Come può dematerializzare con successo i documenti della sua azienda?

Punti chiave da ricordare sulla dematerializzazione:

• La dematerializzazione dei documenti va ben oltre la semplice scansione della carta e copre l’intero ciclo di vita del documento: creazione, validazione, firma, conservazione e archiviazione a lungo termine.
• La definizione di obiettivi chiari e di un ambito preciso è essenziale per dare priorità ai documenti, ai processi e ai requisiti di conformità.
• I quadri normativi come il regolamento eIDAS e gli standard ISO 15489-1 e BS 10008 garantiscono la validità legale, l’integrità e il valore probatorio dei documenti.
• La sicurezza è fondamentale per proteggere i documenti da frodi, alterazioni e perdite di dati durante tutto il loro ciclo di vita.
• La gestione del cambiamento, la formazione dei dipendenti e il monitoraggio degli indicatori di performance (KPI) sono fattori chiave di successo per un’adozione sostenibile.
• L’utilizzo di soluzioni di prova digitale affidabili (marcatura temporale, timbri elettronici, archiviazione elettronica) garantisce l’autenticità e l’affidabilità a lungo termine dei documenti.

Cosa significa impegnarsi in un approccio senza carta?

La dematerializzazione comporta la sostituzione dei documenti cartacei con i loro equivalenti digitali. Si tratta di un approccio globale che riguarda l’intero ciclo di vita del documento e ha un impatto su tutti i processi documentali dell’azienda: creazione, validazione, firma, distribuzione, archiviazione, ecc.

Andando oltre la semplice digitalizzazione, un approccio paperless significa ripensare il modo di lavorare per sfruttare appieno le possibilità offerte dalla tecnologia digitale. Ciò implica l’implementazione di strumenti di collaborazione, flussi di lavoro elettronici, procedure di firma elettronica, gestione elettronica dei documenti (EDM), ecc.

Perché dematerializzare i documenti della sua azienda?

Aumento della produttività e riduzione dei costi

Eliminando le attività dispendiose e a basso valore associate alla gestione della carta (stampa, fotocopiatura, affrancatura, inserimento manuale dei dati, ricerca dei documenti, eccetera), i processi paperless le consentono di riassegnare il tempo ad attività a più alto valore aggiunto.

È anche un vettore di risparmio sostanziale: riduzione del consumo di carta, dei costi postali, dello spazio di archiviazione, ecc. Uno studio condotto da Cegid[1] rivela che il 5% del fatturato aziendale è destinato alla gestione dei documenti cartacei.

Migliorare la gestione dei documenti

Gestire un gran numero di documenti cartacei significa anche avere armadietti pieni e file che possono andare persi. Infatti, secondo Le Monde informatique[2], un dipendente passa un’ora al giorno a cercare i documenti. Con la gestione elettronica dei documenti (EDM), tutte le informazioni vengono centralizzate in un unico spazio sicuro. Questo rende i documenti più facili da archiviare, condividere e utilizzare.

Scambi sicuri e conformità normativa

La digitalizzazione comporta una maggiore esposizione ai rischi informatici. Proteggere i documenti e gli scambi digitali utilizzando sistemi adeguati è un punto chiave: crittografia, gestione dei diritti di accesso, tracciabilità delle azioni, back-up, ecc.

La conformità alle normative vigenti (in particolare il RGPD) implica l’adozione di procedure per garantire la protezione dei dati personali. La mancata conformità può comportare sanzioni severe, quindi è fondamentale tenere conto di questo aspetto fin dalla fase di progettazione del suo progetto di dematerializzazione.

Per saperne di più, legga il nostro articolo sulle sfide della trasformazione digitale per le aziende.

Dematerializzazione: cosa dice la legge

Obblighi di conservazione e archiviazione

In Francia, la legge del 13 marzo 2000 riconosce che i documenti digitali hanno lo stesso valore probatorio dei documenti cartacei, a condizione che rispettino determinate regole in termini di integrità, tracciabilità e durata.

Gli articoli 1366 e seguenti del Codice Civile francese specificano le condizioni che devono essere soddisfatte per garantire il valore legale di un documento digitale. I criteri essenziali includono l’identificazione del mittente e del destinatario, il mantenimento dell’integrità nel tempo, la marcatura temporale, l’archiviazione sicura, ecc.

Gli standard come l’NF Z42-013 definiscono le migliori pratiche da seguire in questo settore.

Deve anche prendere in considerazione i periodi di conservazione legale, che variano a seconda dei documenti (fatture, contratti, buste paga). Possono variare da 5 a 50 anni.

È assolutamente necessario garantire a monte che il sistema di archiviazione elettronica sia conforme ai requisiti legali del settore. Si tratta di un prerequisito essenziale per garantire l’integrità, la tracciabilità e l’ammissibilità legale dei documenti digitali a lungo termine.

