À l’heure de la transformation digitale, la dématérialisation s’impose comme un levier stratégique incontournable pour les entreprises. En remplaçant les supports physiques par des documents numériques, ce processus offre de nombreux avantages : gains de productivité, réduction des coûts, sécurisation des données…
Mais il soulève aussi des défis, notamment en termes d’organisation et de conduite du changement. Comment mener à bien un projet de dématérialisation ? Quels sont les facteurs clés de succès et les pièges à éviter ?
Sommaire
- S’engager dans une démarche de dématérialisation, ça veut dire quoi ?
- Pourquoi dématérialiser les documents de son entreprise ?
- Dématérialisation : ce qui dit la loi
- Les questions à se poser avant de commencer son projet de dématérialisation
- Les 5 étapes clés d’un projet de dématérialisation réussi
- Sécuriser ses documents dématérialisés, un impératif en 2025 pour éviter tous risques de fraude
- Les erreurs à éviter lors d’un projet de dématérialisation
S’engager dans une démarche de dématérialisation, ça veut dire quoi ?
La dématérialisation consiste à substituer les supports papier par leurs équivalents numériques. C’est une démarche globale qui concerne l’ensemble du cycle de vie des documents et qui impacte tous les processus documentaires de l’entreprise : création, validation, signature, diffusion, classement, archivage…
Au-delà de la simple numérisation, une démarche de dématérialisation implique de repenser ses modes de travail pour exploiter pleinement les possibilités du digital. Cela passe par la mise en place d’outils collaboratifs, de workflows électroniques, de procédures de signature électronique, d’une gestion électronique des documents (GED)… L’objectif est d’optimiser les processus, réduire les coûts et gagner en efficacité opérationnelle.
Pourquoi dématérialiser les documents de son entreprise ?
Gains en productivité et réduction des coûts
En supprimant les tâches chronophages et faiblement valorisables liées à la manipulation du papier (impression, photocopie, envoi postal, saisie manuelle, recherche de documents…), la dématérialisation permet de réallouer du temps à des activités à plus forte valeur ajoutée.
C’est aussi un vecteur d’économies substantielles : réduction de la consommation de papier, des coûts d’affranchissement, des espaces de stockage… Une étude réalisée par Cegid[1] révèle que 5 % du chiffre d’affaires des entreprises est alloué à la gestion des documents papier.
Amélioration de la gestion documentaire
La gestion de nombreux documents papiers se traduit aussi par des armoires remplies et des dossiers qui peuvent s’égarer. D’ailleurs, selon le Monde informatique[2], un collaborateur passerait une heure par jour à chercher des documents. Avec une Gestion Électronique des Documents (GED), toutes les informations sont centralisées dans un espace unique sécurisé. Les documents sont ainsi plus faciles à classer, à partager et à exploiter.
Sécurisation des échanges et conformité réglementaire
La digitalisation s’accompagne d’une exposition accrue aux risques cyber. La sécurisation de ses documents numériques et ses échanges via des dispositifs adaptés est un point clé : chiffrement, gestion des droits d’accès, traçabilité des actions, sauvegarde…
Le respect des réglementations en vigueur (RGPD notamment) impose de mettre en place des procédures pour garantir la protection des données personnelles. La non-conformité pouvant être lourdement sanctionnée, il est indispensable de prendre en compte cet enjeu dès la conception du projet de dématérialisation.
Pour approfondir le sujet, nous vous invitons à consulter notre article dédié aux enjeux de la transformation digitale des entreprises.
Dématérialisation : ce qui dit la loi
Obligations de conservation et d’archivage
En France, la loi du 13 mars 2000 reconnaît aux documents numériques la même valeur probante que le support papier, à condition de respecter certaines règles en termes d’intégrité, de traçabilité et de durabilité.
Les articles 1366 et suivants du code civil précisent les conditions à remplir pour garantir la valeur légale d’un document numérique. Parmi les critères essentiels : identification de l’émetteur et du destinataire, maintien de l’intégrité dans le temps, horodatage, archivage sécurisé…
Des normes comme la NF Z42-013 fixent les bonnes pratiques à suivre en la matière.
Il faut aussi tenir compte des durées légales de conservation qui varient selon les documents (factures, contrats, bulletins de paie). Elles peuvent aller de 5 à 50 ans.
