Cosa occorre sapere sulla cassaforte digitale
- L'archivio digitale conserva i documenti sensibili e li protegge da qualsiasi attacco, preservandone al contempo il valore giuridico.
- Favorisce una collaborazione sicura all’interno dell’azienda, garantendo al contempo la conformità al regolamento GDPR.
- Una cassaforte digitale aziendale può essere utilizzata per proteggere fatture, buste paga, contratti e altri documenti relativi alle risorse umane.
- Per scegliere correttamente una soluzione di cassaforte digitale, occorre tenere conto di 5 criteri: sicurezza, facilità d’uso, conformità normativa, scalabilità e assistenza.
Che cos’è una cassaforte digitale per le aziende?
Prima di approfondire le funzionalità di una cassaforte digitale aziendale, è utile chiarire di cosa si tratti effettivamente.
Definizione di una cassaforte digitale
L'archivio digitale professionale non è un semplice spazio di archiviazione né un servizio cloud tradizionale. Si tratta di un servizio protetto utilizzato per la conservazione di documenti elettronici sensibili. È concepito per garantire non solo l'archiviazione delle informazioni, ma anche la loro integrità, la loro tracciabilità e, in alcuni casi, il valore giuridico delle informazioni in esso contenute.
A differenza delle soluzioni destinate al grande pubblico, quali il cloud condiviso o lo spazio di archiviazione online, la cassaforte digitale offre rigorose garanzie in materia di riservatezza, controllo degli accessi e conservazione nel tempo.
La sua implementazione non è solo una misura tecnica. Si tratta di un vero e proprio percorso di sicurezza che richiede il coinvolgimento dei responsabili IT (DSI) e dei tecnici informatici dell’azienda. In questo modo, il sistema di archiviazione si adatta alle esigenze dell’azienda in termini di capacità di archiviazione, conformità alle norme NF e ISO, integrazione con i sistemi esistenti (ERP, GED, software specialistici) e capacità di ottemperare agli obblighi normativi quali il GDPR.
Come funziona una cassaforte digitale?
Affinché una cassaforte digitale certificata possa adempiere efficacemente alla propria funzione, deve integrare diverse funzionalità essenziali:
- Crittografia dei dati (AES): tutti i dati archiviati vengono crittografati utilizzando algoritmi affidabili come l’AES (Advanced Encryption Standard). In questo modo, solo le persone autorizzate possono decodificare le informazioni, anche nel caso in cui queste venissero intercettate.
- Controllo degli accessi: i diritti di accesso sono configurabili in modo dettagliato e stabiliscono chi può visualizzare, caricare o modificare un documento.
- Autenticazione a più fattori (MFA): password, codice inviato tramite SMS, app di autenticazione…
- Tracciabilità e registrazione: ogni azione (creazione, consultazione, modifica, cancellazione) viene registrata con un timbro temporale preciso , a garanzia di audit completi.
- Archiviazione a lungo termine con valore probatorio: i documenti vengono conservati con garanzie di integrità che ne consentono la presentazione come prove dinanzi a un’autorità o a un tribunale.
Sicurezza della cassaforte digitale: norme e certificazioni
La sicurezza di una cassaforte digitale si basa su norme riconosciute. In particolare, essa rientra nell’ambito della norma francese NF Z42-020. Tale norma garantisce l’integrità dei documenti definendo le funzioni minime che una cassaforte digitale deve soddisfare per assicurare la conservazione delle informazioni digitali in condizioni che ne garantiscano l’integrità e l’utilizzabilità a fini giuridici per l’intero periodo di conservazione.
Anche altre norme francesi costituiscono la base dei principi di sicurezza delle casseforti digitali: NF Z42-025 e Z42-026. Queste due norme definiscono in modo più chiaro il quadro di riferimento per la gestione delle buste paga elettroniche e le specifiche per la produzione di copie digitali fedeli dei documenti cartacei, nonché l’equivalenza giuridica tra documento cartaceo e documento digitale, necessaria nell’ambitodell’archiviazione elettronica con valore probatorio.
