eIDAS V2 lanza un servicio de confianza muy esperado: el archivo electrónico

Puntos clave que debe recordar

• El archivo electrónico es un pilar esencial de la prueba digital, pero hasta ahora ha adolecido de una falta de definición jurídica clara, fuente de inseguridad jurídica.
• El reglamento eIDAS V2 introduce por primera vez un servicio de archivo electrónico de confianza reconocido e interoperable a nivel europeo.
• El archivo electrónico cualificado garantiza la permanencia, legibilidad, integridad, confidencialidad y prueba de origen de los documentos durante todo su periodo de conservación.
• Los documentos archivados en un departamento cualificado se benefician de una presunción de integridad y origen, lo que aumenta enormemente su valor probatorio ante los tribunales.
• eIDAS V2 armoniza las prácticas de archivo en Europa y representa un gran paso adelante para la seguridad jurídica de las empresas y grupos transfronterizos.

El archivo electrónico y el derecho probatorio

Un servicio de archivo electrónico debe ofrecer las mismas garantías para los documentos electrónicos que las que ofrece un servicio de archivo físico para los documentos en papel. Para los abogados, la más importante esevitar el deterioro del contenido de los documentos, lo que, en el mundo digital, corresponde a la garantía de integridad a lo largo de todo su ciclo de vida. Este requisito fundamental está consagrado en el Código Civil francés (art. 1366), que establece que «Un documento electrónico tiene el mismo valor probatorio que un documento en papel, siempre que la persona de la que emane pueda ser debidamente identificada y que se elabore y conserve en condiciones que garanticen su integridad «.

Más allá de la garantía de integridad, la fiabilidad de un servicio de archivo electrónico depende de numerosas condiciones técnicas y organizativas. Éstas son objeto de un consenso internacional relativamente homogéneo y representan un «estado de la técnica» materializado por una multitud de normas y estándares técnicos reconocidos a nivel de un país o de una región del mundo. Pero desde un punto de vista jurídico, los métodos para el almacenamiento fiable de documentos en el ámbito privado sólo se abordan en contadas ocasiones en las legislaciones nacionales. Es el caso, en particular, de Francia, donde actualmenteno existe ninguna definición jurídica del archivado electrónico.

Definición de un servicio de archivo electrónico de confianza

La primera versión del reglamento eIDAS, publicada el 23 de julio de 2014, sentó las bases de los primeros servicios de confianza europeos. Éstos han tenido distintos grados de éxito, siendo los más reconocidos hasta la fecha las firmas electrónicas, los sellos electrónicos y los sellos de tiempo. El archivo electrónico no se mencionaba en el eIDAS V1.

El texto definitivo del reglamento eIDAS V2 fue publicado por la Comisión Europea el 20 de mayo de 2024. Se esperaba con impaciencia por la parte dedicada a laidentidad digital y, en particular, al futuro «monedero» europeo, y es casi fácil olvidar que también consagra el nuevo servicio de confianza del archivo electrónico. Este nuevo servicio representa un doble reto para el derecho francés.

En primer lugar, a falta de una definición legal, no estaba claro el valor jurídico de un sistema de archivo electrónico. Es cierto que un cierto número de normas AFNOR son referencias muy reconocidas en Francia, en particular la norma AFNOR NF Z 42 013 (asociada a la certificación NF 461) o la norma AFNOR NF Z 42 026 para la digitalización. Pero, ¿significa esto que un sistema de archivo electrónico no es fiable porque no cumple una de estas normas? Evidentemente no, pero a falta de una referencia jurídica, es difícil para un abogado defender un sistema de archivo que no esté vinculado a estas referencias conocidas.

En segundo lugar, la referencia de conformidad de un servicio de archivo electrónico varía de un país a otro, incluso dentro de Europa. La norma AFNOR Z 42 013 también se beneficia de una denominación ISO europea (14641-1), pero dista mucho de ser la única referencia en la cultura técnica y de seguridad de nuestros vecinos en materia de archivo electrónico. Esta dispersión es una fuente de dificultades para los grupos establecidos en varios países europeos cuando implantan un servicio de archivo centralizado para todos sus establecimientos nacionales, ya que les resulta difícil establecer sistemas que garanticen una buena eficacia judicial en todos los países afectados.

Así pues, aunque pueda transcurrir algún tiempo entre la publicación del eIDAS V2 y la disponibilidad real de servicios de archivo cualificados, la introducción de este nuevo servicio en la legislación europea ya supone un paso adelante para la seguridad jurídica y judicial de las pruebas digitales.

