Garantice una pista de auditoría fiable
mediante el sellado de tiempo cualificado
En un entorno regulatorio cada vez más exigente (AI Act, RGPD, NIS2, MiFID II/MiFIR, DORA, MiCA, Data Act…), las organizaciones deben poder demostrar la trazabilidad, la autenticidad y, sobre todo, la integridad de sus datos de carácter crítico.
Una pista de auditoría fiable es el conjunto de pruebas que permite reconstruir cada operación vinculada a un documento, un dato o un proceso. Garantiza que cada etapa pueda verificarse y que exista coherencia entre las distintas operaciones, constituyendo así una base de confianza indispensable para cumplir las obligaciones regulatorias.
El sellado de tiempo cualificado, tal como se define en el Reglamento eIDAS, permite responder a estas exigencias. Al registrar, mediante API, la huella digital (hash) de cada evento o dato estratégico, las organizaciones obtienen una prueba jurídicamente admisible: la fecha y la hora gozan de una presunción legal de exactitud, y la integridad del contenido queda garantizada.
Sellado de tiempo cualificado,
un doble beneficio
Ventaja jurídica
El sellado de tiempo cualificado eIDAS proporciona una prueba jurídicamente admisible en inspecciones, auditorías o procedimientos judiciales. En virtud del Reglamento eIDAS, se beneficia de una presunción de fiabilidad, trasladando la carga de la prueba a quien impugne su validez.
Ventaja operativa
El sellado de tiempo cualificado contribuye a agilizar los procesos de verificación y reduce la exposición a sanciones cuando el cumplimiento normativo puede acreditarse.
Volúmenes crecientes
de datos que deben trazarse y acreditarse
La solución de sellado de tiempo cualificado de Evidency se integra mediante API, a gran escala, en los sistemas de información de la organización para mantener una pista de auditoría fiable en todos los flujos de datos críticos:
- ERP / Finanzas: pedidos, facturas, cierres contables, asientos contables.
- Trading / MiFID: órdenes, ejecuciones, cancelaciones, registros de comunicaciones de voz o mensajería instantánea.
- IA y datos: versiones de conjuntos de datos, modelos, artefactos, registros de inferencia.
- Seguridad / Incidentes (NIS2 / DORA): registros SIEM, cronologías de incidentes, notificaciones de alertas.
- I+D / Industria: especificaciones, informes de ensayo, validaciones, PLM/MES, cuadernos de laboratorio.
- Jurídico / Contratos: consentimientos, acuerdos de confidencialidad (NDA), modificaciones contractuales, prueba de notificación.
- Criptoactivos / MiCA: registros operativos, transacciones e informes de cumplimiento.
En función del tamaño y del sector de actividad de la organización, estos flujos pueden representar varios millones, e incluso decenas de millones, de eventos al año.
El sellado de tiempo cualificado automatiza la generación de pruebas jurídicamente admisibles, garantizando una trazabilidad completa, oponible y conforme con la normativa europea.
Visión general de los requisitos regulatorios
para la prueba digital
¿Cómo funciona el sellado de tiempo Evidency?
Paso 1
Identificación de las necesidades específicas de la organización.
Paso 2
Conexión entre el sistema de Evidency y el sistema del cliente mediante una API REST.
Paso 3
El sistema del cliente calcula el hash de los datos y envía dicha huella para su sellado de tiempo.
Paso 4
Evidency aplica el sellado de tiempo cualificado a la huella única (hash) y devuelve al cliente el token de sellado de tiempo.
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FAQ
Pista de auditoría fiable
¿Cuál es la finalidad de una pista de auditoría fiable?
Una pista de auditoría fiable permite reconstruir de forma coherente el origen, el tratamiento y el destino de un documento o de un flujo de datos. Garantiza que las operaciones queden registradas de manera completa, cronológica y protegida frente a cualquier alteración, lo que resulta necesario para cumplir las obligaciones de cumplimiento normativo, especialmente en materia de facturación electrónica o durante una inspección tributaria. Al asegurar la prueba digital, reduce el riesgo de litigios y facilita tanto las auditorías internas como las externas.
¿Cómo debe documentarse una pista de auditoría fiable?
La documentación de una pista de auditoría fiable se basa en el registro sistemático de los eventos clave: la creación, modificación, validación y transmisión de los documentos. Esta documentación debe estar sellada con un sello de tiempo, asociada a actores claramente identificados y conservarse en condiciones que garanticen su integridad. La combinación de mecanismos técnicos (como el sellado de tiempo y la firma electrónica) con procedimientos internos formalizados permite establecer una pista de auditoría estructurada, verificable y conforme con los requisitos regulatorios.
¿Quién está sujeto a la exigencia de disponer de una pista de auditoría fiable?
Esta exigencia afecta a cualquier organización que gestione documentos o flujos de datos sujetos a obligaciones de trazabilidad o de cumplimiento normativo.
En particular, comprende:
- organizaciones sujetas a obligaciones de facturación electrónica;
- entidades que operan en sectores regulados;
- empresas sometidas a requisitos estrictos de conservación documental o de control interno.
Una pista de auditoría fiable constituye un mecanismo eficaz de gestión del riesgo para aquellas organizaciones que deben demostrar la coherencia, la trazabilidad y la transparencia de sus procesos documentales.