Punti da ricordare sui vantaggi del sigillo elettronico
- Il timbro elettronico è vincolante per una persona giuridica. È l’equivalente digitale di un timbro aziendale.
- Si tratta di un processo che combina un certificato di identità digitale e un token di data e ora per sigillare un documento PDF.
- Garantisce l’autenticità, l’integrità e la data certa di un documento.
- Aiuta a ridurre le frodi documentali, facilitando la verifica dell’autenticità di un documento PDF.
- In combinazione con un timbro temporale qualificato eIDAS, il sigillo ha un valore legale indiscutibile.
Una crisi di fiducia
Questa intensificazione dei flussi digitali è accompagnata da un indebolimento della fiducia: qualsiasi documento digitale diventa sospetto perché può essere facilmente falsificato. La produzione automatizzata di falsi (fatture, certificati, documenti contrattuali, identità digitali) è ora alla portata di qualsiasi utente dotato di strumenti online. In questo contesto, la capacità di garantire l’origine e l’integrità di un documento diventa una questione strategica di sicurezza legale e la fiducia diventa un nuovo valore di scambio.
Il Regolamento europeo eIDAS (n. 910/2014) fornisce un quadro normativo preciso per la sicurezza degli scambi elettronici. Tra i meccanismi che riconosce c’è il sigillo elettronico, progettato per legare la responsabilità legale di una persona giuridica a un documento digitale.
Questo articolo illustra i cinque principali vantaggi di questa soluzione per le aziende e le organizzazioni che si impegnano a garantire la sicurezza legale dei loro flussi digitali.
1. Garanzia di integrità del documento
Il sigillo elettronico certifica che il documento non è stato alterato in alcun modo da quando è stato emesso. Qualsiasi tentativo di alterazione, anche se minimo, rende il sigillo non valido. Questo scoraggia la falsificazione dei documenti e garantisce la circolazione di file sensibili. In un PDF, il timbro può essere controllato dal destinatario senza un software specializzato, in particolare tramite Adobe Acrobat Reader.
2. Riduzione dei costi e produttività
Se il volume delle transazioni o dei documenti da sigillare elettronicamente è elevato, è consigliabile optare per un sistema di sigillatura API. sistema di sigillatura API. Automatizzando il processo di sigillatura tramite un’API, le aziende risparmiano tempo e si assicurano che tutti i loro documenti siano sigillati in conformità ai vincoli di autenticità e integrità richiesti. Questo approccio fa parte di una strategia operativa e di ottimizzazione dei documenti.
3. Inversione dell’onere della prova
Quando il certificato d’identità X.509 dell’azienda è associato a un certificato di identità eIDASqualificato, come nel caso di Evidency, il sigillo digitale prodotto è legalmente indiscutibile. Spetta quindi alla parte che contesta il documento dimostrare che il sigillo è irregolare o che il documento è stato alterato. Questa inversione dell’onere della prova è una leva strategica in caso di controversia.
4. Ripristinare la fiducia tra le parti
L’integrazione del timbro elettronico nei flussi documentali e nei file di prova invia un forte segnale di rigore documentale. Crea un clima di fiducia con i partner, i clienti e le autorità di vigilanza, scoraggiando al contempo i tentativi di frode. Nei settori regolamentati come le assicurazioni, le banche, l’e-commerce, ecc. il sigillo diventa un indicatore di conformità.
5. Creazione di fascicoli di prove con un alto valore probatorio.
Nella maggior parte dei casi, il sigillo elettronico viene utilizzato per firmare documenti e consentire al destinatario di verificare che il mittente sia reale.
Ma il sigillo elettronico può essere utilizzato anche per sigillare un insieme di elementi che compongono un file di prova. Questo è il caso, ad esempio, della creazione di file di prova online, dove screenshot, registri e documenti vengono raggruppati in un file, marcati temporalmente e sigillati. Questa sigillatura conferisce all’intero file una presunzione di affidabilità e garantisce che il suo contenuto non sia stato modificato nel tempo.
Il servizio di sigillo elettronico di Evidency
Evidency offre un servizio di sigillo elettronico conforme al regolamento eIDAS. Può essere facilmente integrato nei sistemi informativi tramite un’API, senza interrompere i processi esistenti. Questa integrazione automatizza la timbratura di tutti i documenti interessati, indipendentemente dal loro volume.
La soluzione è rivolta sia alle aziende che producono grandi volumi di documenti che richiedono una sigillatura sistematica, sia ai fornitori di software che desiderano aggiungere un livello di tracciabilità e autenticità ai propri strumenti.
Evidency fornisce una sandbox tecnica per facilitare le fasi di test e integrazione, consentendo ai team di sviluppo di convalidare i casi d’uso in condizioni reali. La documentazione completa, strutturata per tipo di operazione (timbratura, marcatura temporale, archiviazione) può essere consultata online al seguente indirizzo: https: //docs.evidency.io/docs/overview
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