A retenir sur l’authenticité d’un document
- Authentifier un document = vérifier son origine, son intégrité et sa conformité à l’original.
- Fraude documentaire en hausse : 69 % des entreprises françaises sont ciblées par la fraude, un chiffre qui grimpe à 91 % pour les grandes organisations.
- 4 étapes de vérification : contrôle visuel, analyse numérique, vérification auprès des émetteurs, outils technologiques.
- Cachet électronique et horodatage qualifié : sécuriser le document dès son émission plutôt que détecter la fraude après coup.
Que signifie authentifier un document ?
Authentifier un document ne se limite pas à vérifier qu’il « a l’air vrai ». Cette démarche valide trois piliers distincts :
- l’origine du document : la certitude que l’émetteur est bien celui mentionné ;
- l’intégrité du document : la garantie que le contenu n’a subi aucune modification (montant, RIB, clauses) depuis sa création :
- l’authenticité au sens strict : la confirmation qu’il s’agit d’un original valide et non d’une contrefaçon.
Ces trois critères constituent le socle de toute démarche de vérification d’authenticité. Les confondre expose l’entreprise à valider un document qui, bien que semblant provenir du bon émetteur, aurait été modifié après coup.
Pourquoi l’authentification des documents est-elle devenue indispensable face à la fraude documentaire ?
La fraude documentaire s’accélère. Selon l’Observatoire Tessi 20251, les fraudes numériques ont bondi de 244 % entre 2023 et 2024. Pour la première fois, elles dépassent les contrefaçons physiques et représentent désormais 57 % du total des fraudes documentaires. Le préjudice annuel pour l’économie française est estimé à plus de 65 milliards d’euros, soit environ 2,5 % du PIB national.
Les entreprises constituent des cibles privilégiées : 69 % d’entre elles ont été visées par au moins une tentative de fraude documentaire (91 % pour les grandes entreprises)1.
L’intelligence artificielle générative amplifie le phénomène. Par exemple, dans le secteur bancaire, 42,5 % des fraudes seraient désormais générées par l’IA1.
Les administrations font face à des dossiers comportant de faux justificatifs de domicile ou de fausses pièces d’identité.
Les citoyens sont aussi touchés, tant comme victimes que comme auteurs. L’usurpation d’identité explose pour l’ouverture de comptes à l’insu des particuliers. En parallèle, une fraude « du quotidien » s’installe : 10,8 % des Français avouent avoir déjà utilisé un faux document, avec un taux de réussite de 73 %1.
Face à ce constat, la vérification de l’authenticité des documents n’est plus une option : elle devient une étape incontournable de tout processus impliquant des pièces justificatives, des engagements contractuels ou des transactions financières.
Quels types de documents nécessitent une vérification d’authenticité ?
Tous les documents n’appellent pas le même niveau de vigilance. Certains, par leur nature ou leur usage, présentent des enjeux particuliers en matière d’authentification.
Pièces d’identité et justificatifs administratifs
Les documents d’identité figurent parmi les plus ciblés par les fraudeurs. Ces pièces conditionnent l’accès à de nombreux services et constituent le premier maillon de la chaîne de confiance dans une relation commerciale ou administrative.
Les justificatifs de domicile et les attestations d’assurance complètent cette catégorie. Leur falsification permet d’usurper une identité, d’obtenir un crédit, de conclure un bail ou d’accéder à des prestations sociales.
Documents contractuels et commerciaux
Contrats, bons de commande, factures ou devis : ces documents représentent des vecteurs de risques majeurs de fraude documentaire. Une facture falsifiée peut entraîner un virement vers un compte frauduleux. Un contrat altéré peut modifier les obligations respectives des parties sans que l’une d’elles en ait connaissance.
Leur vérification s’impose avant tout règlement, toute signature, tout archivage.
