¿Cómo puede desmaterializar con éxito los documentos de su empresa?

Puntos clave a recordar sobre la desmaterialización :

• La desmaterialización de los documentos va mucho más allá de la simple digitalización del papel y abarca todo el ciclo de vida del documento: creación, validación, firma, almacenamiento y archivo a largo plazo.
• Definir unos objetivos claros y un alcance preciso es esencial para priorizar los documentos, los procesos y los requisitos de conformidad.
• Marcos normativos como el reglamento eIDAS y las normas ISO 15489-1 y BS 10008 garantizan la validez jurídica, la integridad y el valor probatorio de los documentos.
• La seguridad es fundamental para proteger los documentos contra el fraude, la alteración y la pérdida de datos durante todo su ciclo de vida.
• La gestión del cambio, la formación de los empleados y el seguimiento de los indicadores de rendimiento (KPI) son factores clave del éxito para una adopción sostenible.
• El uso de soluciones de pruebas digitales de confianza (sellado de tiempo, sellos electrónicos, archivado electrónico) garantiza la autenticidad y la fiabilidad a largo plazo de los documentos.

¿Qué significa comprometerse con un enfoque sin papel?

La desmaterialización consiste en sustituir los documentos en papel por sus equivalentes digitales. Se trata de un enfoque global que afecta a todo el ciclo de vida de los documentos y repercute en todos los procesos documentales de la empresa: creación, validación, firma, distribución, archivo, etc.

Más allá de la simple digitalización, un enfoque sin papel significa replantearse la forma de trabajar para aprovechar al máximo las posibilidades que ofrece la tecnología digital. Esto implica implantar herramientas de colaboración, flujos de trabajo electrónicos, procedimientos de firma electrónica, gestión electrónica de documentos (GED), etc. El objetivo esoptimizar los procesos, reducir los costes y mejorar la eficacia operativa.

¿Por qué desmaterializar los documentos de su empresa?

Aumento de la productividad y reducción de costes

Al eliminar las tareas lentas y de escaso valor asociadas a la manipulación del papel (impresión, fotocopiado, franqueo, introducción manual de datos, búsqueda de documentos, etc.), los procesos sin papel le permiten reasignar tiempo a actividades de mayor valor añadido.

También es un vector de ahorro sustancial: reducción del consumo de papel, de los gastos de envío, del espacio de almacenamiento, etc. Un estudio realizado por Cegid[1] revela que el 5% de la facturación de las empresas se destina a la gestión de documentos en papel.

Mejorar la gestión de documentos

Gestionar un gran número de documentos en papel también implica archivadores llenos y expedientes que pueden perderse. De hecho, según Le Monde informatique[2], un empleado pasa una hora al día buscando documentos. Con la gestión electrónica de documentos (GED), toda la información se centraliza en un único espacio seguro. Esto hace que los documentos sean más fáciles de archivar, compartir y utilizar.

Intercambios seguros y cumplimiento de la normativa

La digitalización conlleva una mayor exposición a los riesgos cibernéticos. Asegurar los documentos e intercambios digitales mediante sistemas adecuados es un punto clave: encriptación, gestión de derechos de acceso, trazabilidad de las acciones, copias de seguridad, etc.

El cumplimiento de la normativa vigente (en particular, el RGPD) obliga a establecer procedimientos que garanticen la protección de los datos personales. El incumplimiento puede acarrear sanciones severas, por lo que es vital tener en cuenta esta cuestión desde la fase de diseño de su proyecto de desmaterialización.

Para saber más, lea nuestro artículo sobre los retos de la transformación digital para las empresas.

Desmaterialización: lo que dice la ley

Obligaciones de conservación y archivo

En Francia, la ley del 13 de marzo de 2000 reconoce a los documentos digitales el mismo valor probatorio que los documentos en papel, siempre que cumplan ciertas normas en materia de integridad, trazabilidad y durabilidad.

Los artículos 1366 y siguientes del Código Civil francés especifican las condiciones que deben cumplirse para garantizar el valor jurídico de un documento digital. Los criterios esenciales incluyen la identificación del remitente y del destinatario, el mantenimiento de la integridad a lo largo del tiempo, el sellado de tiempo, el archivado seguro, etc.

Normas como la NF Z42-013 establecen las mejores prácticas que deben seguirse en este ámbito.

También debe tener en cuenta los periodos legales de conservación, que varían en función de los documentos (facturas, contratos, nóminas). Pueden oscilar entre 5 y 50 años.

