Avec l’augmentation constante du risque de fraude, de vols et de faux, il devient essentiel pour les entreprises de garantir l’origine et la conformité de leurs documents et autres données critiques. Le cachet électronique joue alors un rôle pilier dans ce contexte en assurant l’authenticité et l’intégrité des documents numériques.
Dans cet article, découvrez ce qu’est un cachet électronique, comment il fonctionne et pourquoi il peut être clé pour les entreprises.
Sommaire
Qu’est-ce que le cachet électronique ?
Le cachet électronique, tel que défini par le règlement européen eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), est un processus de sécurité numérique qui garantit l’origine et l’intégrité d’un document émis par une entité juridique, comme une entreprise. Contrairement à une signature électronique qui authentifie une personne, le cachet électronique atteste que le document est bien émis par l’organisation. Ce dispositif de sécurité permet d’assurer qu’un document n’a pas été modifié depuis sa création et qu’il provient bien de l’entité émettrice.
Quels sont les différents niveaux de cachet électronique ?
Le règlement européen eIDAS distingue trois niveaux de cachet électronique : le cachet électronique simple, le cachet électronique avancé et le cachet électronique qualifié. Chaque niveau est adapté à différents besoins, en fonction du degré de sensibilité des documents à cacheter et des risques associés. Pour les situations requérant une sécurité accrue, il existe même un niveau supplémentaire : le « cachet électronique avancé avec certificat qualifié ». Le choix du niveau de cachet doit être fait en fonction de l’importance des documents et des contraintes réglementaires spécifiques à certains secteurs.
Cachet électronique simple
Il représente le niveau de base, reposant sur une procédure d’identification simple. Ce cachet fournit une authentification initiale et est idéal pour sécuriser des documents numériques nécessitant une protection minimale.
Cachet électronique avancé
Avec des exigences d’identification renforcées, le cachet avancé offre un niveau de sécurité supérieur, adapté aux documents plus importants, comme les contrats commerciaux ou les accords entre entreprises. Il assure une meilleure traçabilité et garantit que le document provient de l’entité indiquée.
Cachet électronique qualifié
Plus sécurisé, le cachet qualifié offre le niveau de protection le plus élevé reconnu par le règlement eIDAS. Appuyé par une procédure d’identification hautement sécurisée et des mécanismes de cryptographie avancée, il assure une protection maximale de l’intégrité des documents. Juridiquement, il apporte une présomption d’intégrité et d’authenticité, ce qui le rend idéal pour des documents sensibles ou des contextes réglementés, comme la facturation électronique.
En fonction du contexte d’utilisation et de la réglementation en vigueur, chaque niveau de cachet électronique propose une réponse adaptée aux besoins de sécurité et de flexibilité des entreprises.
Cachet électronique : comment cela fonctionne-t-il ?
Le cachet électronique repose sur un système de cryptographie avancée qui garantit la sécurité et l’authenticité des documents. Lorsqu’un document est cacheté, un algorithme génère un code unique (SHA256) basé sur le contenu du document et l’identité de l’entreprise. Le cachet électronique est apposé sous la forme d’une signature cryptographique incluant ce code et intégrée dans le fichier du document. Si le document est altéré, le cachet devient invalide, alertant ainsi les destinataires d’une possible modification non autorisée.
Étapes clés du processus de cachet électronique :
Les étapes 1 et 2 sont des prérequis au processus de cachet électronique
Sélection du type de cachet électronique
Il est important de choisir le type de cachet électronique nécessaire, en fonction des exigences de sécurité et du niveau de confiance requis. Les cachets électroniques peuvent être :
- Cachet électronique simple : offre un niveau basique de sécurité.
- Cachet électronique avancé : garantit l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données.
- Cachet électronique qualifié : assure le plus haut niveau de sécurité, équivalent à une signature manuscrite pour les entreprises.