Presentación del servicio de archivo electrónico eiDAS V2

Definiciones jurídicas de servicio de archivo electrónico y servicio cualificado de archivo electrónico

El Reglamento eIDAS V2 introduce dos nuevas definiciones en la legislación francesa: archivoelectrónico yarchivo electrónico cualificado.

El archivado electrónico se refiere a un servicio que asegura la recepción, el almacenamiento, la recuperación y la eliminación de datos o documentos electrónicos de forma que se garantice su durabilidad y legibilidad, y se preserve su integridad, confidencialidad y prueba de origen, durante todo su periodo de conservación[1].

Cuando esté cualificado, el servicio de archivo electrónico deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Ser proporcionado por un proveedor de servicios de confianza cualificado ;
• Utilizar procedimientos y tecnologías que garanticen que los datos electrónicos sean duraderos y legibles más allá de su fecha de caducidad tecnológica y al menos durante su periodo de conservación legal o contractual, preservando al mismo tiempo su integridad y la exactitud de su origen;
• Garantizar que los datos electrónicos se almacenan de forma que queden protegidos frente a pérdidas o alteraciones, sin perjuicio de los cambios derivados de la transferencia de soportes o formatos electrónicos;
• Garantizar que las partes autorizadas reciban automáticamente un informe que confirme que los datos electrónicos extraídos de un archivo electrónico cualificado tienen una presunción de integridad desde el momento en que se introducen en el archivo hasta el momento en que se retiran. Este informe debe facilitarse de forma fiable y eficaz y llevar la firma o el sello electrónico cualificado del proveedor de servicios de archivo electrónico cualificado.

El archivo electrónico se incluye ahora en la lista de servicios de confianza definidos por el Reglamento eIDAS y, siguiendo la misma lógica que los demás servicios cualificados del Reglamento eIDAS:

• Un servicio de archivo cualificado en un Estado miembro es reconocido como tal en todos los Estados miembros (interoperabilidad de los servicios cualificados);
• Un documento electrónico almacenado en un servicio de archivo cualificado se beneficia de la presunción de su integridad y origen durante todo su periodo de almacenamiento.

Por último, el Reglamento especifica que las disposiciones de la legislación nacional relativas a los archivos públicos o nacionales de los Estados miembros no se verán afectadas por el nuevo servicio fiduciario, que podrá seguir funcionando de acuerdo con las disposiciones existentes a nivel local.

Documentos admisibles: documento electrónico nativo – copia fidedigna de un documento en papel escaneado

El reglamento eIDAS V2 estipula que tanto los documentos electrónicos nativos como los documentos en papel digitalizados pueden beneficiarse del servicio de archivo electrónico. Por lo tanto, tan pronto como un documento digitalizado se coloque en un sistema de archivo cualificado, es razonable suponer que se beneficiará del presunción de integridad establecida por el Art. 1379 del Código Civil y su decreto de aplicación . Incluso podríamos soñar con que el legislador francés sustituya la referencia al decreto de 2016, que en gran medida ha quedado en papel mojado, por una referencia al servicio de archivo cualificado en el Reglamento eIDAS.

Migración de soportes y formatos

Si un documento debe conservarse durante mucho tiempo, es posible que el soporte en el que se almacena, o su formato, queden obsoletos. El Reglamento eIDAS V2 prevé expresamente laposibilidad de migrar de soporte o de formato, a condición, por supuesto, deevitar cualquier pérdida o alteración, es decir, de preservar la integridad informativa del documento.

Documentos garantizados por una firma o sello electrónico cualificado

En el caso de los documentos que hayan sido objeto de una firma o sello electrónico cualificado, el servicio de archivo debe ofrecer medios paraprolongar su fiabilidad durante todo el periodo de conservación [2].

Normas

El servicio de archivo cualificado deberá beneficiarse de una norma de referencia que explique y desarrolle las especificaciones funcionales muy generales establecidas por el Reglamento eIDAS V2. La Comisión dispone de 12 meses a partir de la publicación del reglamento para elaborar una lista de normas de referencia, mediante actos de ejecución. A continuación, corresponderá a cada autoridad nacional de control (en Francia, la ANSSI) certificar que un servicio de archivo electrónico cumple estas normas para que pueda reclamar el estatus de cualificado. Francia estará bien situada con sus normas AFNOR/ISO. Sin embargo, dado que existen otras referencias, es difícil predecir qué saldrá de las negociaciones que tendrán lugar en los grupos de trabajo ad hoc, aunque es de esperar que se llegue rápidamente a un acuerdo para que el tan esperado servicio de archivo electrónico cualificado pueda implantarse sin demora.

[1] Art3, punto 47 eIDASv2

[2] Art.33 eIDAS V2