Garantisci una pista di audit affidabile
grazie alla marca temporale elettronica qualificata
In un quadro normativo sempre più rigoroso (AI Act, GDPR, NIS2, MiFID II/MiFIR, DORA, MiCA, Data Act…), le imprese devono essere in grado di dimostrare la tracciabilità, l’autenticità e, soprattutto, l’integrità dei propri dati critici.
Una pista di audit affidabile consiste nell’insieme delle prove che consentono di ricostruire ogni operazione relativa a un documento, a un dato o a un processo. Essa garantisce che ogni fase sia verificabile e coerente, costituendo così una base di fiducia indispensabile per adempiere agli obblighi normativi.
La marca temporale elettronica qualificata, come definita dal regolamento eIDAS, consente di soddisfare tali requisiti. Registrando, tramite API, l’impronta (hash) di ogni evento o dato strategico, l’impresa dispone di una prova opponibile: la data e l’ora beneficiano della presunzione legale di esattezza e l’integrità del contenuto è garantita.
La marca temporale qualificata,
un duplice vantaggio per le organizzazioni
Vantaggio giuridico
La marca temporale qualificata eIDAS consente di fornire una prova con valore probatorio in occasione di un controllo, di un audit o di un contenzioso. Il regolamento eIDAS le attribuisce infatti una presunzione di affidabilità, trasferendo l’onere della prova a chi ne contesta la validità.
Vantaggio operativo
La marca temporale qualificata consente di accelerare i processi di verifica e di ridurre l’esposizione alle sanzioni quando la conformità può essere dimostrata.
I volumi di dati da tracciare e dimostrare aumentano
considerevolmente con la digitalizzazione
La soluzione di marca temporale qualificata di Evidency si integra su larga scala, tramite API, nei vostri sistemi aziendali per garantire una pista di audit affidabile sull’insieme dei flussi critici:
ERP / Finanza: ordini, fatture, chiusure contabili, registrazioni contabili
Trading / MiFID: ordini, esecuzioni, annullamenti, registrazioni vocali o di messaggistica istantanea
Intelligenza artificiale e dati: versioni dei dataset, modelli, artefatti, registri di inferenza
Sicurezza / Incidenti (NIS2 / DORA): log SIEM, cronologie degli incidenti, notifiche di allerta
Ricerca e sviluppo / Industria: specifiche, rapporti di prova, ricette, PLM/MES, quaderni di laboratorio
Legale / Contratti: consensi, NDA, atti integrativi, prove di notifica
Cripto-attività / MiCA: registri operativi, transazioni, rapporti di conformità
A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e del settore di attività, tali flussi possono rappresentare diversi milioni, o persino decine di milioni, di eventi ogni anno. La marca temporale qualificata consente di automatizzarne la prova, assicurando una tracciabilità completa, opponibile e conforme alla normativa europea.
Tabella riepilogativa
dei requisiti normativi in materia di prova digitale
Come funziona
la marca temporale qualificata di Evidency?
Fase 1
Definizione dell'esigenza specifica insieme all'impresa.
Fase 2
Collegamento del sistema Evidency con il sistema del cliente tramite un'API REST.
Fase 3
Il sistema del cliente esegue l'hash del dato e trasmette l'impronta (hash) da sottoporre a marcatura temporale.
Fase 4
Evidency applica la marca temporale qualificata all'hash univoco e restituisce al cliente il token di marcatura temporale.
Contatta il nostro team di esperti legali per maggiori informazioni sui requisiti normativi applicabili al tuo settore.
FAQ
Pista di audit affidabile
A cosa serve una pista di audit affidabile?
Una pista di audit affidabile consente di ricostruire in modo coerente l’origine, il trattamento e la destinazione di un documento o di un flusso di dati. Garantisce che le operazioni siano state registrate in modo completo, cronologico e integro, requisito indispensabile per adempiere agli obblighi di conformità, in particolare in materia di fatturazione elettronica e di controlli fiscali. Mettendo in sicurezza le prove digitali, riduce il rischio di contestazioni e agevola lo svolgimento degli audit interni ed esterni.
Come predisporre una pista di audit affidabile?
La predisposizione di una pista di audit affidabile si fonda sulla documentazione sistematica degli eventi chiave: creazione, modifica, validazione e trasmissione dei documenti. Tale documentazione deve essere corredata da una marca temporale certificata, associata a identificativi degli operatori chiaramente definiti e conservata in condizioni tali da garantirne l’integrità. La combinazione di meccanismi tecnici (marca temporale, firme elettroniche) e di procedure interne formalizzate consente di strutturare una pista di audit conforme e verificabile.
Chi è interessato dalla pista di audit affidabile?
Qualsiasi organizzazione che gestisca documenti o flussi soggetti a requisiti di tracciabilità o di conformità è interessata dall’adozione di una pista di audit affidabile. Rientrano in tale ambito, in particolare, le imprese soggette all’obbligo di fatturazione elettronica, gli operatori dei settori regolamentati e le organizzazioni tenute a rispettare obblighi di conservazione o rigorosi sistemi di controllo interno.
Una pista di audit affidabile rappresenta uno strumento di governo del rischio per le organizzazioni che intendono dimostrare la coerenza e la trasparenza dei propri processi documentali.