S’assurer en amont de la conformité du système d’archivage électronique aux exigences légales du secteur constitue une nécessité absolue. En effet, c’est un prérequis indispensable pour s’assurer de l’intégrité, de la traçabilité et de la recevabilité juridique des documents numériques à long terme.
Cadre légal de la signature et du cachet électroniques
La législation européenne a établi un cadre juridique clair et harmonisé avec le règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services) qui consacre la validité de la signature électronique et définit le statut juridique des prestataires.
Une signature électronique qualifiée a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Soumise à des exigences strictes, elle doit être réalisée via un prestataire qualifié et un dispositif sécurisé de création de signature.
Le règlement eIDAS consacre également le cachet électronique, équivalent numérique du tampon de l’entreprise. Garant de l’origine et de l’intégrité d’un document, il renforce la valeur probante et la recevabilité d’un écrit numérique en cas de litige.
Normes et certifications applicables à la dématérialisation
Au-delà du cadre légal, plusieurs normes et certifications permettent d’attester de la qualité et de la sécurité d’un système de dématérialisation, notamment :
- la norme ISO 27001 sur la sécurité des systèmes d’information;
- la norme NF Z42-013 sur l’archivage électronique à valeur probatoire;
- le RGS (Référentiel Général de Sécurité) qui fixe les règles de sécurité pour les administrations;
- la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé) pour les acteurs de la e-santé.
Le choix d’un prestataire qualifié constitue un gage de fiabilité et de conformité dans la durée.
Dématérialisation des factures : obligation de la facturation électronique en 2026
La loi de finances de 2024 prévoit la généralisation progressive de la facturation électronique entre 2026 et 2027 pour les entreprises françaises. Celles-ci devront être en mesure de recevoir, d’émettre et de conserver des factures sous format électronique, selon un calendrier échelonné en fonction de leur taille.
Cette réforme majeure représente une transformation profonde des pratiques comptables et fiscales qui demande aux entreprises d’adapter leur organisation et leurs systèmes d’information pour se conformer aux nouvelles exigences légales de manière pérenne.
Les questions à se poser avant de commencer son projet de dématérialisation
Avant de se lancer dans la dématérialisation, la définition de ses contours et ses objectifs est un prérequis. Cela passe par une réflexion approfondie en amont du projet, en se posant notamment les questions suivantes :
Quels sont les processus et les documents prioritaires à dématérialiser ?
Il peut s’agir des flux les plus volumineux, les plus chronophages à traiter ou les plus sensibles en termes de sécurité ou de conformité réglementaire.
Quels bénéfices en attendre ?
Réduction des coûts, gains de productivité, amélioration de la traçabilité, meilleure expérience client… La dématérialisation peut servir des objectifs multiples qu’il convient de prioriser.
Quelles sont les contraintes à prendre en compte ?
Obligations légales, niveau de sécurité requis, volumétrie à traiter, capacité de stockage, intégration avec le SI existant… Autant de paramètres qui influent sur le dimensionnement de la solution cible.
Quel est le niveau de maturité de l’entreprise ?
Culture du papier, compétences numériques des collaborateurs, appétence au changement… La réussite du projet dépendra aussi de la capacité de l’organisation à adopter de nouveaux modes de travail. Un volet conduite du changement est souvent nécessaire.
Quelles ressources mobiliser ?
Équipe projet, budget, ressources techniques, prestations externalisées, formation… Il est important de chiffrer précisément les besoins et de s’assurer de leur adéquation avec les moyens disponibles.
Répondre à ces questions permettra d’établir un cahier des charges précis et réaliste, adapté au contexte et aux enjeux spécifiques de l’entreprise.
Les 5 étapes clés d’un projet de dématérialisation réussi
Audit des processus existants
La première étape consiste à réaliser un état des lieux des processus documentaires en place au sein de l’entreprise. Cet audit a pour but d’identifier les documents et les workflows à fort potentiel de dématérialisation ainsi que les points de blocage à traiter en priorité.
Il doit déboucher sur une cartographie détaillée des flux avec pour chaque processus des éléments chiffrés : nombre de documents, temps de traitement, nombre d’intervenants… afin de définir des priorités et un périmètre cible.
Définition des besoins et périmètre du projet
Sur la base de cet état des lieux, il s’agit ensuite de formaliser les besoins sous forme d’un cahier des charges fonctionnel et technique. Cette étape doit permettre de spécifier concrètement les fonctionnalités attendues, les contraintes à respecter, les indicateurs de performance à suivre…
Ce document de référence doit aussi préciser le planning, le budget et les ressources à mobiliser.
