Cosa deve sapere sull’archiviazione elettronica
- L’archiviazione elettronica protegge i documenti digitali garantendone l’integrità, la disponibilità e la leggibilità.
- Le soluzioni principali sono EDM, EAS e casseforti digitali, personalizzate per soddisfare le esigenze di gestione e conformità.
- Il SAE (Système d’Archivage Electronique – Sistema di Archiviazione Elettronica) gestisce l’intero ciclo di vita degli archivi e fornisce un forte valore probatorio.
- L’archiviazione elettronica qualificata offre ulteriori garanzie con il riconoscimento legale europeo.
- Gli standard principali(NF Z42-013, ISO 14641-1, CEN/TS 18170) forniscono un quadro di riferimento per le buone prassi nel proteggere i documenti e renderli probanti.
- Le aziende beneficiano di risparmi di tempo, riduzione dei costi, efficienza operativa e maggiore fiducia nei loro archivi.
Che cos’è l’archiviazione elettronica: definizione e funzionamento
Archiviazione elettronica: definizione
L’archiviazione elettronica aziendale prevede la conservazione dei documenti digitali nel tempo, garantendo tre promesse essenziali:
- Integrità: il documento deve rimanere autentico e inalterato.
- Periodo di conservazione: il documento deve rimanere utilizzabile per un periodo legale o contrattuale definito.
- Disponibilità delle informazioni: il documento deve essere accessibile alle persone autorizzate, in modo rapido e sicuro.
L’archiviazione elettronica è quindi molto più della gestione dei documenti: è un processo strategico che assicura il valore legale dei documenti e protegge il patrimonio informativo dell’azienda.
EDM, SAE, cassaforte digitale: quali sono le soluzioni per le aziende?
Gestione elettronica dei documenti (EDM)
L ‘EDM (Electronic Document Management) consente di centralizzare, organizzare e ricercare i documenti in modo efficiente all’interno di un’azienda. Risponde principalmente a esigenze operative, come la semplificazione della gestione delle informazioni e il miglioramento della collaborazione tra i reparti. Queste soluzioni facilitano la gestione dell’intero ciclo di vita del documento, dalla creazione alla convalida, alla pubblicazione e all’archiviazione, tenendo traccia delle diverse versioni. Alcuni EDM includono anche funzioni avanzate per automatizzare l’archiviazione temporanea o l’eliminazione programmata dei file. Tuttavia, un EDM non è progettato per garantire l’archiviazione a lungo termine di documenti con un elevato valore probatorio.
Il SAE (Sistema di Archiviazione Elettronica)
Il Sistema di Archiviazione Elettronica (EAS) garantisce l’integrità, l’autenticità e la tracciabilità degli archivi digitali. Si tratta quindi di una soluzione di riferimento per le aziende che desiderano proteggere il proprio patrimonio documentale a lungo termine, rispettando al contempo gli obblighi normativi. Oltre a queste garanzie, l’EAS risponde anche a due sfide importanti: la reversibilità, che assicura alle aziende la possibilità di cambiare fornitore di servizi e di trasferire l’intero archivio documentale senza perdere informazioni o infrangere la conformità, e la leggibilità a lungo termine, che garantisce che i documenti archiviati rimangano consultabili e utilizzabili anche a distanza di decenni, grazie a meccanismi di conversione e migrazione adeguati.
Archiviazione elettronica qualificata
Un quadro giuridico ora stabilizzato da eIDAS 2 e dalla sua legge di attuazione.
L’archiviazione elettronica qualificata corrisponde, nel quadro eIDAS, al più alto livello di servizio fiduciario applicabile alla conservazione probatoria di documenti e dati digitali. Dall’adozione di eIDAS 2 (Regolamento (UE) 2024/1183), l'”archiviazione elettronica” è stata formalmente riconosciuta come un servizio fiduciario (qualificato o meno), con un effetto legale previsto: quando è gestita da un fornitore di servizi qualificato, il documento archiviato beneficia di una presunzione di integrità e di origine durante il periodo di conservazione (che sposta la discussione probatoria alla parte in causa).
