I punti chiave da ricordare in merito all’onere della prova
- La prova elettronica ha lo stesso valore di un documento cartaceo (articoli 1365 e 1366 del Codice civile).
- L'onere della prova spetta al ricorrente (colui che espone i fatti), ma può essere invertito grazie a servizi qualificati eIDAS (firma elettronica, marcatura temporale, archiviazione).
- La validità delle prove digitali può essere dimostrata grazie alla marcatura temporale qualificata, al timbro elettronico e all’archiviazione sicura.
Definizione di onere della prova
Storicamente, l’onere della prova era un concetto giuridico che indicava l’obbligo di una parte di dimostrare i fatti da essa addotti al fine di difendere la propria causa in sede giudiziaria. Con l’avvento dei documenti digitali, tale nozione è stata estesa alle prove elettroniche. Pertanto, l’onere della prova consente di dimostrare l’integrità di un documento elettronico in caso di controversia.
Diversi tipi di documenti possono fungere da prova dinanzi a un giudice: e-mail, contratti, documenti in formato digitale, file firmati elettronicamente, messaggi istantanei… A condizione che la loro validità sia dimostrata mediante una procedura riconosciuta. Le prove elettroniche possono quindi essere utilizzate in numerose situazioni contenzioso, come ad esempio:
- Contratti: per dimostrare l’esistenza di un accordo tramite e-mail, SMS o firma elettronica, oppure per contestare modifiche apportate al contratto.
- Risorse umane: al fine di giustificare orari di lavoro o ore di straordinario non retribuite.
- Frode: per verificare i registri bancari o le e-mail che dimostrino un'appropriazione indebita di fondi o, ancora, fatture falsificate.
- Acquisti: per dimostrare una consegna non conforme o un mancato pagamento.
- Conformità: per verificare la tracciabilità dei prodotti.
Cosa prevede la legge in materia di prove elettroniche?
La legge riconosce pienamente la validità della prova elettronica, purché essa rispetti le condizioni specificate negli articoli 1365 e 1366 del Codice civile. L’articolo 1365 del Codice civile (1) precisa infatti che un documento scritto può essere redatto su qualsiasi tipo di supporto, compreso quello digitale, purché sia leggibile. Un contratto firmato elettronicamente o una fattura in formato elettronico hanno quindi lo stesso valore probatorio di un documento cartaceo.
L’articolo 1366 del Codice civile integra a sua volta il precedente. Esso precisa che un documento elettronico ha lo stesso valore probatorio di un documento cartaceo se soddisfa le seguenti due condizioni:
- L'autore del documento deve essere chiaramente identificato,
- Il documento deve essere redatto e conservato in modo tale da garantirne l'integrità.
È quindi del tutto possibile fare riferimento a documenti digitali (contratti in formato elettronico, e-mail, fatture firmate digitalmente…) in caso di controversia. Tali documenti devono tuttavia essere redatti e archiviati in modo da garantirne l’integrità.
A chi spetta l'onere della prova?
L'onere della prova spetta a chi sostiene un fatto (frode, inadempienza…). Spetta infatti a chi “accusa” fornire le prove a sostegno della propria richiesta. E tali prove devono avere un valore probatorio sufficiente per essere ammesse in sede giudiziaria. La controversia può quindi riguardare l’autore o l’origine di un documento. La situazione contenziosa può inoltre riguardare l’integrità del documento (è stato modificato?), ma anche la sua cronologia (quando è stato creato o inviato?). Allo stesso modo, possono essere richieste prove relative al processo di conservazione di un documento digitale (interruzione della catena di custodia, accessi, registri) al fine di verificare che non sia stato alterato.
Inversione dell'onere della prova
Sebbene l’onere della prova spetti generalmente al ricorrente, in alcuni casi i tribunali possono applicare l’inversione dell’onere della prova. In tal caso, non spetta più al ricorrente, bensì alla controparte, dimostrare l’inesattezza dei fatti addotti.
