L’indice DESI (Digital Economy and Society Index), qui évalue la maturité numérique des États membres de l’Union européenne, reste l’un des instruments de référence pour mesurer l’avancement réel des politiques numériques nationales (1). Il indique que la France progresse, mais demeure en retrait par rapport à certains de ses voisins européens, en matière d’l’intégration des technologies numériques au sein des entreprises. Cette situation s’explique en partie par la structure du tissu économique français : un volume important de TPE et de PME, qui n’ont pas encore toutes engagé leur transformation digitale.
Si les bénéfices d’une transition numérique semblent bien intégrés dans les priorités des entreprises (75 % des PME/TPE déclarent avoir consacré un budget dédié au numérique selon le baromètre France Num 2025), l’usage des termes associés demeure parfois approximatif. Cet article se concentre sur deux notions fréquemment confondues, dématérialisation et digitalisation, afin d’en préciser le sens et les effets.
Sommaire
- Qu’est-ce que la digitalisation ?
- Qu’est-ce que la dématérialisation ?
- Quelles différences clés entre digitalisation et dématérialisation ?
- Quels sont les avantages de la digitalisation pour les entreprises ?
- Quels sont les avantages de la dématérialisation pour les entreprises ?
- Outils et technologies associées à la digitalisation et à la dématérialisation
- Les erreurs fréquentes à éviter dans une démarche de digitalisation et dématérialisation en entreprise
- Quels sont les enjeux de la transformation numérique pour les entreprises en 2026 et après ?
Les points à retenir sur digitalisation vs. dématerialisation
- La digitalisation correspond au passage d’un support papier à un support numérique ; la dématérialisation organise ensuite le traitement du document tout au long de son cycle de vie.
- Un projet de dématérialisation peut être complexe et nécessite d’être préparé en amont pour définir les objectifs, les processus et les responsabilités.
- Ses bénéfices sont nombreux : meilleure efficacité opérationnelle, circulation maîtrisée de l’information et contrôle renforcé des flux documentaires.
- Les obligations réglementaires à venir (facturation électronique, wallet d’identité numérique eIDAS v2) rendront cette transition indispensable pour de nombreuses organisations.
- L’intégration de solutions de preuve numériques qualifiées permet d’assurer, sur la durée, l’intégrité et l’authenticité des documents.
Qu’est-ce que la digitalisation ?
La digitalisation désigne l’opération par laquelle un document initialement produit sur support papier est converti en fichier électronique. Il s’agit d’une démarche strictement technique : numériser un contrat, scanner un dossier d’archive, transformer un formulaire manuscrit en PDF… La digitalisation ne modifie donc pas le processus métier lui-même. Elle se limite à substituer un support électronique au support papier.
Cette étape facilite la conservation et la circulation interne de l’information. Elle permet notamment de réduire les volumes physiques stockés via l’archivage électronique, de cartographier l’information disponible, d’améliorer l’accès aux dossiers et d’en contrôler les droits.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est le process qui permet d’organiser l’ensemble du traitement du document numérique durant son cycle de vie. Cela peut aller de la simple base de fichiers partagés, à la mise en place d’un système de GED (Gestion Electronique des Documents), en passant par l’intégration de systèmes de validation par signature ou cachet électronique et par l’archivage numérique. La dématérialisation transforme ainsi le processus métier en y intégrant des outils permettant un suivi structuré, traçable et juridiquement maîtrisé de ses documents numérisés.
Cette démarche permet de sécuriser la gestion documentaire, d’harmoniser les pratiques internes et de garantir la fiabilité des données manipulées tout au long du cycle de vie du document.re doit prouver sa validité. Cette distinction explique pourquoi certaines signatures sont écartées par les juges.
Quelles différences clés entre digitalisation et dématérialisation ?
Si les deux notions sont fréquemment rapprochées, elles renvoient pourtant à des démarches distinctes, dont les implications opérationnelles et juridiques ne sont pas comparables. La digitalisation intervient au niveau du document lui-même, tandis que la dématérialisation concerne la manière dont ce document est traité, diffusé, validé et conservé au sein de l’organisation. Pour éviter toute confusion, le tableau ci-dessous synthétise leurs principales différences.
| Critères | Digitalisation | Dématérialisation |
| Définition | Conversion d’un document papier en fichier électronique. | Organisation du traitement complet du document numérique au sein d’une organisation. |
| Nature de l’opération | Opération technique (scan, numérisation, conversion PDF…). | Démarche organisationnelle : structuration, outillage, automatisation, traçabilité. |
| Effet sur le processus métier | Aucun changement du processus : seul le support évolue et son lieu d’hébergement. | Transformation du workflow : circulation, validation, archivage. Génère des gains de productivité. |
| Objectifs | Faciliter l’accès et la conservation ; réduire le papier. | Assurer un traitement structuré, traçable, en maîtrise des besoins d’intégrité et d’authenticité définis par l’organisation. |
| Enjeux juridiques | Limités. Il ne suffit pas à lui seul pour répondre à des exigences de preuve. | Élevés. Peut devoir intégrer des mécanismes de préservation de l’intégrité et de l’authenticité, opposables en cas de contrôle ou litige. |
| Outils mobilisés | Scanner, OCR, logiciels de conversion. | GED, signature électronique, cachet électronique, horodatage qualifié, SAE (Système d’archivage électronique). |
Quels sont les avantages de la digitalisation pour les entreprises ?