Choix du certificat électronique
Pour apposer un cachet électronique, l’entreprise utilise un certificat électronique qualifié délivré par une autorité de confiance reconnue, souvent appelée « prestataire de services de confiance » (ou TSP en anglais, pour Trusted Service Provider). Ce certificat contient des informations essentielles à l’authentification de l’entité juridique, telles que le nom de l’organisation et son identifiant unique. Avec Evidency, vous avez la possibilité d’utiliser votre propre certificat pour les signatures, ou bien utiliser le certificat Evidency comme signataire. Les certificats associés au cachet électronique ont une durée de validité limitée. Le processus de renouvellement doit être anticipé pour éviter toute interruption.
Réception du document
L’entreprise reçoit le document à authentifier. Cela peut inclure des contrats, des factures, des bons de commande, ou tout autre type de document numérique nécessitant une validation d’origine.
Application du cachet électronique
Un algorithme de cryptographie prend ensuite le contenu du document ainsi que l’identité de l’entreprise pour générer un code unique — une sorte d’empreinte numérique (SHA256). Ce code est intégré au document sous forme de cachet électronique.
Validation et vérification par le destinataire
Une fois le cachet électronique apposé, il agit comme une garantie d’authenticité et d’intégrité. Si le document est modifié après l’ajout du cachet, le code unique généré lors de l’apposition ne correspondra plus au contenu du document, rendant ainsi le cachet invalide. Cette invalidation indique au destinataire que le document a été modifié de manière non autorisée.
Les bénéfices du cachet électronique pour les entreprises
Le cachet électronique offre de nombreux avantages aux entreprises, particulièrement en matière de sécurité, de conformité et d’efficacité opérationnelle.
1. Sécurité renforcée
Grâce au cachet électronique, les entreprises protègent l’intégrité de leurs documents en ligne. Il devient ainsi difficile pour des tiers de falsifier un document cacheté sans que cela ne soit détecté. Cette sécurité est primordiale pour les documents confidentiels, comme les contrats, les factures et les certificats.
2. Conformité réglementaire
En utilisant un cachet électronique, les entreprises se mettent en conformité avec certaines normes, comme le règlement eIDAS par exemple, et s’assurent une reconnaissance juridique de leurs documents dans l’Union européenne.
3. Efficacité et gain de temps
Le cachet électronique permet d’automatiser la validation et l’authentification des documents, réduisant ainsi le temps passé en vérifications manuelles. Ce processus dématérialisé accélère les flux de travail et réduit la paperasse, ce qui est particulièrement bénéfique pour les entreprises traitant un grand nombre de documents.
4. Image de marque et fiabilité accrue
L’utilisation de solutions de preuve numérique avancées, telles que le cachet électronique, renforce la perception de fiabilité et de sérieux d’une entreprise. Les partenaires, clients et fournisseurs apprécient de collaborer avec une entreprise qui garantit la traçabilité, l’intégrité et l’authenticité de ses transactions numériques.
Le service de Cachet électronique Evidency
Evidency propose un service de cachet électronique conçu pour offrir, intégrité, flexibilité et facilité d’utilisation. Grâce à une API, le cachet électronique Evidency s’intègre facilement dans les processus de travail et garantit l’authenticité des documents en toute simplicité.
Le service de cachet électronique Evidency est conforme à la réglementation eIDAS, et comprend un horodatage qualifié systématique, permettant ainsi de renforcer la confiance de vos partenaires. Evidency propose également une tarification au forfait, claire et adaptée aux gros volumes de transactions. Enfin, notre solution s’ajuste à vos besoins spécifiques, quels que soient votre secteur et vos exigences.
Conclusion
Le cachet électronique s’impose comme un outil stratégique pour les entreprises souhaitant renforcer l’intégrité et l’authenticité de leurs documents numériques tout en respectant les normes réglementaires. Il permet ainsi de renforcer la valeur légale des documents, de prouver qu’ils n’ont pas été compromis et de renforcer le dossier de preuve en cas de litige ou de contestation sur l’identité ou l’origine d’un document. Face à la numérisation croissante des échanges professionnels, le cachet électronique est une solution incontournable pour toutes les entreprises qui veulent renforcer la confiance avec leur clients et partenaires, pour rester compétitives.
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