Se un’azienda utilizza un servizio di firma elettronica, di marcatura temporale o di archiviazione che non sia ufficialmente riconosciuto, spetterà a essa dimostrare l’affidabilità di tale servizio in caso di controversia. Ad esempio, se un cliente contesta la validità di un contratto firmato elettronicamente (senza avvalersi di un servizio di sicurezza riconosciuto), non spetterà a lui (il ricorrente), bensì all’azienda fornire prove tecniche a dimostrazione del fatto che la firma non sia stata falsificata e che il processo sia sicuro.
Se invece l’azienda si avvale di un servizio qualificato (riconosciuto, in particolare, dal regolamento europeo eIDAS), la presunzione di affidabilità si inverte. Pertanto, qualora un fornitore contesti un ordine di acquisto firmato con una firma eIDAS (3). In tal caso, spetterà a lui (il ricorrente) dimostrare che il documento è stato alterato o che il servizio non è affidabile. L’azienda, dal canto suo, non dovrà giustificare la validità del processo. La normativa ritiene infatti che il servizio sia sicuro, per impostazione predefinita.
Come garantire la validità delle prove digitali?
La validità delle prove digitali non si dichiara semplicemente, ma va dimostrata mediante meccanismi riconosciuti che ne garantiscano l’integrità e la tracciabilità. A tal fine, è possibile ricorrere, in particolare, a servizi di marcatura temporale qualificata, di firma elettronica e di archiviazione elettronica conformi alle norme vigenti.
Marcatura temporale qualificata
Il timbro temporale qualificato costituisce una prova legale della data e dell’ora di un documento (contratto, fattura…) o di un’azione (modifica dei dati su un documento, invio di un’e-mail…). Tale marcatura temporale è certificata da un soggetto terzo di fiducia riconosciuto, come ad esempio Evidency, fornitore qualificato ai sensi del regolamento eIDAS.
Firma e timbro elettronico
La firma elettronica consente di certificare l’identità del firmatario quando si tratta di una persona fisica. La giurisprudenza recente ha tuttavia respinto le firme elettroniche qualificate. Si raccomanda pertanto di rafforzarne il valore probatorio applicando anche un timbro temporale qualificato a tali firme elettroniche.
La firma elettronica, dal canto suo, certifica l’identità di una persona giuridica (azienda o ente pubblico). Garantisce inoltre che il contenuto del documento non sia stato modificato dal momento della sua emissione. Tale meccanismo probatorio è riconosciuto in caso di verifica, frode o contenzioso.
Archiviazione elettronica
L’archiviazione elettronica ha lo scopo di dimostrare la conservazione nel tempo di un documento in formato digitale. Dimostra inoltre che il documento non è stato alterato e che tutte le prove correlate sono effettivamente presenti (metadati, registri, versioni).
Quali sono i requisiti da rispettare affinché la prova elettronica sia valida?
Con il crescente aumento delle frodi documentali, agevolate in particolare dall’intelligenza artificiale, diventa necessario proteggersi ricorrendo a meccanismi adeguati. A tal fine, è opportuno integrare, al centro dei processi e dei sistemi di creazione dei documenti, soluzioni di marcatura temporale e di timbro elettronico. Tali soluzioni consentono di disporre di prove elettroniche solide in caso di controversia. Esse sono infatti indispensabili per dimostrare l’identità dell’autore del documento, la data di creazione e le eventuali modifiche apportate.
Tutti questi requisiti sono disciplinati dal regolamento europeo eIDAS. Pertanto, solo i servizi qualificati godono di una presunzione legale di affidabilità, che consente in particolare l’inversione dell’onere della prova in caso di controversia.
Fonti
- https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042466
- https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042461
- https://fntc-numerique.com/wp-content/uploads/2023/03/Comprendre-le-reglement-eIDAS-Volume-1.pdf
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