Documents numériques : PDF, scans et fichiers dématérialisés
Les documents numériques présentent des vulnérabilités spécifiques. Contrairement au support papier où une modification est plus visible, un document numérique (qu’il soit au format Word ou PDF) peut être altéré de manière imperceptible.
L’idée qu’un fichier PDF serait « figé » ou inviolable est un piège. Aujourd’hui, des outils accessibles à tous permettent de modifier un montant, une date ou un nom sur un PDF sans laisser de trace apparente à l’œil nu.
Les documents scannés posent une difficulté supplémentaire : la numérisation lisse les défauts d’un original falsifié et produit un fichier qui semble propre et authentique.
Les risques pour l’entreprise face aux documents falsifiés
Accepter un document falsifié expose l’entreprise à des conséquences immédiates et durables, tant sur le plan opérationnel que juridique.
Usurpation d’identité et accès frauduleux
La présentation d’un faux document d’identité ou d’une attestation contrefaite ne vise pas seulement l’obtention de services simples. Elle est souvent le point d’entrée de cyberattaques sophistiquées ou d’escroqueries au virement (fraude au président).
Aujourd’hui, les fraudeurs utilisent l’intelligence artificielle pour passer un cap :
- deepfakes et identités synthétiques : des entreprises ont été victimes de détournements massifs (comme le cas emblématique de Hong Kong en 20242) où l’usage de vidéos et de voix clonées, couplé à des documents officiels falsifiés, a permis de valider des transactions de plusieurs millions d’euros ;
- ingénierie sociale : un document administratif falsifié (KBIS, RIB, pouvoir de signature) sert souvent de « preuve » pour gagner la confiance d’un collaborateur et contourner les procédures de sécurité internes.
Au-delà de l’accès indu à des services, la fraude documentaire peut paralyser une organisation. Le virement d’une facture fournisseur sur un faux RIB impacte directement la trésorerie. Dans le cadre de l’embauche d’un collaborateur sous une fausse identité ou avec de faux diplômes, c’est toute la sécurité opérationnelle et le savoir-faire de l’entreprise qui sont mis en péril.
Conséquences juridiques et réputationnelles
L’entreprise qui accepte un document falsifié sans vérification suffisante engage sa responsabilité. Les obligations de vigilance imposées par la réglementation anti-blanchiment (LCB-FT) ou par le devoir de vigilance des donneurs d’ordre prévoient des sanctions en cas de manquement.
Au-delà du risque juridique, l’atteinte à la réputation constitue un préjudice durable.
Les étapes pour vérifier l’authenticité d’un document
La vérification de l’authenticité d’un document repose sur un processus structuré en quatre étapes. Chacune apporte un niveau de contrôle complémentaire pour limiter le risque d’accepter un faux.
Etape 1 : contrôle visuel et examen des mentions obligatoires
Observer la cohérence globale du document et traquer les logos pixelisés, les polices de caractères hétérogènes ou les erreurs typographiques.
Etape 2 : analyse de l’intégrité des documents numériques
Examiner les métadonnées (propriétés du fichier) pour détecter une date de création incohérente ou des traces de retouches logicielles.
Etape 3 : vérification des informations auprès des organismes émetteurs
Utiliser les outils officiels (code de vérification Infogreffe pour les Kbis, portail URSSAF pour les attestations).
Etape 4 : recours aux outils technologiques pour sécuriser la validation
Déployer des solutions d’analyse automatique par IA (OCR) pour détecter les anomalies invisibles à l’œil nu.
Toutefois, ces technologies agissent souvent a posteriori. Pour une sécurité maximale, l’usage du cachet électronique permet d’inverser la logique en protégeant le document dès sa création.
Le cachet électronique : authentifier un document à la source
Plutôt que de détecter la fraude après réception, la solution la plus robuste consiste à sécuriser le document dès son émission.
Qu’est-ce qu’un cachet électronique et comment fonctionne-t-il ?