Per rendere operativo questo nuovo regime, la Commissione ha adottato il Regolamento di esecuzione (UE) 2025/2532 il 16 dicembre 2025, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale il 17 dicembre 2025[1]. Questo testo stabilisce l’elenco delle norme e delle specifiche di riferimento applicabili ai servizi di archiviazione elettronica qualificati; è entrato in vigore venti giorni dopo la sua pubblicazione (cioè all’inizio di gennaio 2026).
CEN/TS 18170:2025 come base tecnica e di conformità
All’interno di questo quadro, il CEN/TS 18170:2025[2] è il riferimento tecnico centrale: descrive i requisiti funzionali, organizzativi e di sicurezza che ci si aspetta da un servizio di archiviazione elettronica (ricezione, archiviazione, recupero, cancellazione), ponendo l’accento su durata, leggibilità, tracciabilità e capacità di produrre elementi di conferma standardizzati al momento del recupero. Serve come base di conformità per i fornitori di servizi che cercano di qualificarsi e consente alle organizzazioni utenti di definire i propri requisiti contrattuali e i controlli (auditability, interoperabilità, governance dell’archiviazione). (competences.afnor.org)
Per le aziende, l’archiviazione elettronica qualificata è un’opzione strutturante quando si tratta di proteggere i documenti con implicazioni normative o di contenzioso (contratti, file HR, documenti finanziari, prove di supporto), in particolare in un contesto transfrontaliero: la qualifica eIDAS è finalizzata al riconoscimento in tutta l’UE, e il quadro tecnico armonizzato riduce le differenze di interpretazione tra gli Stati membri nella valutazione delle prove.
La cassaforte digitale (CFN)
La cassaforte digitale è una soluzione più accessibile, spesso rivolta a privati o PMI. Consente di archiviare in modo sicuro i documenti sensibili (buste paga, contratti, estratti conto). A seconda del livello di servizio scelto, può soddisfare alcuni requisiti normativi, ma è generalmente limitata in termini di funzioni di gestione avanzate, come la classificazione automatica, la distruzione sicura o la gestione avanzata dei diritti di accesso.
Tipi di archiviazione per durata
Archiviazione finale
L’archiviazione permanente riguarda i documenti che devono essere conservati a lungo termine, talvolta in modo permanente, per soddisfare gli obblighi legali, fiscali o normativi, ma anche per preservare la memoria storica e il patrimonio dell’azienda. Si tratta di mettere in atto processi rigorosi per garantire che questi documenti rimangano intatti, leggibili e disponibili per la consultazione per tutto il periodo di conservazione, assicurandone la tracciabilità e la sicurezza contro qualsiasi modifica o perdita.
Archiviazione attiva
L’archiviazione attiva si applica ai documenti che continuano ad essere consultati o utilizzati regolarmente dai reparti operativi dell’azienda. Non si limita all’archiviazione sicura, ma include anche funzioni che consentono un accesso rapido, controllato e tracciabile, in modo che gli utenti possano sfruttare le informazioni in modo efficace, rispettando le regole di sicurezza e riservatezza. Questo tipo di archiviazione garantisce la disponibilità immediata di documenti essenziali per la gestione quotidiana dell’organizzazione.
Archiviazione ibrida
L’archiviazione ibrida combina documenti cartacei e digitali, offrendo alle organizzazioni in fase di trasformazione digitale una continuità nella gestione dei loro archivi. Questo approccio consente di proteggere e organizzare le informazioni provenienti da fonti diverse, applicando al contempo regole coerenti per la classificazione, la conservazione e la distruzione, e facilitando l’accesso alle informazioni indipendentemente dal supporto. L’archiviazione ibrida è quindi un passo strategico per le aziende che desiderano migrare gradualmente verso un ambiente totalmente digitale, senza perdere il valore dei loro archivi fisici.