Selon Cegid, la gestion des documents papier peut coûter à une entreprise jusqu’à 5 % de son chiffre d’affaires, un niveau de dépense qui illustre l’intérêt de la digitalisation. (3)
Les avantages de cette démarche sont nombreux.
- Premièrement, la digitalisation réduit les coûts liés à l’impression, au stockage matériel et à la manipulation quotidienne des dossiers.
- Deuxièmement, en convertissant les documents papier en fichiers électroniques, l’entreprise accélère les opérations courantes (consultation, classement, transmission interne), ce qui améliore l’efficacité globale des services.
- Enfin, la digitalisation renforce l’accessibilité de la documentation : un document numérisé peut être consulté à distance, ce qui facilite les échanges entre équipes.
À titre d’exemple, la digitalisation de bons de livraison de matériel dans une usine va permettre de fluidifier les flux de camions, d’accélérer le traitement des paiements et de simplifier leur mise à disposition lors de contrôles.
Quels sont les avantages de la dématérialisation pour les entreprises ?
La dématérialisation structure l’ensemble du cycle de vie d’un document digitalisé et présente plusieurs avantages.
- Elle permet d’automatiser les flux documentaires, ce qui simplifie les circuits de validation réduit les délais et assure la traçabilité des actions effectuées.
- L’entreprise sait comment le document a circulé, comment il est conservé et selon quelles règles et peut donc attribuer le bon niveau de sécurité au document.
- Enfin, lorsque l’activité l’exige, il est possible d’intégrer des mécanismes probatoires tels que l’horodatage qualifié eIDAS ou le cachet électronique, afin de garantir l’intégrité et l’authenticité des documents tout au long de leur traitement.
Outils et technologies associées à la digitalisation et à la dématérialisation
Les outils de la digitalisation
La digitalisation va recourir à des outils destinés à convertir les documents papier en fichiers numériques. Les scanners, les logiciels de conversion et l’OCR permettent de produire des documents numériques lisibles, indexables et réutilisables dans les systèmes internes.
Les outils de la dématérialisation
- La dématérialisation s’appuie sur des solutions qui assurent la gestion et la conservation des documents numériques :
- La gestion électronique des documents (GED) pour organiser les versions, les droits et le classement ;
- Le système d’archivage électronique (SAE) pour un archivage à haute valeur probante conforme à la norme ISO 14641;
- La signature électronique ou le cachet électronique qualifiés eIDAS pour attester l’origine ou attribuer une approbation ;
- L’horodatage qualifié eIDAS pour apporter une preuve de date et d’intégrité.
Ces solutions techniques s’interfacent avec les outils et logiciels de l’entreprise souvent via API pour simplifier les flux documentaires et apporter les garanties d’intégrité et d’authenticité selon l’enjeu juridique.
Les erreurs fréquentes à éviter dans une démarche de digitalisation et dématérialisation en entreprise
Erreur 1 : sous-estimer la complexité de la dématérialisation.
Avant même de choisir les outils, un projet de dématérialisation se prépare en amont, pour définir les objectifs, identifier les services impactés et les contributeurs. Cette étape de cadrage permet de calibrer correctement le planning, le budget et le niveau d’attente en interne.
Erreur 2 : négliger la formation des équipes aux nouveaux outils.
L’accompagnement des utilisateurs est déterminant pour garantir l’adoption d’un projet de dématérialisation. Si les équipes peinent à s’approprier les nouveaux outils, elles conserveront leurs anciennes pratiques, ce qui compromettra la réussite du projet.
Erreur 3 : omettre la sécurité des données et la conformité légale
La conservation de certaines données à caractère personnel (RGPD), la création et l’exploitation de bases de données ou encore la sécurisation des documents répondent à des cahiers des charges stricts, encadrés par des normes. Il est indispensable d’identifier le niveau d’exigence applicable au projet de dématérialisation et de l’intégrer dès la conception.
Quels sont les enjeux de la transformation numérique pour les entreprises en 2026 et après ?
La dématérialisation s’installe progressivement dans les pratiques des entreprises, mais l’arrivée de nouvelles technologies, en particulier l’intelligence artificielle, ajoute un niveau de complexité pour les entreprises qui n’ont pas encore stabilisé leurs outils ni harmonisé leurs procédures.
Parallèlement, la mise en œuvre des portefeuilles d’identité numérique, ou encore l’obligation future de la facturation électronique, imposent aux entreprises de disposer d’outils capables de garantir la fiabilité des informations traitées. Les entreprises qui n’ont pas encore pris le tourant de la dématérialisation devront donc rapidement adapter leurs pratiques.
En tant que Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCo), Evidency accompagne les organisations dans la structuration de leurs projets de dématérialisation notamment, en proposant des mécanismes de preuve digitale pour garantir l’intégrité, l’authenticité et la valeur probante des documents. Nos équipes sont là pour répondre à vos problématiques de transformation digitale et à inscrire votre projet dans un cadre de confiance numérique pérenne.
Références
[1] https://digital-strategy.ec.europa.eu/fr/policies/desi
[2] https://www.economie.gouv.fr/actualites/transformation-numerique-des-tpepme-les-enseignements-du-barometre-2025-de-france-num
[3] https://go.cegid.com/dematerialisation-cest-le-moment
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