Avec l’essor de la dématérialisation, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à adopter les solutions de signature électronique pour signer leurs contrats, devis, bons de commande et autres documents de façon sécurisée. Cependant, une autre solution mérite d’être considérée pour répondre aux impératifs de sécurité et de traçabilité dans l’émission de certains documents : le cachet électronique.
Bien que proche de la signature électronique dans son fonctionnement, il répond en réalité à des besoins différents. Tandis que la signature électronique permet de recueillir l’approbation d’un individu sur un document, le cachet électronique sert à garantir l’origine et l’intégrité d’un document émis par une organisation.
Quelle est précisément la différence entre un cachet électronique et une signature électronique ? Dans quels cas utiliser l’un ou l’autre ? Pour une entreprise, il n’est pas toujours simple de s’y retrouver. D’autant que le cadre réglementaire européen, avec le règlement eIDAS[1], définit plusieurs niveaux de fiabilité.
Pourtant, bien utilisés, le cachet et la signature électronique sont deux outils puissants pour fiabiliser et automatiser les processus, à condition de bien comprendre leurs spécificités et leurs cas d’usage.
Sommaire
La signature électronique : pour engager une personne physique
Le règlement européen eIDAS[1] définit la signature électronique comme un ensemble de « données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer. »
Commençons par un petit rappel sur la signature électronique. Tout comme une signature manuscrite, une signature électronique vise à recueillir le consentement et l’approbation d’un signataire (personne physique) sur le contenu d’un document. Apposer sa signature électronique sur un contrat signifie qu’on adhère à son contenu et qu’on s’engage à le respecter. C’est donc un acte fort qui engage la responsabilité individuelle du signataire.
Concrètement, lorsqu’une personne signe électroniquement un document (après s’être authentifiée), un certificat électronique lui est associé. Ce certificat fait office de « carte d’identité numérique » en attestant de l’identité du signataire à un instant T. Une fois signé, le document est scellé et ne peut plus être modifié sans que cela se détecte. On obtient ainsi la garantie de l’intégrité du document signé.
Le cachet électronique : le tampon numérique des organisations
La définition du cachet électronique, aussi appelé sceau électronique, peut être résumée comme la version dématérialisée du tampon de l’entreprise ou du sceau officiel d’une administration. Concrètement, lorsqu’une organisation (entreprise, collectivité, association…) appose son cachet électronique sur un document (facture, attestation, diplôme…), cela permet de garantir l’origine et l’intégrité du document.
Tout comme un tampon physique, le cachet électronique d’une organisation peut être apposé par un salarié habilité. La différence majeure avec la signature électronique est qu’il engage la responsabilité de l’organisation (personne morale) et non celle de l’employé (personne physique) qui l’appose. Par ailleurs, là où une signature doit toujours être réalisée manuellement par le signataire, un cachet peut être appliqué automatiquement par le système d’information, sans intervention humaine.
Cachet et signature électroniques : une base juridique commune
D’un point de vue juridique, signature et cachet électroniques ont la même valeur et sont encadrés par le même texte : le règlement européen eIDAS[1]. Ce règlement définit 3 niveaux de fiabilité pour les signatures comme pour les cachets électroniques :
- Signature électronique simple : le niveau de base, qui offre peu de garanties.
- Signature électronique avancée : un niveau intermédiaire, qui apporte des garanties sur l’identification du signataire/créateur de cachet.
- Signature électronique qualifiée : le niveau supérieur, qui apporte un haut niveau de garanties et une présomption de fiabilité.
Pour les usages courants, les niveaux simple ou avancé sont souvent suffisants. Mais pour les documents très sensibles ou en cas de risque de contentieux élevé, il est fortement conseillé d’utiliser une signature ou un cachet électronique qualifié, délivré par un prestataire de confiance agréé.
Cachet et signature électronique : quel outil pour quel usage ?
En résumé, cachet et signature électroniques répondent à des besoins distincts :
- La signature électronique sert à recueillir l’approbation d’une personne physique sur un document et engage sa responsabilité. Elle s’utilise donc principalement sur les contrats, les devis, les bons de commande…
- Le cachet électronique sert à garantir l’origine et l’intégrité d’un document émis par une organisation. Il s’utilise sur les factures, les diplômes, les attestations, les copies certifiées…
Une même organisation peut donc avoir besoin des deux outils, en fonction des processus. Mais alors que la signature électronique est devenue incontournable, le cachet électronique reste encore méconnu par de nombreuses entreprises. Pourtant, il offre plusieurs avantages :
- Il permet d’automatiser la validation de documents en masse.
- Il renforce la crédibilité et la valeur probante des documents émis.
- Il fluidifie les échanges et simplifie les processus métier.
- Il permet des économies substantielles (réduction des impressions, envois postaux, archivage papier…).
En définitive, le choix entre cachet et signature électronique dépend du contexte d’usage et du type de document concerné. L’idéal est souvent d’utiliser les deux de façon complémentaire, en faisant appel à un Prestataire de services de confiance qualifié pour avoir des garanties maximales sur la fiabilité juridique des documents signés ou scellés numériquement. Des experts comme Evidency peuvent vous guider pour trouver la solution la mieux adaptée à vos enjeux métiers et sécuriser vos documents sur le long terme.
Tableau récapitulatif des différences entre cachet électronique et signature électronique
[1] Règlement (UE) N°2024/1183 du 11 avril 2024 modifiant le règlement (UE) n° 910/2014 en ce qui concerne l’établissement du cadre européen relatif à une identité numérique (eIDAS 2) : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=OJ:L_202401183 ; Règlement (UE) N°910/2014 sur l’identifiaction léectronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (eIDAS 1) :
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