La crise Covid de 2019 a marqué un tournant mondial dans la transformation digitale, obligeant les entreprises à accélérer la numérisation de leurs opérations. Dans certaines organisations, c’est la direction technique qui est en charge de mener la transformation digitale ; dans d’autres, cette mission est confiée à la direction juridique, qui est souvent également responsable des questions de conformité.
La transformation digitale, qui implique de délaisser le papier au profit d’options numériques, impose donc aux Chief Legal Officers (CLO) de s’assurer que les transactions et process ainsi digitalisés génèrent des gains de productivité sans pour autant mettre en péril la sécurité, la traçabilité et la conformité des process, soumis à une réglementation en constante évolution.
Sommaire
Trouver le bon équilibre entre simplicité, coût et prise de risque
L’un des principaux défis auquel sont confrontés les CLO dans une problématique de gestion de preuve est de trouver un juste équilibre entre le risque légal, la simplicité de mise en œuvre et son impact sur le coût. Quand il s’agit de gérer un chemin de preuve dans un contexte de dématérialisation, un directeur juridique va donc devoir établir le niveau de force probante de ses preuves en fonction du risque qu’il prend et de la complexité de son implémentation en interne.
Nous avons observé des cas où un service juridique opte pour des preuves simples « faites maison », telles que des captures d’écran ou des feuilles Excel. Bien que ces documents puissent être suffisants dans des situations à faible enjeu, où les parties adverses ou les juges les acceptent depuis toujours, ils peuvent s’avérer insuffisants dans d’autres cas. Dans des industries hautement réglementées comme la construction ou le jeu, ces méthodes informelles peuvent ne pas répondre aux normes légales requises ou convaincre une autorité judiciaire. Et le risque est que cette preuve soit donc rejetée ou contestée et que cela mette en péril la recevabilité de l’ensemble du dossier.
C’est donc un exercice délicat auquel doit se livrer la direction juridique et il peut être judicieux de se rapprocher de son avocat ou de prestataires de service de confiance pour étudier en détail le besoin de preuve et mettre en place le système qui convient à l’enjeu.
Comment optimiser la gestion de la preuve : cas concrets
Le besoin de preuves numériques à forte valeur légale varie d’un secteur à l’autre, et les conséquences d’un manquement à ces normes peuvent différer significativement selon l’industrie. Voici quelques exemples de la manière dont les Directeurs Juridiques de secteurs spécifiques relèvent les défis de la dématérialisation et parviennent à mettre en œuvre le bon niveau de sécurité pour répondre aux exigences légales et standards requis.
Secteur bancaire
Dans le secteur bancaire, les CLO sont chargés de s’assurer que leurs organisations respectent un large éventail d’exigences réglementaires dont la plupart sont destinés à contrôler les risques de fraude, de blanchiment etc. Les KYC, les contrats, les accords de prêt, les transactions bancaires…, doivent être tracés dans des dossiers de preuve, conservés plusieurs années et restitués à une autorité de contrôle sans que puissent être mises en doute l’intégrité et l’authenticité des documents produits. En cas de non-conformité, les sanctions seront lourdes.
Pour assurer un niveau certain de recevabilité des preuves, les CLO ont recours à la signature électronique mais d’autres solutions, comme l’archivage électronique qualifié, permet en plus de garantir que les contrats et les signatures conservent une valeur probante dans le temps.
Secteur de la santé
Le secteur de la santé est fortement réglementé, avec des exigences strictes entourant la protection des informations sensibles des patients. Les CLO dans ce domaine doivent s’assurer que les dossiers médicaux, les formulaires de consentement et autres documents légaux sont stockés conformément aux réglementations telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Dans de nombreux cas, les prestataires de soins de santé peuvent se fier à leur log d’ordinateur ou à des captures d’écran pour suivre l’accès aux données des patients, et ce sera suffisant. Cependant, lors de litiges complexes, où la confidentialité des patients a été compromise, ou bien où la probité du médecin est mise en cause, ces méthodes informelles peuvent ne pas offrir une protection juridique suffisante au médecin ou à l’hôpital. Intégrer de l’horodatage électronique qualifié à ses procédures, permettra de produire un enregistrement immuable du moment où les dossiers des patients ont été consultés ou des soins médicaux prodigués à un patient.
Industrie manufacturière
Le secteur industriel est en pleine modernisation, migrant progressivement de systèmes papier à des systèmes digitaux, pour gagner en compétitivité et en efficience.
Un exemple concret de cette transformation concerne la digitalisation des bons de commande et de livraison. Des centaines de milliers de bons de commande papier sont émis chaque jour pour transporter des biens et matériaux d’un point à un autre. Ces bons doivent être présentés à différents points d’étape, contrôlés, et stockés pour servir de preuve en cas de contestation. Si le passage du papier au digital semble un axe d’amélioration évident pour l’industrie, la multiplication des interlocuteurs et point de contact concernés font que sa mise en œuvre n’est pas simple techniquement.
Par ailleurs, les directions juridiques en charge de ce projet doivent s’assurer que cette digitalisation se fait dans le respect des normes sectorielles, qu’elle permet de créer un chemin de preuve acceptable mais surtout que les parties prenantes peuvent accéder à la preuve en toute intégrité. Il leur est donc essentiel de travailler avec un prestataire qualifié, qui saura leur proposer une solution adaptée au niveau de preuve requis.
Comment Evidency peut soutenir les Directions Juridiques dans leur transformation numérique?
Evidency est un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié eIDAS, qui propose des solutions d’horodatage, de cachet électronique, de constat automatisé et d’archivage électronique adaptées à la certification de larges volumes de données critiques. La plateforme est spécifiquement conçue pour fournir aux directions juridiques les outils nécessaires pour mener à bien leurs initiatives de transformation numérique, et notamment?:
Une garantie irréfutable des 3 piliers de la preuve : authenticité, intégrité, accessibilité.
La qualification eIDAS de l’horodatage proposé par Evidency suffit à garantir une date certaine aux documents présentés comme preuve à un juge, sans qu’il puisse en contester l’intégrité ou l’authenticité.
De la même manière le cachet électronique agit comme un tampon d’entreprise et garantit que le document cacheté provient bien de l’émetteur dont il est censé émaner. Cela est essentiel pour maintenir l’authenticité des documents juridiques et garantir leur recevabilité en justice.
Convaincre les équipes techniques
La Direction Juridique doit souvent composer avec les équipes techniques pour mettre en place dans les systèmes informatiques la solution digitale qui répond aux besoins de garantie, de traçabilité et de gestion de la preuve. Les équipes techniques sont attachées au choix d’un système simple, qui ne viendra pas perturber leur roadmap. Pour répondre à ce besoin, les solutions d’Evidency s’intègrent aux systèmes en place via de simples appels à API REST, permettant aux équipes juridiques d’automatiser la gestion des preuves numériques sans avoir à mobiliser des ressources supplémentaires au-delà du raisonnable.
Pour conclure
Dans la course à la transformation numérique, les CLO sont sous pression croissante pour moderniser leurs processus juridiques tout en gérant les risques et les coûts. Les solutions d’Evidency permettent aux directions juridiques de trouver le juste équilibre, en offrant des outils simples et conformes pour générer des preuves numériques incontestables.
Que ce soit dans les secteurs de la finance, de la santé ou de l’industrie, Evidency aide les CLO à garantir que leurs documents numériques sont protégés, valides et reconnus par les tribunaux et les régulateurs.
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