents numériques de manière sécurisée et conforme aux exigences légales. Son fonctionnement repose sur plusieurs étapes clés :
- Collecte et ingestion des documents : les documents (factures, contrats, courriels, etc.) sont centralisés dans le SAE depuis différents systèmes informatiques ou applications.
- Indexation et classification : chaque document est associé à des métadonnées (date, type, auteur, référence, etc.) pour faciliter sa recherche et son accès futur.
- Sécurisation et intégrité : les documents sont protégés par des mécanismes de cryptographie et d’horodatage, garantissant qu’ils n’ont pas été modifiés et préservant leur valeur probatoire.
- Stockage pérenne : les fichiers sont conservés sur des supports sécurisés avec des procédures de sauvegarde et de réplication, assurant leur disponibilité sur le long terme.
- Accès et traçabilité : les utilisateurs autorisés peuvent consulter les documents via des interfaces sécurisées, tandis que toutes les actions sont enregistrées pour assurer la traçabilité et la conformité réglementaire.
Ainsi, un SAE ne se limite pas à stocker des fichiers, il garantit la conservation légale, la sécurité et la fiabilité des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie.
L’archivage électronique est-il reconnu juridiquement ? Quelles sont les obligations réglementaires ?
Oui, l’archivage électronique est reconnu juridiquement dès lors qu’il respecte des règles strictes garantissant l’intégrité, l’authenticité et la disponibilité des documents. Pour être valable devant les autorités et les tribunaux, un système d’archivage électronique (SAE) doit se conformer aux exigences du règlement eIDAS.
Qu’est-ce qu’un archivage électronique à valeur probante ?
Un archivage à valeur probante est un processus de conservation des documents numériques qui garantit leur authenticité, leur intégrité et leur traçabilité sur le long terme. Ce type d’archivage permet aux entreprises et organisations de présenter leurs documents comme preuves numériques fiables en cas de contrôle, de litige ou d’audit.
Quelles sont les normes qui encadrent l’archivage électronique ?
L’archivage électronique est encadré par plusieurs normes garantissant la sécurité, l’intégrité et la traçabilité des documents numériques :
- La norme NF Z42-013 : il s’agit de la référence française pour l’archivage électronique à valeur probante, définissant les exigences techniques et organisationnelles pour la conservation pérenne des documents.
- La norme ISO 14641 : norme internationale qui complète la NF Z42-013, en précisant les bonnes pratiques pour la gestion des archives numériques et leur interopérabilité.
Mes documents archivés électroniquement sont-ils sécurisés ?
Oui, un système d’archivage électronique repose sur des mécanismes avancés de sécurité afin de garantir la protection des données archivées. Les documents ne sont pas seulement stockés, ils sont sécurisés par :
- Des procédés de cryptographie et d’horodatage qui assurent leur intégrité et empêchent toute modification non détectée.
- Des environnements techniques certifiés qui garantissent la confidentialité et la disponibilité des archives.
- Un contrôle strict des accès, associé à une traçabilité complète de toutes les actions effectuées sur les documents.
Ainsi, l’archivage électronique sécurisé garantit que vos documents numériques restent fiables, protégés et exploitables tout au long de leur cycle de vie.
Qui peut accéder à mes archives électroniques ?
L’accès aux archives numériques est strictement encadré pour garantir la confidentialité de l’archivage. Seules les personnes autorisées par l’organisation détentrice des documents peuvent y accéder, selon des droits définis en amont (par exemple : collaborateurs internes, services juridiques, auditeurs externes).
Les systèmes d’archivage électronique intègrent des mécanismes d’authentification forte et de gestion des droits qui permettent de contrôler précisément qui peut consulter, modifier ou extraire un document. Chaque action est répertoriée, afin d’assurer une traçabilité complète et transparente des accès.
Ainsi, vos archives électroniques restent protégées et accessibles uniquement aux personnes habilitées, dans le respect des exigences de sécurité et de conformité.
Quels sont les avantages de l’archivage électronique pour une entreprise ?
L’archivage électronique en entreprise offre de nombreux bénéfices en matière de gestion documentaire et de conformité :
- Sécurité et fiabilité : les documents sont protégés grâce à des mécanismes garantissant leur intégrité et leur authenticité
- Gain de temps et d’efficacité : les archives numériques sont facilement accessibles, ce qui facilite la recherche et l’exploitation des documents
- Réduction des coûts : l’archivage numérique permet d’économiser l’espace et les frais liés au stockage papier
- Conformité réglementaire : en respectant les normes et le règlement eIDAS, l’entreprise bénéficie d’un archivage à valeur probante reconnu juridiquement
- Traçabilité complète : chaque action sur un document est enregistrée, offrant une visibilité totale sur son cycle de vie