Es absolutamente esencial garantizar de antemano que el sistema de archivo electrónico cumple los requisitos legales del sector. Es un requisito previo esencial para garantizar la integridad, la trazabilidad y la admisibilidad legal de los documentos digitales a largo plazo.

Marco jurídico de las firmas y sellos electrónicos

La legislación europea ha establecido un marco jurídico claro y armonizado con el reglamento eIDAS (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza), que consagra la validez de las firmas electrónicas y define el estatuto jurídico de los proveedores de servicios.

Una firma electrónica cualificada tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita. Sujeta a requisitos estrictos, debe ser creada por un proveedor de servicios cualificado que utilice un sistema seguro de creación de firmas.

El reglamento eIDAS también consagra el sello electrónico, el equivalente digital del sello de empresa. Como garantía del origen y la integridad de un documento, refuerza el valor probatorio y la admisibilidad de un documento digital en caso de litigio.

Normas y certificaciones aplicables a la desmaterialización

Además del marco jurídico, una serie de normas y certificaciones dan fe de la calidad y la seguridad de un sistema de desmaterialización, entre ellas :

• la norma ISO 27001 sobre seguridad de los sistemas de información;
• la norma NF Z42-013 sobre el archivo electrónico con valor probatorio;
• el RGS (Référentiel Général de Sécurité), que establece las normas de seguridad para las administraciones públicas;
• Certificación HDS (Health Data Hosting) para los actores de la sanidad electrónica.

Elegir un proveedor de servicios cualificado es una garantía de fiabilidad y cumplimiento a largo plazo.

Facturación electrónica: obligatoria en 2026

La Ley de Finanzas de 2024 prevé la implantación progresiva de la facturación electrónica entre 2026 y 2027 para las empresas francesas. Tendrán que ser capaces de recibir, emitir y almacenar facturas en formato electrónico, según un calendario escalonado en función de su tamaño.

Esta importante reforma representa una profunda transformación de las prácticas contables y fiscales , que exige que las empresas adapten su organización y sus sistemas de información para cumplir con los nuevos requisitos legales a largo plazo.

Preguntas que debe hacerse antes de iniciar su proyecto de desmaterialización

Antes de embarcarse en la desmaterialización, es esencial definir su alcance y sus objetivos. Para ello es necesario reflexionar detenidamente antes del proyecto, planteándose en particular las siguientes preguntas:

¿Cuáles son los procesos y documentos prioritarios que deben desmaterializarse?

Estos pueden ser los flujos más voluminosos, los más lentos de procesar o los más sensibles en términos de seguridad o de cumplimiento de la normativa.

¿Qué beneficios puede esperar?

Reducción de costes, aumento de la productividad, mejora de la trazabilidad, mejora de la experiencia del cliente… La desmaterialización puede servir para múltiples objetivos que deben priorizarse.

¿Qué limitaciones hay que tener en cuenta?

Las obligaciones legales, el nivel de seguridad requerido, el volumen de datos a procesar, la capacidad de almacenamiento, la integración con el SI existente… Todos estos parámetros influyen en el dimensionamiento de la solución objetivo.

¿Cuál es el nivel de madurez de la empresa?

El éxito del proyecto dependerá también de la capacidad de la organización para adoptar nuevas formas de trabajo. A menudo es necesario un componente de gestión del cambio.

¿Qué recursos pueden movilizarse?

Equipo del proyecto, presupuesto, recursos técnicos, servicios subcontratados, formación… Es importante cifrar con precisión los requisitos y asegurarse de que se ajustan a los recursos disponibles.

Responder a estas preguntas nos permitirá elaborar un pliego de condiciones preciso y realista, adaptado al contexto y a los retos específicos de la empresa.

Las 5 etapas clave del éxito de un proyecto de desmaterialización

Auditoría de los procesos existentes

El primer paso consiste en realizar un inventario de los procesos documentales existentes en la empresa. El objetivo de esta auditoría es identificar los documentos y flujos de trabajo con mayor potencial de desmaterialización , así como los cuellos de botella que deben abordarse de forma prioritaria.

Debe dar lugar a un mapeo detallado de los flujos, con cifras para cada proceso: número de documentos, tiempo de procesamiento, número de personas implicadas, etc., con el fin de definir prioridades y un alcance objetivo.

Definición de los requisitos y del alcance del proyecto

A partir de este inventario, el siguiente paso es formalizar los requisitos en forma de especificaciones funcionales y técnicas. En esta fase deben especificarse de forma concreta las funcionalidades esperadas, las limitaciones que deben cumplirse, los indicadores de rendimiento que deben controlarse, etc.

