Ce qu’il faut retenir sur le coffre-fort numérique :
- Le coffre-fort numérique stocke les documents sensibles et les protège de toute attaque, tout en conservant leur valeur juridique.
- Il favorise une collaboration sécurisée dans l’entreprise tout en assurant la conformité au règlement RGPD.
- Un coffre-fort numérique d’entreprise peut être utilisé pour sécuriser les factures, les bulletins de paie, les contrats et d’autres documents RH.
- Pour bien choisir une solution de coffre-fort numérique, 5 critères sont à prendre en compte : sécurité, facilité d’utilisation, conformité légale, évolutivité et assistance.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour entreprise ?
Avant d’explorer les fonctions d’un coffre-fort numérique d’entreprise, il est utile de clarifier ce qu’il est réellement.
Définition d’un coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique professionnel n’est pas un simple espace de stockage ou un service de cloud classique. C’est un service sécurisé utilisé pour la conservation de documents électroniques sensibles. Il est conçu pour garantir le stockage des informations, mais aussi leur intégrité, leur traçabilité et, parfois, la valeur juridique des informations qu’il contient.
Contrairement à des solutions grand public comme le cloud partagé ou l’espace de stockage en ligne, le coffre-fort numérique offre des garanties strictes de confidentialité, de contrôle d’accès et de conservation dans le temps.
Sa mise en place n’est pas qu’une mesure technique. C’est une vraie démarche de sûreté qui implique la participation des responsables IT (DSI) et des informaticiens de l’entreprise. Ainsi, le coffre-fort s’adapte aux besoins de l’entreprise en termes de capacité de stockage, de conformité aux normes NF et ISO, d’intégration avec les systèmes existants (ERP, GED, logiciels métiers) et de capacité à suivre les obligations réglementaires comme le RGPD.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?
Afin qu’un coffre-fort numérique certifié remplisse efficacement sa mission, il doit intégrer diverses fonctionnalités essentielles :
- Chiffrement des données (AES) : toutes les données stockées sont chiffrées à l’aide d’algorithmes robustes comme AES (Advanced Encryption Standard). Ainsi, seules les personnes autorisées peuvent décoder les informations, même dans le cas où elles seraient interceptées.
- Contrôle d’accès : les droits d’accès sont finement paramétrables et définissent qui peut voir, déposer ou modifier un document.
- Authentification multi-facteurs (MFA) : mot de passe, code envoyé par SMS, application d’authentification…
- Traçabilité et journalisation : chaque action (création, consultation, modification, suppression) est enregistrée avec un horodatage précis, pour des audits complets.
- Archivage à long terme à valeur probante : les documents sont conservés avec des garanties d’intégrité qui permettent de les présenter comme preuves devant une autorité ou une juridiction.
Sécurité du coffre-fort numérique : normes et certifications
La sécurité d’un coffre-fort numérique s’appuie sur des normes reconnues. Elle relève notamment de la norme française NF Z42-020. Celle-ci garantit l’intégrité des documents en définissant les fonctions minimales que doit remplir un coffre-fort numérique pour assurer la conservation des informations numériques dans des conditions garantissant leur intégrité ainsi que leur exploitation juridique pendant toute leur durée de conservation.
D’autres normes françaises servent également de bases aux principes de sécurité des coffre-forts numériques : NF Z42-025 et Z42-026. Ces deux normes définissent plus clairement le cadre de la gestion des bulletins de paie électroniques et les spécifications pour produire des copies numériques fidèles des documents papier, ainsi que l’équivalence juridique entre document papier et document numérique nécessaire dans le cadre de l’archivage électronique à valeur probatoire.
Du côté des normes internationales, c’est la norme ISO 27001 qui encadre la sécurité de l’information. Elle définit clairement les exigences pour établir, implémenter, maintenir et améliorer un système de management de la sécurité de l’information (SMSI).
Enfin, eIDAS est un règlement européen qui assure la confiance juridique des échanges électroniques. Il crée un cadre unifié pour l’identification, la signature électronique et d’autres services afin de garantir que les transactions et les documents électroniques sont reconnus juridiquement dans toute l’Union européenne.
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique dans votre entreprise ?
L’utilisation d’un coffre numérique sécurisé vise 3 objectifs majeurs :
1. Sécuriser les informations sensibles
Le coffre-fort numérique protège les données les plus sensibles : contrats, bulletins de paie, informations financières… Pour ce faire, il utilise des mécanismes avancés de chiffrement et de contrôle d’accès qui rendent pratiquement impossible l’accès non autorisé ou l’interception par des cybercriminels. Les risques liés aux violations de données ou aux rançongiciels (ransomwares) sont ainsi fortement réduits.
2. Conformité aux normes et réglementations
Le coffre-fort numérique aide l’entreprise à respecter certaines contraintes légales strictes, comme celles du RGPD. Les fonctionnalités qu’il inclut garantissent la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles. Il facilite également la gestion des droits d’accès ou de rectification des personnes.
3. Faciliter la collaboration sécurisée
Comme tous les documents essentiels sont centralisés dans le coffre-fort numérique, ils peuvent être partagés de manière contrôlée entre les collaborateurs et certains partenaires externes. Les échanges sont fluidifiés et toutes les pratiques à risques, comme l’envoi de pièces jointes par e-mail sans protection, sont éliminées.
