Punti chiave da ricordare
- La trasformazione digitale ha posto i CLO al centro della sfida della dematerializzazione, con la responsabilità di conciliare prestazioni operative, sicurezza legale e conformità normativa.
- I dipartimenti legali devono trovare il giusto equilibrio tra semplicità, costi e livello di rischio, scegliendo prove digitali su misura per le questioni legali in gioco.
- I metodi informali di prova possono essere sufficienti per i casi a basso rischio, ma diventano insufficienti nei settori altamente regolamentati o in caso di contenzioso.
- Lamarcatura temporale qualificata, la firma elettronica e l’archiviazione garantiscono l’autenticità, l’integrità e il valore probatorio dei documenti digitali nel tempo.
- Affidandosi a fornitori di servizi fiduciari qualificati eIDAS come Evidency, i CLO possono proteggere la loro trasformazione digitale facilitando l’integrazione tecnica.
Trovare il giusto equilibrio tra semplicità, costi e assunzione di rischio
Una delle principali sfide affrontate dai CLO quando si occupano di gestione delle prove è trovare il giusto equilibrio tra rischio legale, semplicità di implementazione e impatto sui costi. Quando si tratta di gestire una traccia probatoria in un contesto dematerializzato, un direttore legale dovrà quindi stabilire il livello di valore probatorio delle sue prove in base al rischio che sta correndo e alla complessità dell’implementazione interna.
Abbiamo osservato casi in cui un ufficio legale opta per semplici prove ‘fatte in casa’, come screenshot o fogli di calcolo Excel. Sebbene queste possano essere sufficienti in situazioni di basso rischio, dove le parti avverse o i giudici le accettano tradizionalmente, possono essere insufficienti in altri casi. In settori altamente regolamentati come l’edilizia o il gioco d’azzardo, questi metodi informali potrebbero non soddisfare gli standard legali richiesti o convincere l’autorità giudiziaria. Il rischio è che queste prove vengano respinte o contestate, mettendo a rischio l’ammissibilità dell’intero caso.
Si tratta di un esercizio delicato per l’ufficio legale, e potrebbe essere una buona idea mettersi in contatto con il suo avvocato o con fornitori di servizi di fiducia per studiare in dettaglio la necessità di una prova e mettere in atto il sistema giusto per il lavoro.
Come ottimizzare la gestione delle prove: casi di studio
L’esigenza di prove digitali ad alto valore legale varia da settore a settore, e le conseguenze del mancato rispetto di questi standard possono variare in modo significativo da industria a industria. Ecco alcuni esempi di come i Direttori Legali di settori specifici stanno affrontando le sfide della dematerializzazione e implementando il giusto livello di sicurezza per soddisfare i requisiti legali e gli standard richiesti.
Settore bancario
Nel settore bancario, i CLO hanno la responsabilità di garantire che le loro organizzazioni rispettino un’ampia gamma di requisiti normativi, la maggior parte dei quali sono progettati per controllare i rischi di frode, riciclaggio di denaro, ecc. KYC, contratti, accordi di prestito, transazioni bancarie, ecc. devono essere tracciati in archivi di prova, conservati per diversi anni e restituiti a un’autorità di vigilanza senza che l’integrità e l’autenticità dei documenti prodotti siano messe in discussione. La mancata conformità comporterà sanzioni severe.
Per garantire un certo livello di ammissibilità delle prove, i CLO utilizzano le firme elettroniche, ma anche altre soluzioni, come l’archiviazione elettronica qualificata, garantiscono che i contratti e le firme mantengano il valore probatorio nel tempo.
