Rafforzare il valore probatorio di una firma elettronica attraverso la marcatura temporale e i sigilli elettronici.

Per ricordare

• Il valore probatorio di una firma elettronica si basa sull’ identità del firmatario, sull’integrità del documento e sull’affidabilità del processo, al di là del semplice livello di firma eIDAS.
• Anche una firma elettronica qualificata può essere rifiutata se il file delle prove tecniche è incompleto, illeggibile o non sufficientemente documentato.
• La marcatura temporale qualificata fornisce una certezza di data applicabile e garantisce che il documento firmato non sia stato modificato dopo la firma.
• Il sigillo elettronico sigilla il fascicolo probatorio, certificandone l’autenticità e rafforzandone l’applicabilità nel tempo.
• Strutturare un file di prove chiaro, comprensibile e con una marcatura temporale è diventato essenziale per garantire che le firme elettroniche siano ammissibili in tribunale.

Perché mettere in dubbio il valore probatorio di una firma elettronica?

Integrità, identità, affidabilità: i 3 pilastri della firma elettronica

Il valore probatorio di una firma elettronica si basa sulla sua capacità di dimostrare tre elementi: l’identità del firmatario, l’integrità del documento e l’affidabilità del processo. Il regolamento eIDAS distingue tre livelli di firma:

• Semplice: nessun controllo reale dell’identità o dell’integrità, spesso basato su un indirizzo e-mail o un identificatore.
• Avanzato: legato univocamente al firmatario, creato con mezzi che il firmatario può tenere sotto controllo.
• Qualificato: basato su un certificato qualificato emesso da un fornitore di servizi di fiducia (TSP) e creato con un dispositivo di creazione di firma elettronica qualificata (QSCD).

L’importanza del dossier di due diligence tecnica nel dossier delle prove

Solo le firme qualificate godono di una forte presunzione di affidabilità legale. Tuttavia, la recente giurisprudenza (1) mostra che i giudici non esitano più ad entrare nei dettagli tecnici della compilazione delle prove. Per essere valide, le prove devono includere elementi tangibili come :

• un file di audit chiaramente strutturato,
• a una marcatura temporale qualificata per garantire che la data sia certa,
• documentazione esplicita dei passaggi tecnici seguiti, evitando formati grezzi non interpretabili, come XML senza commenti…
• Se pertinente, un sigillo elettronico emesso dal PSCoche può essere utilizzato per sigillare il pacchetto e quindi attestare l’autenticità del portatore della prova.

La leggibilità, la coerenza e l’accessibilità del file sono ora criteri centrali per la valutazione giudiziaria e, alla luce delle recenti sentenze, le parti in causa non esiteranno più a utilizzarli per opporsi alla validità di una firma.

Integrazione della marcatura temporale nei sistemi di firma interni

Qual è lo scopo della marcatura elettronica qualificata?

La marcatura temporale qualificata, come definita negli articoli 41 e 42 del Regolamento eIDAS, consente di associare una data e un’ora legalmente riconosciute a un file. Garantisce che il file non sia stato modificato dopo l’apposizione della data, assicurando un valore temporale legalmente riconosciuto in tutta l’UE.

In che modo il valore probatorio di una firma elettronica può essere migliorato con la marcatura temporale qualificata? Alcune organizzazioni scelgono di sviluppare un proprio sistema di firma elettronica per soddisfare esigenze specifiche, come ad esempio :

• padroneggiare l’esperienza utente (UX/UI)
• distribuire più rapidamente
• integrazione del controllo con processi o sistemi IT specifici
• o per motivi economici, in quanto una firma interna può essere più economica rispetto all’utilizzo di un fornitore esterno qualificato di servizi di firma.

Nell’ambito dei sistemi di firma “interni”, l’aggiunta di un token di marcatura temporale qualificata tramite un PSCo è una leva efficace per dare una data certa al documento firmato, rafforzandone l’integrità e conferendogli un elevato valore probatorio.

I casi d’uso concreti includono la gestione dei documenti HR, i circuiti di approvazione interna e la raccolta del consenso online.

