Punti chiave da ricordare sul CLM
- Il Contract Lifecycle Management (CLM) consente di organizzare e gestire in modo efficiente il ciclo di vita dei contratti, dalla redazione all’archiviazione.
- Gli strumenti CLM migliorano la governance contrattuale grazie alla centralizzazione dei documenti, dei flussi di lavoro e delle scadenze.
- La tracciabilità fornita da un CLM è principalmente di natura operativa e non garantisce sempre un valore probatorio opponibile in caso di controversia.
- I registri e i documenti storici interni di un CLM possono essere contestati qualora non siano protetti contro l’alterazione e non siano giuridicamente qualificati.
- La marcatura temporale qualificata e il timbro elettronico completano il CLM, rafforzando la tracciabilità giuridica e la prova degli eventi contrattuali chiave.
Che cos’è la gestione del ciclo di vita dei contratti?
Il “contract lifecycle management” indica l’insieme dei processi e degli strumenti che consentono la gestione del ciclo di vita dei contratti, dalla loro elaborazione fino alla loro archiviazione. Si inserisce in un approccio strutturato alla gestione contrattuale, volto a organizzare i flussi, le responsabilità e i documenti associati a ciascuna fase chiave del ciclo di vita del contratto.
Uno strumento CLM interviene generalmente a diversi livelli:
- a livello organizzativo, definendo i percorsi di approvazione e le responsabilità;
- documentazione, grazie alla centralizzazione dei contratti e alla gestione delle versioni;
- collaborativo, facilitando gli scambi tra giuristi, direzioni operative e reparto finanziario.
I CLM integrano meccanismi di tracciabilità quali registri delle azioni, metadati o cronologie delle modifiche. Tali elementi costituiscono una tracciabilità utile per la gestione dei contratti. La loro portata giuridica deve tuttavia essere valutata in base al contesto in cui vengono prodotti e utilizzati.
Le 5 fasi principali del ciclo di vita contrattuale in un sistema di gestione dei contratti (CLM)
Tradizionalmente, il ciclo di vita contrattuale gestito nell’ambito di un sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti (Contract Lifecycle Management) è strutturato in cinque fasi principali. Tale organizzazione consente di monitorare un contratto in modo continuativo, dalla sua creazione fino alla sua chiusura, conservando traccia delle decisioni e degli eventi successivi.
- Redazione e negoziazione del contratto: questa fase comprende la stesura del documento contrattuale, gli scambi tra le parti e la gestione delle successive versioni. Si tratta di un processo per sua natura iterativo, in quanto il contenuto del contratto può evolversi nel corso delle discussioni fino al raggiungimento di un testo ritenuto accettabile da tutte le parti.
- Convalida interna: una volta concordato il testo, il contratto viene sottoposto ai percorsi di convalida definiti dall’organizzazione (direzione legale, dipartimenti operativi, finanza). Tale fase può anche essere iterativa qualora vengano richieste modifiche e le approvazioni non vengano concesse nella versione attuale, il che comporta la produzione di nuove versioni del documento prima della sua conclusione.
- Firma ed entrata in vigore: una volta approvato, il contratto viene firmato dalle parti. Il CLM conserva la versione definitiva del documento, nonché le informazioni relative alla sua data di entrata in vigore.
- Esecuzione del contratto e modifiche: questa fase comprende il monitoraggio degli obblighi contrattuali, la gestione delle clausole aggiuntive e le eventuali modifiche che dovessero verificarsi nel corso dell’esecuzione.
- Cessazione del contratto e archiviazione: il contratto giunge a scadenza, viene risolto o rinnovato. I documenti vengono quindi archiviati e il fascicolo contrattuale viene chiuso.
Ciascuna di queste fasi genera eventi datati che, a seconda delle circostanze, possono diventare oggetto di analisi o di discussione giuridica in caso di controversia, audit o verifica.
I vantaggi del CLM per i giuristi e i responsabili della gestione dei contratti
Il CLM consente agli uffici legali di disporre di tutti i contratti in un unico spazio, accessibile ai team tramite un unico punto di accesso. Questa organizzazione facilita la gestione coordinata delle versioni e limita i rischi legati alla dispersione dei file o all’utilizzo di documenti non aggiornati. L’utilizzo di un CLM si traduce quindi in un aumento dell’efficienza nella gestione quotidiana dei fascicoli contrattuali.