Standard e regolamenti
L’archiviazione elettronica qualificata si basa su standard e linee guida rigorosi, che definiscono il quadro tecnico e organizzativo:
| Standard / Riferimento | Tipo | Anno | Contenuto / Obiettivo e osservazioni |
| EIDAS V2 | Regolamento europeo | 2023-2025 | Introduce il concetto di archiviazione elettronica qualificata come servizio di fiducia e definisce il quadro giuridico per la sua attuazione a livello europeo. |
| CEN/TS 18170 | Standard europeo | 18 aprile 2025 | Quadro tecnico e organizzativo dettagliato per i CSP, derivato da eIDAS V2. |
| NF Z42-013 | Standard francese | 2009 | Descrive i requisiti tecnici e organizzativi per l’archiviazione digitale. È diventato uno standard internazionale ISO 14641 nel 2012. |
| NF 461 | Certificazione AFNOR | – | Certificazione del Sistema di Archiviazione Elettronica basata su NF Z42-013, che certifica che un EAS è conforme ai requisiti francesi. |
| GA Z42-013 | Guida all’applicazione | 2010 | Metodi di riferimento per garantire l’integrità dei documenti elettronici. Il suo equivalente internazionale è ISO 14641-1. |
| ISO 14641 | Standard internazionale | 2012 | Trasposizione internazionale della norma NF Z42-013, che definisce i requisiti tecnici e organizzativi per l’archiviazione elettronica. |
Questi standard consentono alle aziende di garantire che i loro documenti conservino un valore probatorio legalmente riconosciuto.
Le sfide dell’archiviazione
Conformità
La conformità agli standard e alle normative è essenziale per evitare rischi legali, in particolare in caso di audit fiscali o previdenziali o di controversie.
Sicurezza e gestione del rischio
L‘archiviazione elettronica protegge dalla perdita, dalla falsificazione o dalla cancellazione accidentale dei documenti. Rafforza la sicurezza informatica e la governance dei dati sensibili.
Accesso rapido
Oltre alla sicurezza, l’archiviazione elettronica fornisce un accesso immediato e sicuro ai documenti, accelerando i processi interni e migliorando la reattività dei team.
Vantaggi aziendali dell’archiviazione elettronica
Per le aziende, l’adozione di un sistema di archiviazione elettronica offre una serie di vantaggi:
- Ricerca documentaria per risparmiare tempo
- Riduzione dello spazio di archiviazione fisico
- Accesso remoto sicuro
- Conformità legale e normativa
- Ridurre i costi di gestione della carta
- Aumento dell’efficienza operativa
- Fiducia degli utenti e dei partner grazie al valore probatorio garantito dei documenti.
Sfide e limiti dell’archiviazione elettronica
Sebbene l’archiviazione elettronica offra molti vantaggi, la sua implementazione e il suo funzionamento presentano una serie di sfide che le aziende devono anticipare.
Sviluppi tecnologici e obsolescenza
Le tecnologie si evolvono rapidamente e i sistemi di archiviazione devono essere regolarmente aggiornati per rimanere compatibili con nuovi formati di file, software e infrastrutture. L’obsolescenza dei supporti di archiviazione o dei formati digitali è un rischio reale: senza un piano di migrazione e manutenzione, i documenti possono diventare illeggibili o inaccessibili a lungo termine.
Gestione dei dati sensibili e conformità
I documenti archiviati possono contenere informazioni personali, finanziarie o mediche. Il loro trattamento richiede una stretta osservanza delle normative vigenti (RGPD, HDS, legislazione specifica del settore), nonché l’implementazione di procedure di crittografia, controllo degli accessi e tracciabilità per garantire la riservatezza e la protezione dei dati sensibili.
Adattarsi ai cambiamenti normativi
Gli obblighi legali e gli standard nel campo dell’archiviazione cambiano regolarmente. Le aziende devono quindi tenere d’occhio i cambiamenti normativi, adattare le loro politiche interne e assicurarsi che i loro sistemi di archiviazione rimangano conformi per evitare sanzioni o controversie.