Quadro giuridico per le firme e i timbri elettronici

La legislazione europea ha stabilito un quadro giuridico chiaro e armonizzato con il regolamento eIDAS (electronic Identification, Authentication and trust Services), che sancisce la validità delle firme elettroniche e definisce lo status giuridico dei fornitori di servizi.

Una firma elettronica qualificata ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Soggetta a requisiti rigorosi, deve essere creata da un fornitore di servizi qualificato che utilizza un sistema di creazione di firma sicuro.

Il regolamento eIDAS sancisce anche il sigillo elettronico, l’equivalente digitale del timbro aziendale. Come garanzia dell’origine e dell’integrità di un documento, rafforza il valore probatorio e l’ammissibilità di un documento digitale in caso di controversia.

Standard e certificazioni applicabili alla dematerializzazione

Oltre al quadro giuridico, una serie di standard e certificazioni attestano la qualità e la sicurezza di un sistema di dematerializzazione, tra cui :

• lo standard ISO 27001 sulla sicurezza dei sistemi informativi;
• lo standard NF Z42-013 sull’archiviazione elettronica con valore probatorio;
• il RGS (Référentiel Général de Sécurité), che stabilisce le regole di sicurezza per le amministrazioni pubbliche;
• Certificazione HDS (Health Data Hosting) per gli operatori dell’e-health.

Scegliere un fornitore di servizi qualificato è una garanzia di affidabilità e conformità a lungo termine.

Fatturazione elettronica: obbligatoria entro il 2026

La Legge Finanziaria 2024 prevede l’introduzione graduale della fatturazione elettronica tra il 2026 e il 2027 per le aziende francesi. Dovranno essere in grado di ricevere, emettere e archiviare le fatture in formato elettronico, secondo un calendario scaglionato in base alle loro dimensioni.

Questa importante riforma rappresenta una profonda trasformazione delle pratiche contabili e fiscali , che richiede alle aziende di adattare la loro organizzazione e i loro sistemi informativi per conformarsi ai nuovi requisiti legali a lungo termine.

Domande da porsi prima di iniziare il suo progetto di dematerializzazione

Prima di intraprendere la dematerializzazione, è essenziale definirne la portata e gli obiettivi. Ciò richiede un’attenta riflessione a monte del progetto, ponendosi in particolare le seguenti domande:

Quali sono i processi e i documenti prioritari da dematerializzare?

Questi possono essere i flussi più voluminosi, i più lunghi da elaborare o i più sensibili in termini di sicurezza o di conformità normativa.

Quali vantaggi può aspettarsi?

Riduzione dei costi, aumento della produttività, miglioramento della tracciabilità, migliore esperienza del cliente… La dematerializzazione può servire a molteplici obiettivi che devono essere prioritari.

Quali vincoli devono essere presi in considerazione?

Gli obblighi legali, il livello di sicurezza richiesto, il volume di dati da elaborare, la capacità di archiviazione, l’integrazione con l’IS esistente… Tutti questi parametri influenzano il dimensionamento della soluzione target.

Qual è il livello di maturità dell’azienda?

Il successo del progetto dipenderà anche dalla capacità dell’organizzazione di adottare nuove modalità di lavoro. Spesso è necessaria una componente di gestione del cambiamento.

Quali risorse possono essere mobilitate?

Team di progetto, budget, risorse tecniche, servizi in outsourcing, formazione… È importante definire con precisione i requisiti e assicurarsi che corrispondano alle risorse disponibili.

Rispondere a queste domande ci permetterà di elaborare specifiche precise e realistiche, adattate al contesto e alle sfide specifiche dell’azienda.

Le 5 fasi chiave di un progetto di dematerializzazione di successo

Audit dei processi esistenti

Il primo passo consiste nell’effettuare un inventario dei processi documentali in atto all’interno dell’azienda. L’obiettivo di questo audit è identificare i documenti e i flussi di lavoro con il maggior potenziale di dematerializzazione , nonché i colli di bottiglia che devono essere affrontati in via prioritaria.

Dovrebbe risultare una mappatura dettagliata dei flussi, con cifre per ogni processo: numero di documenti, tempo di elaborazione, numero di persone coinvolte, eccetera, al fine di definire le priorità e l’ambito di riferimento.

Definizione dei requisiti e dell’ambito del progetto

Sulla base di questo inventario, il passo successivo consiste nel formalizzare i requisiti sotto forma di specifiche funzionali e tecniche. In questa fase, occorre specificare concretamente le funzionalità attese, i vincoli da rispettare, gli indicatori di prestazione da monitorare, ecc.

Questo documento di riferimento deve anche specificare il calendario, il budget e le risorse da mobilitare.