I giudici esaminano sempre di più la componente tecnica delle prove elettroniche

Nel 2025, alcune corti d’appello hanno emesso sentenze che dimostrano le crescenti richieste da parte dei giudici di prove elettroniche, anche quando la firma proviene da un fornitore di servizi fiduciari qualificato. La maggior parte dei casi citati in questo articolo (1) riguardano banche o istituti di credito riconosciuti e i loro clienti, che avevano firmato un contratto di prestito. Ciò che accomuna questi casi è la messa in discussione del valore probatorio delle firme elettroniche, comprese le firme qualificate, sulla base del fatto che il file tecnico associato è insufficiente o illeggibile.

Esempi di sentenze del tribunale che invalidano l’ammissibilità di una firma elettronica

• CA Rouen, 10 aprile 2025, RG n. 24/01774: il dossier delle prove era inutilizzabile per mancanza di documentazione comprensibile.
• CA Parigi, 3 aprile 2025, RG n. 23/19316: la semplice menzione di “firmato elettronicamente” è stata ritenuta insufficiente per stabilire l’ammissibilità della prova.
• CA Douai, 27 marzo 2025, RG n. 22/05040 e RG n. 22/05041: i certificati di completamento erano presenti, ma non è stato possibile identificare con certezza il firmatario.
• CA Riom, 19 marzo 2025, RG n. 24/00497: assenza di prova dell’integrità del documento firmato.
• CA Versailles, 29 aprile 2025, RG n°24/04372 e CA Parigi, 15 maggio 2025, RG n°24/02375: documentazione tecnica ritenuta incompleta e presentazione troppo tecnica per essere utilmente compresa dal giudice.

È fondamentale rispettare tutte le procedure tecniche necessarie per qualificare una firma elettronica e, in assenza di un quadro preciso di aspettative, garantire che siano il più possibile leggibili e accurate.

Queste sentenze convergono su un’osservazione: i tribunali sono più esigenti per quanto riguarda gli elementi tecnici che compongono un file di prova elettronico. Non esitano a rifiutare le prove se il percorso tecnico per verificare l’identità del firmatario e l’integrità del documento non è documentato in modo leggibile.

Ciò sottolinea l’importanza di rispettare tutti i requisiti tecnici per qualificare una firma elettronica. L’assenza di una descrizione precisa dei metodi di autenticazione, della convalida del documento o della registrazione dell’azione può portare al rifiuto totale della prova. È quindi essenziale creare un file di prova strutturato, che incorpori una marca temporale qualificata per garantire la certezza della data e, se possibile, che sia sigillato con un sigillo elettronico per garantirne l’integrità nel tempo.

Le migliori prassi per garantire l’ammissibilità delle firme elettroniche: marcatura temporale e timbratura

Per migliorare il valore probatorio delle firme elettroniche e la loro ammissibilità in tribunale, si possono implementare alcune best practice:

• Nel caso di sistemi di firma elettronica sviluppati internamente, anche quando il rischio di contestazione è elevato, un token di marcatura temporale fornito da un fornitore di servizi fiduciari qualificato eIDAS.
• In tutti i casi, si assicuri che le prove fornite nel contesto di una controversia siano leggibili, comprensibili e chiaramente collegate al documento firmato.
• Spiegare il processo di firma, compresi i metodi di autenticazione e le fasi tecniche, in modo comprensibile per un magistrato che non ha necessariamente familiarità con il linguaggio tecnico.
• Associare un timestamp, preferibilmente qualificato, alle varie fasi del processo di due diligence tecnica per certificare che sono state completate in una data specifica.
• Se opportuno, apponga un sigillo elettronico al file di prova per sigillare gli elementi tecnici, garantire l’autenticità e rafforzare l’esecutività del contratto.

Conclusione

Il dibattito sul valore probatorio di una firma elettronica non si limita alla distinzione semplice/avanzata/qualificata. Fa parte di un contesto giurisprudenziale caratterizzato da una serie di decisioni emesse nella prima metà del 2025, in cui diverse corti d’appello francesi hanno respinto le firme elettroniche a causa di carenze tecniche nelle prove fornite. Queste decisioni dimostrano che i giudici non esitano più ad esaminare in profondità la struttura del fascicolo probatorio per valutarne l’ammissibilità.

Inoltre, la combinazione di una marca temporale qualificata con una firma elettronica non qualificata, come definito dal regolamento eIDAS, è una soluzione facile e poco costosa per aumentare il valore probatorio di una firma.