Settore sanitario
Il settore sanitario è altamente regolamentato, con requisiti rigorosi per quanto riguarda la protezione delle informazioni sensibili dei pazienti. I CLO di questo settore devono garantire che le cartelle cliniche, i moduli di consenso e altri documenti legali siano archiviati in conformità a normative come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
In molti casi, gli operatori sanitari possono affidarsi ai registri del loro computer o agli screenshot per tracciare l’accesso ai dati dei pazienti, e questo sarà sufficiente. Tuttavia, in caso di controversie complesse, dove la riservatezza del paziente è stata compromessa o dove la probità del medico è messa in discussione, questi metodi informali potrebbero non offrire una protezione legale sufficiente al medico o all’ospedale. L’integrazione di una marcatura temporale elettronica qualificata nelle sue procedure produrrà un registro immutabile di quando sono state consultate le cartelle cliniche o sono state fornite cure mediche a un paziente.
Industria manifatturiera
Il settore industriale è in piena fase di modernizzazione e sta gradualmente migrando dai sistemi cartacei a quelli digitali, per diventare più competitivo ed efficiente.
Un esempio concreto di questa trasformazione riguarda la digitalizzazione degli ordini e delle bolle di consegna. Ogni giorno vengono emessi centinaia di migliaia di ordini di acquisto cartacei per trasportare merci e materiali da un punto all’altro. Queste bolle devono essere presentate in varie fasi, controllate e conservate per fungere da prova in caso di controversia. Sebbene il passaggio dalla carta al digitale sembri un’ovvia area di miglioramento per il settore, la moltiplicazione degli interlocutori e dei punti di contatto coinvolti significa che la sua attuazione non è tecnicamente semplice.
Inoltre, i dipartimenti legali incaricati di questo progetto devono assicurarsi che questa digitalizzazione sia effettuata in conformità con gli standard settoriali, che crei un percorso di prova accettabile e, soprattutto, che le parti interessate possano accedere alla prova in totale integrità. È quindi essenziale che collaborino con un fornitore di servizi qualificato che possa offrire una soluzione su misura per il livello di prova richiesto.
In che modo Evidency può supportare i dipartimenti legali nella loro trasformazione digitale?
Evidency è un Trusted Service Provider (TSP) qualificato eIDAS, che offre soluzioni di marcatura temporale, timbratura elettronica, verifica automatizzata e archiviazione elettronica adatte alla certificazione di grandi volumi di dati critici. La piattaforma è progettata specificamente per fornire ai dipartimenti legali gli strumenti necessari per portare a termine con successo le loro iniziative di trasformazione digitale, tra cui?
Una garanzia inconfutabile dei 3 pilastri della prova: autenticità, integrità e accessibilità.
La qualificazione eIDAS della marcatura temporale proposta da Evidency è sufficiente a garantire una data certa per i documenti presentati come prova a un giudice, senza che il giudice possa contestarne l’integrità o l’autenticità.
Allo stesso modo, il sigillo elettronico agisce come un timbro aziendale, garantendo che il documento sigillato proviene effettivamente dall’emittente da cui si suppone provenga. Questo è essenziale per mantenere l’autenticità dei documenti legali e garantirne l’ammissibilità in tribunale.
Convincere i team tecnici
L’Ufficio Legale deve spesso collaborare con i team tecnici per implementare una soluzione digitale nei sistemi IT che soddisfi le esigenze di garanzia, tracciabilità e gestione delle prove. I team tecnici sono desiderosi di scegliere un sistema semplice che non interrompa la loro tabella di marcia. Per soddisfare questa esigenza, le soluzioni di Evidency si integrano con i sistemi esistenti tramite semplici chiamate API REST, consentendo ai team legali di automatizzare la gestione delle prove digitali senza dover mobilitare ulteriori risorse oltre a quelle ragionevoli.
In conclusione
Nella corsa alla trasformazione digitale, i CLO sono sempre più sotto pressione per modernizzare i processi legali, gestendo al contempo rischi e costi. Le soluzioni di Evidency consentono agli uffici legali di trovare il giusto equilibrio, offrendo strumenti semplici e conformi per generare prove digitali convincenti.
Che si tratti di settori finanziari, sanitari o industriali, Evidency aiuta i CLO a garantire che i loro documenti digitali siano protetti, validi e riconosciuti dai tribunali e dalle autorità di regolamentazione.
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