Choix des outils et solutions numériques
L’étape suivante consiste à sélectionner les briques technologiques les plus adaptées aux besoins identifiés. GED, outils collaboratifs, SAE, workflow, horodatage électronique, signature électronique, facture électronique, archivage probatoire… Les options sont multiples.
Pour faire le bon choix, plusieurs critères sont à considérer : périmètre fonctionnel, compatibilité avec le SI existant, niveau de sécurité et d’intégrité, certification, évolutivité, coût… L’interopérabilité et la modularité de la solution d’ensemble seront des facteurs clés pour assurer la pérennité du dispositif.
Formation des équipes et accompagnement au changement
Aussi performante soit-elle, une solution de dématérialisation n’apportera des gains qu’à condition d’être bien utilisée. La réussite du projet repose donc largement sur l’adhésion et la montée en compétences des équipes.
Un plan d’accompagnement sur-mesure doit être mis en place pour faciliter l’appropriation des nouveaux outils et des nouvelles méthodes de travail. Au programme : communication régulière sur les objectifs et les bénéfices, formations des utilisateurs, support et assistance post-déploiement…
Evaluation du projet
Une fois le projet lancé, il est essentiel de suivre son adoption et de mesurer son impact dans la durée. Des indicateurs de performance définis en amont (KPI) permettront de quantifier les progrès réalisés par rapport à la situation initiale.
Délais de traitement, taux de dématérialisation, nombre de documents échangés, coûts d’affranchissement : ce sont des données précieuses pour objectiver les gains et identifier d’éventuels points d’amélioration.
Sécuriser ses documents dématérialisés, un impératif en 2025 pour éviter tous risques de fraude
Les risques liés à la fraude documentaire
Avec la digitalisation croissante des échanges, la fraude documentaire connaît un essor inquiétant (usurpation d’identité, falsification de documents officiels, détournement de fonds, etc.)
Les entreprises sont en première ligne, avec à la clé des conséquences potentiellement désastreuses : pertes financières liées aux impayés et aux fraudes au paiement, risque de mauvaise réputation en cas de fuite de données sensibles, contentieux avec les clients ou les fournisseurs, sanctions en cas de non-conformité…
Les solutions pour sécuriser ses documents dématérialisés : le cachet électronique et la signature électronique
Pour renforcer la valeur probatoire de vos documents numériques, misez sur des solutions comme le cachet électronique qui authentifie l’origine institutionnelle d’un document tandis que la signature électronique atteste du consentement personnel d’un individu.
Apposé sur vos fichiers, le cachet électronique atteste de leur origine et de leur intégrité. Associé à un horodatage qualifié, il permet de se prémunir contre les tentatives de fraude.
La signature électronique qualifiée joue également un rôle clé en garantissant l’identité du signataire et son consentement.
Conformité avec les normes et régulations
Pour préserver l’intégrité et la valeur juridique de vos documents, vérifiez que les prestataires choisis respectent les exigences du règlement eIDAS sur l’identification électronique et les services de confiance. La qualification RGS, délivrée par l’ANSSI, confirme cette adhésion aux plus hauts standards. Avec ces garanties, vos documents dématérialisés ont une pleine valeur probatoire en cas de litige.
Les erreurs à éviter lors d’un projet de dématérialisation
- Ne pas anticiper les besoins en matière de protection et d’intégrité des documents
- Négliger la formation des équipes
- Choisir des outils inadaptés aux processus internes
Conclusion
La dématérialisation est un puissant levier de performance et de compétitivité pour les entreprises. Pour une transformation digitale réussie, il est essentiel de conduire le changement étape par étape, en impliquant les équipes et en sélectionnant des solutions fiables et sécurisées.
Avec une démarche structurée et des outils adaptés, vous pourrez ainsi tirer pleinement parti des bénéfices de la dématérialisation : gains de productivité, maîtrise des coûts, sécurité renforcée et conformité réglementaire.
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[1] Cegid, Infographie : Les 8 chiffres clés de la dématérialisation des factures, Mai 2020, Mis à jour Octobre 2024 : https://www.cegid.com/fr/blog/infographie-chiffres-cles-dematerialisation-factures/
[2] BAYLE Céline, Dématérialisation : 7 chiffres pour tout savoir, Le Monde informatique : https://www.lemondeinformatique.fr/publi_info/lire-dematerialisation-7-chiffres-pour-tout-savoir-671.html
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