Este documento de referencia también debe especificar el calendario, el presupuesto y los recursos que deben movilizarse.

Elección de herramientas y soluciones digitales

El siguiente paso consiste en seleccionar los componentes tecnológicos que mejor se adapten a las necesidades identificadas. EDM, herramientas de colaboración, SAE, flujo de trabajo, sellado electrónico de tiempo, firma electrónica, facturación electrónica, archivo probatorio… Hay muchas opciones.

Para hacer la elección correcta, hay que tener en cuenta una serie de criterios: alcance funcional, compatibilidad con el SI existente, nivel de seguridad e integridad, certificación, escalabilidad, coste, etc. La interoperabilidad y la modularidad de la solución global serán factores clave para garantizar el futuro del sistema a largo plazo.

Formar a los equipos y apoyar el cambio

Por muy eficaz que sea, una solución de desmaterialización sólo aportará beneficios si se utiliza correctamente. Por tanto, el éxito del proyecto depende en gran medida del compromiso y las competencias de los equipos implicados.

Hay que poner en marcha un plan de apoyo a medida para facilitar la adopción de las nuevas herramientas y métodos de trabajo. En el orden del día: comunicación periódica sobre los objetivos y las ventajas, formación de los usuarios, apoyo y asistencia tras la implantación, etc.

Evaluación del proyecto

Una vez lanzado el proyecto, es esencial supervisar su adopción y medir su impacto a lo largo del tiempo. Unos indicadores de rendimiento (KPI) definidos de antemano permitirán cuantificar los progresos realizados en relación con la situación inicial.

Tiempos de procesamiento, tasas de desmaterialización, número de documentos intercambiados, gastos de envío: todos ellos son datos valiosos para objetivar las ganancias e identificar posibles áreas de mejora.

Asegurar los documentos desmaterializados: un imperativo en 2025 para evitar todos los riesgos de fraude

Los riesgos del fraude documental

Con la creciente digitalización de los intercambios, el fraude documental experimenta un auge preocupante (usurpación de identidad, falsificación de documentos oficiales, malversación, etc.).

Las empresas están en primera línea, con consecuencias potencialmente desastrosas: pérdidas financieras por impago y fraude en los pagos, riesgo de dañar su reputación si se filtran datos sensibles, disputas con clientes o proveedores, sanciones por incumplimiento, etc.

Soluciones para proteger los documentos electrónicos: el sello electrónico y la firma electrónica

Para reforzar el valor probatorio de sus documentos digitales, apóyese en soluciones como el sello electrónico, que autentifica el origen institucional de un documento, mientras que la firma electrónica da fe del consentimiento personal de un individuo.

Adherido a sus archivos, el sello electrónico certifica su origen e integridad. Combinado con una marca de tiempo cualificada, proporciona protección contra los intentos de fraude.

La firma electrónica reconocida también desempeña un papel clave a la hora de garantizar la identidad y el consentimiento del firmante.

Cumplimiento de normas y reglamentos

Para preservar la integridad y el valor legal de sus documentos, compruebe que los proveedores de servicios que elija cumplen los requisitos del reglamento eIDAS sobre identificación electrónica y servicios de confianza. La calificación RGS, expedida por la ANSSI, confirma esta adhesión a las normas más exigentes. Con estas garantías, sus documentos desmaterializados tienen pleno valor probatorio en caso de litigio.

Errores a evitar en un proyecto de desmaterialización

• No prever los requisitos de protección e integridad de los documentos
• Descuidar la formación del equipo
• Elección de herramientas inadaptadas a los procesos internos

Conclusión

La desmaterialización es una poderosa palanca para el rendimiento y la competitividad de las empresas. Para que la transformación digital tenga éxito, es esencial gestionar el cambio paso a paso, implicando a los equipos y seleccionando soluciones fiables y seguras.

Con un enfoque estructurado y las herramientas adecuadas, podrá aprovechar al máximo las ventajas de la desmaterialización: aumento de la productividad, control de costes, mayor seguridad y cumplimiento de la normativa.

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[1] Cegid, Infografía: 8 cifras clave para la facturación sin papel, mayo de 2020, actualizada en octubre de 2024: https://www.cegid.com/fr/blog/infographie-chiffres-cles-dematerialisation-factures/

[2] BAYLE Céline, Dématérialisation : 7 chiffres pour tout savoir, Le Monde informatique: https://www.lemondeinformatique.fr/publi_info/lire-dematerialisation-7-chiffres-pour-tout-savoir-671.html