Le cachet électronique constitue l’équivalent numérique du tampon d’entreprise. Il permet à une personne morale d’apposer sa marque sur un document pour en attester l’origine. À la différence de la signature électronique qui engage une personne physique, le cachet identifie l’organisation émettrice.
Techniquement, il repose sur un scellement cryptographique : une empreinte unique du document est générée puis chiffrée. Ce processus garantit que le document est « figé ».
Garantir l’intégrité et l’origine d’un document dès son émission
En utilisant un cachet électronique, l’entreprise inverse la logique de contrôle. Plutôt que de chercher à détecter des faux parmi les documents reçus, elle sécurise ses propres émissions. Le destinataire peut vérifier instantanément deux points critiques :
- l’origine : la certitude que le document provient bien de l’entité mentionnée ;
- l’intégrité : toute modification ultérieure du contenu rompt le sceau, rendant l’altération immédiatement détectable. La falsification devient ainsi impossible sans laisser de trace.
Cachet électronique qualifié : une valeur probante renforcée
Le règlement européen eIDAS définit le cachet électronique qualifié comme le niveau de sécurité le plus élevé. Délivré par un prestataire de confiance, ce cachet bénéficie d’une présomption d’intégrité et d’exactitude. En cas de litige, la charge de la preuve est renversée : c’est à la partie qui conteste le document de démontrer que le cachet est invalide.
L’horodatage qualifié pour certifier la date et l’intégrité d’un document
L’horodatage qualifié complète le cachet en apportant une preuve temporelle incontestable. Il atteste qu’un document existait sous une forme donnée à une seconde précise, avec une source de temps fiable et synchronisée.
Cette certification est stratégique pour prouver l’antériorité d’un contrat, sécuriser une facture ou protéger des droits de propriété intellectuelle. Combiné au cachet électronique, l’horodatage forme un dispositif de certification complet, garantissant l’origine, l’intégrité et la date certaine de chaque pièce.
Quel cadre juridique encadre l’authentification de documents ?
Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), adopté en 2014 et renforcé par eIDAS 2.0, constitue le socle juridique de la confiance numérique dans l’Union européenne. Il définit les conditions de reconnaissance des signatures électroniques, des cachets électroniques et des services d’horodatage à l’échelle des 27 États membres.
Le cachet électronique qualifié bénéficie d’une présomption d’intégrité des données et d’exactitude de l’origine. Cette reconnaissance s’applique uniformément dans l’ensemble de l’Union, ce qui facilite les échanges transfrontaliers.
Les obligations de vigilance complètent ce cadre. Les procédures KYC et les exigences de lutte contre le blanchiment (LCB-FT) imposent aux entreprises de vérifier l’identité de leurs clients et la validité des documents présentés. Le RGPD encadre par ailleurs le traitement des données personnelles contenues dans ces documents.
Conclusion
La vérification de l’authenticité d’un document repose sur une démarche structurée : contrôle visuel, analyse numérique, vérification auprès des émetteurs, recours aux outils technologiques. Ces étapes permettent de détecter les tentatives de fraude, mais elles interviennent après réception du document.
Pour une protection en amont, le cachet électronique et l’horodatage qualifié apportent une réponse complémentaire. En sécurisant le document dès son émission, ils garantissent son origine et son intégrité de manière vérifiable. La fraude ne disparaît pas, mais elle devient détectable à coup sûr.
Vous souhaitez renforcer la fiabilité de vos documents et simplifier leur vérification ?
Sources :
1 Tessi, L’observatoire Tessi de la fraude documentaire – Rapport initial 2025 : https://www.tessi.eu/fr/observatoire-tessi-de-la-fraude-documentaire/
2 Filippone D., Piégé par un deepfake en visio, un employé transfère 24 M€ à des escrocs, Le Monde Informatique, 5 février 2024 : https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-piege-par-un-deepfake-en-visio-un-employe-transfere-24-meteuro-a-des-escrocs-92875.html
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