Quelles données et documents stocker dans un coffre-fort numérique ?
Bien entendu, un coffre-fort numérique n’est pas limité en termes de formats. Il peut protéger une grande variété de documents professionnels : bulletins de paie électroniques, contrats, pièces RH, factures clients/fournisseurs, documents comptables, etc.
Coffre-fort électronique et factures
La conservation des factures clients et fournisseurs dans de bonnes conditions de sécurité possède les avantages suivants. Elle :
- garantit l’intégrité des factures ;
- facilite leur traçabilité et leur lisibilité sur la durée légale de conservation ;
- satisfait aux exigences fiscales en matière d’archivage électronique ;
- simplifie leur présentation lors d’un contrôle ou d’un audit ;
- réduit les risques d’erreur, de perte ou de fraude documentaire.
Coffre-fort électronique et données RH
Dans le cadre des ressources humaines, le coffre-fort électronique est utilisé pour la distribution et l’archivage sécurisé des bulletins de paie et des contrats de travail. Il garantit la confidentialité des données personnelles, la conformité au RGPD et l’accès durable des salariés à leurs documents.
L’utilisation d’un coffre-fort numérique sécurisé facilite aussi le suivi des documents, y compris après le départ des employés de l’entreprise et diminue les risques juridiques liés à la conservation des pièces sensibles.
Comment choisir le bon coffre-fort numérique pour votre entreprise ?
Choisir le bon coffre-fort numérique pour une entreprise implique de connaître les critères de choix et de faire appel au bon fournisseur.
Critères à prendre en compte pour un coffre-fort numérique
5 critères essentiels sont à étudier lors du choix d’un coffre-fort numérique adapté :
- Sécurité : chiffrement robuste des données, authentification forte, traçabilité complète…
- Facilité d’utilisation : interface claire et intuitive, workflows fluides.
- Conformité légale : alignement avec les normes RGPD, eIDAS, NF et ISO.
- Évolutivité : augmentation du volume des documents, ajout de nouveaux usages métiers, intégration à d’autres systèmes.
- Support et assistance : support technique disponible, mises à jour régulières.
Comment mettre en place un coffre-fort numérique dans son entreprise ?
La mise en place d’un coffre-fort numérique d’entreprise implique une période d’étude des solutions proposées. La précipitation mène souvent à une erreur de sélection du prestataire ou à un manque de personnalisation de l’offre souscrite. Il est indispensable de prendre le temps d’évaluer les besoins, de sélectionner la solution la plus adaptée, de former les équipes et de développer les différentes procédures.
1. Évaluation des besoins spécifiques de l’entreprise
L’identification des types de documents à sécuriser, de leurs volumes et des exigences légales associées aident à définir les critères techniques requis pour le coffre-fort numérique. Une étude claire des priorités est également nécessaire pour anticiper les contraintes organisationnelles.
2. Sélection de la solution appropriée
Le choix du coffre-fort numérique doit tenir compte du niveau de sécurité attendu, des normes à respecter, de l’évolutivité de l’entreprise et des systèmes existants à intégrer.
3. Formation des équipes
La sensibilisation des collaborateurs aux bonnes pratiques et à l’utilisation du coffre-fort numérique réduit les erreurs et facilite l’adoption du système de gestion des documents au quotidien.
4. Intégration du coffre-fort numérique dans les processus existants
L’intégration avec l’ERP ou la GED permet une centralisation fluide et rapide de la gestion documentaire et l’automatisation des flux de travail. Les connecteurs API et l’implication de la DSI tout au long du processus assurent une synchronisation fiable et un accompagnement efficace durant ce changement.
5. Mise en place des procédures de suivi et de maintenance
Une fois la solution adoptée, des règles de supervision, de contrôle des accès et de mise à jour régulière du coffre-fort sont à définir. Ainsi, la continuité du service, sa conformité réglementaire et sa pérennité sont garantis.
Les inconvénients d’un coffre-fort numérique et points de vigilance
Malgré leurs nombreux avantages, les coffres-forts numériques présentent plusieurs inconvénients qu’il est nécessaire d’anticiper :
- Dépendance au prestataire : la continuité de service repose sur la fiabilité du prestataire sélectionné.
- Risque de perte d’accès en cas d’oubli des identifiants ou de défaillance des systèmes de récupération.
- Coûts d’abonnement et de maintenance à inclure dans le budget.
- Complexité de la mise en œuvre : paramétrage, droits d’accès, formation des équipes, suivi, etc.
- Risques liés à la cybercriminalité et aux attaques ciblées malgré le chiffrement et les protections.
En résumé
Le coffre-fort numérique certifié est un outil important pour garantir la sécurité des documents d’entreprise et optimiser leur accès. Pour mettre en place une solution adaptée à l’entreprise, 5 critères sont à évaluer : le niveau de sécurité requis, la facilité d’utilisation, la conformité aux normes NF et ISO, l’évolutivité et la qualité du support. L’intégration de ces critères dans le processus de recherche facilite la sélection d’une solution adaptée, la formation des équipes en interne, l’intégration du coffre-fort numérique au processus existant et la mise en place des procédures de maintenance.
Sources
[1] https://www.opinion-way.com/wp-content/uploads/2025/02/CP-Digiposte-Barometre-Dematerialisation-RH-Janvier-2025.pdf
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