A questo proposito, uno studio pubblicato da WorldCC (precedentemente IACCM) indica che l’utilizzo di strumenti di gestione del ciclo di vita dei contratti (Contract Lifecycle Management ) può consentire di ridurre dal 30 al 50% il tempo dedicato alla gestione dei contratti, in particolare grazie alla standardizzazione e all’automazione dei processi contrattuali. (fonte: https://www.worldcc.com/Resources/Research/Contracting-Excellence)
Il CLM facilita inoltre il monitoraggio delle scadenze contrattuali. I giuristi e i responsabili dei contratti dispongono di una visione d’insieme delle date chiave, accompagnata da avvisi, il che consente di anticipare i rinnovi, le rinegoziazioni o le scadenze contrattuali e di garantire il rispetto degli obblighi contrattuali nel lungo periodo.
Organizzando le informazioni e le scadenze, il CLM contribuisce in tal modo a una migliore governance contrattuale.
Sebbene un CLM migliori notevolmente la governance contrattuale, rimane una questione: la tracciabilità che esso garantisce è sufficiente, di per sé, a costituire una prova inconfutabile in caso di controversia?
Tracciabilità contrattuale e prove: aspetti da tenere in considerazione e contributi mirati dei servizi di fiducia
Tale miglioramento della governance contrattuale induce a riflettere sul valore probatorio delle tracce e dei registri generati da un CLM, in particolare quando tali elementi potrebbero essere contestati.
Prestare attenzione al valore probatorio dei CLM
I registri delle azioni e gli storici generati da un CLM costituiscono elementi di tracciabilità interna. In caso di contestazione, la loro validità dipende tuttavia dalle condizioni in cui tali informazioni sono state prodotte, conservate e protette da qualsiasi alterazione. La questione dell’integrità dei dati e della loro opponibilità nei confronti di terzi assume quindi un’importanza centrale, in particolare in contesti caratterizzati da un elevato rischio giuridico.
Marca temporale qualificata e quadro normativo eIDAS: un rafforzamento mirato della tracciabilità contrattuale
I registri delle azioni e gli storici applicativi si basano nella maggior parte dei casi su timbri temporali generati dagli stessi sistemi, la cui portata dipende dal contesto tecnico e giuridico in cui vengono utilizzati.
In tale contesto, il ricorso a un timbro temporale qualificato ai sensi del regolamento eIDAS consente di fornire garanzie giuridiche riconosciute in materia di data certa e integrità. Apposto su documenti o su eventi chiave del ciclo contrattuale, mira a rafforzarne l’opponibilità quando è richiesto un livello più elevato di certezza giuridica.
Tali meccanismi non sostituiscono un CLM. Si inseriscono in una logica di complementarità, intervenendo in modo mirato quando la tracciabilità derivante dai sistemi interni deve essere garantita a fronte di un rischio di contestazione, in particolare in caso di contenzioso, audit o controllo normativo.
Conclusione
La gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) è diventata uno standard nella gestione dei contratti aziendali, rispondendo alle sfide organizzative degli uffici legali. Consente loro di gestire in modo più efficace gli impegni contrattuali e di controllarne il ciclo di vita.
La prova degli eventi contrattuali rientra tuttavia in un altro ambito. La questione non consiste nel contrapporre il CLM ai meccanismi probatori, bensì nell’individuare quando e perché la loro integrazione sia pertinente, al fine di garantire la tracciabilità dei contratti e la prova degli impegni contrattuali laddove le questioni giuridiche lo richiedano.
Evidency è un fornitore di servizi di fiducia qualificato ai sensi dell’eIDAS dall’ANSSI. Le sue soluzioni di marcatura temporale qualificata e di timbro elettronico si adattano alle esigenze operative dei propri clienti e garantiscono la tracciabilità, l’integrità, l’autenticità e l’ammissibilità dei loro dati nel tempo.
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