Sicurezza informatica e protezione dalle minacce informatiche
L’archiviazione elettronica espone le aziende a rischi informatici come attacchi informatici, furto di dati e accesso non autorizzato. La sicurezza deve essere considerata a diversi livelli: autenticazione forte, crittografia dei dati, registri di accesso, back-up regolari e piani di continuità aziendale in caso di incidente.
Complessità organizzativa e cambiamento delle pratiche interne
L’implementazione di un sistema di archiviazione efficace richiede la formazione dei team, la definizione di processi chiari per il ciclo di vita dei documenti e il coordinamento di diversi reparti. Senza il coinvolgimento degli utenti e una governance adeguata, l’archiviazione elettronica può rimanere sottoutilizzata o mal applicata, riducendo il suo valore probatorio e la sua efficienza operativa.
Come scegliere un archiviatore di terze parti
La scelta di un fornitore di servizi per l’archiviazione elettronica è un passo strategico, in quanto determina la sicurezza, la conformità e la longevità dei documenti digitali di un’azienda. Non si tratta solo di scegliere un fornitore tecnico, ma un partner in grado di soddisfare i requisiti normativi, garantire il valore probatorio dei documenti e supportare l’azienda nella gestione del suo patrimonio informativo.
Hosting sicuro e conforme
È essenziale assicurarsi che l’archivista terzo offra un hosting sicuro, conforme agli standard locali ed europei e adeguato al livello di sensibilità dei dati archiviati. L’hosting deve includere solide misure di sicurezza fisica e informatica, come la crittografia dei dati, server ridondanti e piani di continuità aziendale, per evitare qualsiasi perdita o compromissione delle informazioni.
Tecnologie indipendenti e a prova di futuro
Si consigliano soluzioni tecnologiche proprietarie. Questa indipendenzaevita i problemi associati alla portabilità dei dati e alla dipendenza da un fornitore, garantendo al contempo la sopravvivenza a lungo termine dei documenti, in conformità agli obblighi legali e alla buona prassi di archiviazione elettronica.
Criteri del profilo aziendale
La scelta del fornitore di servizi deve anche tenere conto delle caratteristiche specifiche dell’azienda, come le sue dimensioni, il suo settore di attività (bancario, assicurativo, sanitario, industriale, ecc.) e i suoi particolari requisiti normativi (eIDAS, HDS, RGPD, ecc.). Questi fattori influenzano il tipo di soluzione da implementare, il livello di sicurezza richiesto e le funzionalità necessarie per automatizzare il ciclo di vita dei documenti e garantire che i documenti siano classificati, archiviati e distrutti in conformità agli standard applicabili.
Conclusione
Oggi l’archiviazione elettronica è una leva fondamentale per la trasformazione digitale e la governance dei documenti. Oltre alla semplice conservazione dei documenti, è centrale per le sfide della conformità normativa, della sicurezza dei dati e dell’efficienza operativa.
Sebbene l’archiviazione elettronica qualificata rappresenti il massimo livello di sicurezza e valore probatorio, non tutte le aziende hanno necessariamente bisogno di questo livello di requisiti. Le soluzioni di archiviazione elettronica non qualificata, se basate su tecnologie conformi alle best practice e agli standard attuali, possono già garantire la longevità, l’integrità e la tracciabilità dei documenti in un contesto affidabile e controllato.
Pertanto, la scelta di una soluzione di archiviazione deve basarsi innanzitutto su un’analisi delle esigenze aziendali, normative e operative di ciascuna organizzazione, al fine di adottare il livello di servizio più adatto alle sue sfide di conformità e di performance.
Fonti
[1] https://eur-lex.europa.eu/eli/reg_impl/2025/2532/oj
[2] https://competences.afnor.org/actualites/la-norme-europeenne-cents-18170-en-details
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