Limitare le frodi
attraverso le prove
Impedisci qualsiasi manipolazione successiva sigillando l’integrità, l’origine e la data certa dei tuoi documenti non appena vengono creati.
I 2/3 delle aziende francesi dichiarano di essere state vittime di frodi documentali. Più gli strumenti di rilevamento diventano sofisticati, più le tecniche di frode si adattano per aggirarli.
Di conseguenza, non c’è modo di identificare tutto.
I sistemi di rilevamento devono quindi essere integrati da un approccio preventivo. La sfida non è solo quella di individuare le frodi a posteriori, ma di ridurre le possibilità di manipolazione fin dal momento della creazione dei documenti, utilizzando soluzioni basate sulla tracciabilità e sulla prova.
Traccia un documento dal suo concepimento
per combattere le frodi documentali
Marcatura temporale
automatica
Timbro elettronico
sistematico
Archiviazione conforme
a lungo termine
L’archiviazione conforme garantisce l’autenticità e l’integrità del documento per tutta la sua durata.
I tuoi documenti sono protetti dalle frodi?
Integra le soluzioni di prova fin dalla fase di progettazione dei tuoi documenti per renderli verificabili, tracciabili e inalterabili.
Comunicaci le tue esigenze utilizzando il modulo qui a fianco e ti contatteremo al più presto.
Qual è l’impatto delle frodi
su sulle aziende?
Le frodi documentali indeboliscono le aziende e le espongono a vari tipi di rischio:
- Rischi finanziari, legati a pagamenti indebiti dovuti a fatture o dati bancari falsi, costi di reclamo e recupero incerto in assenza di prove.
- Rischi reputazionali e danni all’immagine e al buon nome dell’azienda, con conseguente perdita di fiducia da parte di clienti e partner.
- Rischi legali e sfide ai contratti e alle decisioni interne, controversie, audit e sanzioni, in particolare in ambienti regolamentati.
Quali sono i diversi tipi di frode documentale?
La frode documentale assume diverse forme, ma l’obiettivo rimane lo stesso: falsificare un documento per deviarne l’uso. Ci sono diversi casi che si verificano regolarmente nelle aziende.
Fattura falsa del fornitore
Sostituzione del RIB
Bolla di consegna alterata
Contratto modificato dopo la firma
Certificato falso
Falsi diplomi
Modulo di richiesta di rimborso spese falsificato
Documento d’identità falso
Perché scegliere Evidency
come partner nella lotta contro le frodi documentali?
Prova indiscutibile nell’UE e nel Regno Unito
Evidency è un fornitore di servizi fiduciari qualificato eIDAS. Questa qualifica garantisce l’integrità e l’origine del documento in caso di controversia.
Tracciabilità end-to-end
Ogni fase della vita di un documento – creazione, modifica, trasmissione, archiviazione – viene tracciata, consentendo di individuare rapidamente qualsiasi anomalia o tentativo di alterazione.
Integrazione nei processi aziendali
I nostri servizi di fiducia possono essere facilmente integrati nei tuoi processi aziendali tramite API.
Piattaforma online unica
Un unico punto di accesso per sigillare, datare, archiviare, controllare e verificare.
Come funziona?
Passo 1
Identifica i documenti sensibili da proteggere
Passo 2
Collega la soluzione di sigillo elettronico al tuo sistema tramite API
Passo 3
I tuoi documenti vengono sistematicamente sigillati al momento del rilascio
Passo 4
Controlla la validità del timbro in qualsiasi momento tramite adobe
FAQ
Frode documentale
Perché certificare un documento con una marca temporale elettronica?
La certificazione di un documento con una marca temporale elettronica qualificata eIDAS fornisce una prova affidabile della data e dell’ora esatta dell’esistenza di un documento. Questo rafforza il valore legale del documento, rende gli scambi più sicuri e fornisce una prova valida in caso di controversia o di sospetta frode documentale.
La marcatura temporale è particolarmente utile per le aziende soggette a obblighi normativi o contrattuali. Può anche essere utilizzata per dimostrare la bontà e la conformità dei processi interni in caso di controlli o verifiche.
La marcatura temporale protegge dalla falsificazione di un documento?
Sì, la marcatura temporale elettronica si basa su un’impronta crittografica unica del documento. Qualsiasi modifica successiva del contenuto è immediatamente rilevabile, garantendo l’integrità del documento e impedendo qualsiasi tentativo di falsificazione.
Questa protezione è essenziale di fronte ai rischi sempre crescenti di frode documentale digitale. Garantisce che un documento presentato come prova non sia stato alterato in alcun modo da quando è stato marcato temporalmente.
In che modo la marcatura temporale può aiutare a combattere le frodi documentali?
La marcatura temporale stabilisce una prova non falsificabile di anteriorità, certificando che un documento esisteva in uno stato specifico in un determinato momento. In questo modo impedisce la retrodatazione, la modifica o la sostituzione dei documenti, pratiche comuni nei casi di frode documentale.
È un elemento chiave per la tracciabilità digitale dei documenti sensibili. In caso di controversia, consente di identificare rapidamente qualsiasi incongruenza o tentativo di manipolazione.
La marcatura temporale elettronica ha un valore legale in caso di controversia?
Sì, un timestamp qualificato conforme al regolamento eIDAS ha una presunzione di affidabilità legale in tutta l’Unione Europea. È ammissibile in tribunale come prova della data e dell’integrità di un documento.
Questo riconoscimento legale lo rende uno strumento strategico per la gestione del rischio legale. Permette alle aziende di rafforzare la propria posizione in caso di controversie legali legate a frodi o documenti contestati.
È possibile automatizzare la marcatura temporale per proteggere grandi volumi di documenti?
Sì, la marcatura temporale elettronica può essere integrata tramite API nei processi aziendali per certificare automaticamente grandi volumi di documenti. Questo garantisce la tracciabilità, la conformità e la protezione contro le frodi documentali su larga scala.
Questa automazione permette di proteggere i flussi documentali senza interventi manuali. Si adatta perfettamente agli ambienti dematerializzati, industriali o ad alto volume di transazioni.
Quali tipi di documenti possono essere marcati temporalmente?
La marcatura temporale elettronica può essere utilizzata per certificare qualsiasi tipo di documento digitale, compresi contratti, fatture, preventivi, documenti HR, prove di proprietà intellettuale, relazioni, e-mail o file tecnici. Si applica a tutti i contenuti che richiedono una prova di data, integrità e autenticità.
Questa versatilità la rende una soluzione ideale per un’ampia gamma di settori: legale, finanziario, assicurativo, industriale e dei servizi. La marcatura temporale aiuta a proteggere l’intero ciclo di vita dei documenti digitali.