Scelta di strumenti e soluzioni digitali

Il passo successivo consiste nel selezionare i blocchi tecnologici più adatti alle esigenze identificate. EDM, strumenti collaborativi, SAE, flusso di lavoro, marcatura temporale elettronica, firma elettronica, fatturazione elettronica, archiviazione probatoria… Ci sono molte opzioni.

Per fare la scelta giusta, occorre considerare una serie di criteri: ambito funzionale, compatibilità con l’IS esistente, livello di sicurezza e integrità, certificazione, scalabilità, costo, ecc. L’interoperabilità e la modularità della soluzione complessiva saranno fattori chiave per garantire il futuro a lungo termine del sistema.

Formare i team e sostenere il cambiamento

Per quanto efficace possa essere, una soluzione di dematerializzazione porterà benefici solo se sarà utilizzata correttamente. Il successo del progetto dipende quindi in larga misura dall’impegno e dalle competenze dei team coinvolti.

Per facilitare l’adozione dei nuovi strumenti e metodi di lavoro, deve essere messo in atto un piano di supporto su misura. Il programma comprende una comunicazione regolare sugli obiettivi e i vantaggi, la formazione degli utenti, il supporto e l’assistenza post-impiego, ecc.

Valutazione del progetto

Una volta lanciato il progetto, è fondamentale monitorarne l’adozione e misurarne l’impatto nel tempo. Gli indicatori di performance (KPI) definiti in precedenza consentiranno di quantificare i progressi compiuti rispetto alla situazione iniziale.

Tempi di elaborazione, tassi di dematerializzazione, numero di documenti scambiati, costi di spedizione: sono tutti dati preziosi per oggettivare i guadagni e individuare le possibili aree di miglioramento.

Proteggere i documenti dematerializzati: un imperativo nel 2025 per evitare tutti i rischi di frode

I rischi della frode documentale

Con la crescente digitalizzazione degli scambi, le frodi documentali stanno vivendo un boom preoccupante (furto d’identità, falsificazione di documenti ufficiali, appropriazione indebita, ecc.)

Le aziende sono in prima linea, con conseguenze potenzialmente disastrose: perdite finanziarie dovute a mancati pagamenti e frodi nei pagamenti, rischio di danni alla reputazione in caso di fuga di dati sensibili, controversie con clienti o fornitori, sanzioni per mancata conformità, ecc.

Soluzioni per la sicurezza dei documenti elettronici: il sigillo elettronico e la firma elettronica

Per rafforzare il valore probatorio dei suoi documenti digitali, si affidi a soluzioni come il sigillo elettronico, che autentica l’origine istituzionale di un documento, mentre la firma elettronica attesta il consenso personale di un individuo.

Applicato ai suoi file, il sigillo elettronico ne certifica l’origine e l’integrità. In combinazione con un timbro temporale qualificato, fornisce una protezione contro i tentativi di frode.

La firma elettronica qualificata svolge anche un ruolo chiave nel garantire l’identità e il consenso del firmatario.

Conformità agli standard e alle normative

Per preservare l’integrità e il valore legale dei suoi documenti, verifichi che i fornitori di servizi che sceglie siano conformi ai requisiti del regolamento eIDAS sull’identificazione elettronica e i servizi fiduciari. La qualifica RGS, rilasciata dall’ANSSI, conferma questa adesione agli standard più elevati. Con queste garanzie, i suoi documenti dematerializzati hanno pieno valore probatorio in caso di controversia.

Errori da evitare in un progetto di dematerializzazione

• Non anticipa i requisiti di protezione e integrità dei documenti
• Trascurare la formazione del team
• Scegliere strumenti non adatti ai processi interni.

Conclusione

La dematerializzazione è una leva potente per le prestazioni aziendali e la competitività. Per una trasformazione digitale di successo, è essenziale gestire il cambiamento passo dopo passo, coinvolgendo i team e selezionando soluzioni affidabili e sicure.

Con un approccio strutturato e gli strumenti giusti, può sfruttare appieno i vantaggi della dematerializzazione: aumento della produttività, controllo dei costi, maggiore sicurezza e conformità normativa.

È pronto a fare il grande passo? Contatti subito Evidency per costruire il suo progetto di dematerializzazione personalizzato.

[1] Cegid, Infografia: 8 cifre chiave per la fatturazione senza carta, maggio 2020, aggiornato a ottobre 2024: https://www.cegid.com/fr/blog/infographie-chiffres-cles-dematerialisation-factures/

[2] BAYLE Céline, Dématérialisation : 7 chiffres pour tout savoir, Le Monde informatique: https://www.lemondeinformatique.fr/publi_info/lire-dematerialisation-7-chiffres-pour-tout-savoir-671.html