Dématérialisation : optimiser les process
en limitant la fraude
L’exemple de la norme AQP
La dématérialisation des documents permet d’accélérer les processus et de réduire les coûts opérationnels. Mais elle pose une question centrale : comment maintenir un niveau de confiance équivalent, ou supérieur, à celui du papier ?
Le défi : dématérialiser
tout en garantissant l’authenticité
Dans la construction routière, la production et la livraison d’enrobés reposent sur un document clé : le bon de livraison.
Ce document sert à :
- attester des quantités produites et livrées
- déclencher la facturation
- servir de référence en cas de contrôle, audit ou litige
Historiquement, ces bons étaient imprimés sur papier via des dispositifs dédiés pour garantir leur authenticité.
Mais ce modèle présente plusieurs limites :
- dépendance à des équipements d’impression
- gestion logistique du papier
- archivage physique
- risques d’erreur ou de perte
- fraude possible sur les documents
La dématérialisation des bons de livraison pose donc une question essentielle :
Comment garantir la fiabilité d’un document numérique qui remplace une preuve papier ?
Sécuriser les documents
dès leur émission
La norme AQP (NF P 98-750) définit un cadre permettant de garantir la fiabilité des bons de livraison numériques.
La solution repose sur une approche simple : sécuriser le document dès sa création afin que toute altération ultérieure devienne détectable.
Cette sécurisation s’appuie sur trois mécanismes complémentaires.
Horodatage
qualifié
Chaque bon de livraison est horodaté dès son émission, ce qui garantit sa date de création et permet de détecter immédiatement toute modification ultérieure.
Cachet
électronique
Les bons sont également scellés par un cachet électronique de l’organisation, garantissant l’identité de l’émetteur, l’intégrité du document et l’absence de modification après son émission.
Archivage
électronique
Les bons sont ensuite conservés dans un système d’archivage sécurisé, assurant leur intégrité, leur traçabilité et leur valeur probatoire dans le temps, notamment en cas de contrôle ou de litige.
Un process automatisé
réalisé en quelques secondes
Étape 1 : Le bon de livraison est généré en PDF par le logiciel de pesée puis automatiquement envoyé à notre plateforme de services de confiance via API.
Étape 2 : Le bon de livraison est ensuite :
- attribué à un numéro de série unique et séquentiel conforme AQP
- scellé électroniquement et horodaté
- marqué d’une signature visible indiquant : « certifié conforme à la norme NF P 98-750 »
- enrichi d’un QR code, permettant à toute personne de télécharger le bon de livraison certifié et vérifier son authenticité à l’aide d’un smartphone
Étape 3 : Le bon de livraison certifié est archivé de manière sécurisée pendant la durée de conservation réglementaire.
Étape 4 : Le conducteur peut recevoir le bon de livraison via :
- SMS
- ou un ticket imprimé au format reçu depuis une imprimante kiosque située à proximité du pont-bascule
Nos solutions remplacent le papier
tout en renforçant la confiance
Efficacité opérationnelle accrue
Les documents sont accessibles immédiatement, facilitant les contrôles pour les auditeurs, les clients et leurs propres clients.
Sécurité améliorée sur site
Les chauffeurs n’ont plus à se déplacer pour récupérer un bon papier, réduisant ainsi les risques d’accident.
Preuve numérique renforcée
Chaque bon de livraison est horodaté, scellé électroniquement et archivé, garantissant une traçabilité fiable lors d’audits ou en cas de litige.
Vos process sont-ils optimisés et protégés contre la fraude ?
Sécurisez vos documents dès leur conception pour qu’ils restent vérifiables, traçables et infalsifiables tout au long de leur cycle de vie.
Partagez votre besoin dans le formulaire ci-contre pour obtenir des conseils personnalisés de la part de notre équipe.
Quels documents
sont à protéger ?
De nombreux documents doivent être sécurisés afin de prévenir toute fraude, falsification ou litige, notamment en raison de leur valeur financière ou contractuelle.
Facture fournisseur
Bon d’expédition
Preuve de livraison
Lettre de transport
Feuille de présence
Certificat technique
Offre financière
Contrat et avenant
Pourquoi choisir Evidency
comme partenaire de vos projets de dématérialisation ?
Preuve irréfutable en UE et au UK
En tant que prestataire de services de confiance qualifié eIDAS, Evidency garantit l’intégrité et l’origine de vos documents en cas de litige ou d’audit.
Traçabilité complète du cycle de vie du document
Toutes les étapes du parcours d’un document (création, modification, partage et conservation) sont enregistrées. Cette traçabilité permet d’identifier rapidement toute anomalie ou tentative d’altération.
Intégration simple dans vos process
Les services de confiance Evidency s’intègrent facilement à vos environnements applicatifs grâce à des API, afin de sécuriser les documents directement au cœur de vos workflows.
Une plateforme unique
Notre interface centralisée vous permet de sceller, horodater, archiver et vérifier vos documents depuis un seul espace.
Comment ça fonctionne ?
Étape 1
Mapping des documents critiques à protéger
Étape 2
Connexion des solutions de preuve à votre système par le biais d’une API
Étape 3
Vos documents sont systématiquement horodatés, cachetés et archivés dès leur émission
Étape 4
Les documents sont vérifiables à tout moment sur la plateforme
Vous cherchez à renforcer la valeur probatoire de vos documents numériques ?
Vous souhaitez mettre en place des mécanismes de prévention de la fraude ? Les experts Evidency sont à votre disposition pour vous guider.