Per quanto riguarda le norme internazionali, è la norma ISO 27001 a disciplinare la sicurezza delle informazioni. Essa definisce chiaramente i requisiti necessari per istituire, implementare, mantenere e migliorare un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (SGSI).
Infine, l’eIDAS è un regolamento europeo che garantisce la validità giuridica degli scambi elettronici. Esso istituisce un quadro normativo unificato per l’identificazione, la firma elettronica e altri servizi, al fine di garantire che le transazioni e i documenti elettronici siano riconosciuti giuridicamente in tutta l’Unione europea.
Perché utilizzare una cassaforte digitale nella vostra azienda?
L'utilizzo di una cassaforte digitale sicura persegue tre obiettivi principali:
1. Proteggere le informazioni sensibili
La cassaforte digitale protegge i dati più sensibili: contratti, buste paga, informazioni finanziarie… A tal fine, utilizza meccanismi avanzati di crittografia e controllo degli accessi che rendono praticamente impossibile l’accesso non autorizzato o l’intercettazione da parte dei criminali informatici. I rischi legati alle violazioni dei dati o ai ransomware vengono così notevolmente ridotti.
2. Conformità alle norme e alle disposizioni normative
L'archivio digitale aiuta l'azienda a rispettare determinati vincoli normativi rigorosi, come quelli previsti dal GDPR. Le funzionalità in esso incluse garantiscono la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati personali. Inoltre, facilita la gestione dei diritti di accesso o di rettifica degli interessati.
3. Facilitare la collaborazione sicura
Poiché tutti i documenti essenziali sono centralizzati nella cassaforte digitale, possono essere condivisi in modo controllato tra i collaboratori e alcuni partner esterni. Gli scambi risultano più agevoli e vengono eliminate tutte le pratiche a rischio, come l’invio di allegati via e-mail senza protezione.
Quali dati e documenti è opportuno conservare in una cassaforte digitale?
Naturalmente, una cassaforte digitale non presenta limiti in termini di formati. È in grado di proteggere un’ampia varietà di documenti professionali: buste paga elettroniche, contratti, documenti relativi alle risorse umane, fatture clienti/fornitori, documenti contabili, ecc.
Cassaforte elettronica e fatture
La conservazione delle fatture dei clienti e dei fornitori in condizioni di sicurezza adeguate presenta i seguenti vantaggi. Essa:
- garantisce l'integrità delle fatture;
- ne facilita la tracciabilità e la leggibilità per tutto il periodo di conservazione previsto dalla legge;
- soddisfa i requisiti fiscali in materia diarchiviazione elettronica;
- semplifica la loro presentazione in occasione di un controllo o di un audit;
- riduce i rischi di errore, smarrimento o frode documentale.
Cassaforte elettronica e dati relativi alle risorse umane
Nell’ambito delle risorse umane, l’archivio elettronico viene utilizzato per la distribuzione e l’archiviazione sicura delle buste paga e dei contratti di lavoro. Garantisce la riservatezza dei dati personali, la conformità al GDPR e l’accesso permanente dei dipendenti ai propri documenti.
L'utilizzo di un archivio digitale protetto facilita inoltre il monitoraggio dei documenti, anche dopo che i dipendenti hanno lasciato l'azienda, e riduce i rischi legali legati alla conservazione dei documenti sensibili.
Come scegliere la cassaforte digitale più adatta alla vostra azienda?
Scegliere la cassaforte digitale più adatta per un’azienda significa conoscere i criteri di scelta e rivolgersi al fornitore giusto.
Criteri da tenere in considerazione per una cassaforte digitale
Nella scelta di una cassaforte digitale adeguata, occorre prendere in considerazione 5 criteri fondamentali:
- Sicurezza: crittografia avanzata dei dati, autenticazione forte, tracciabilità completa…
- Facilità d'uso: interfaccia chiara e intuitiva, flussi di lavoro fluidi.
- Conformità normativa: allineamento alle norme GDPR, eIDAS, NF e ISO.
- Scalabilità: aumento del volume dei documenti, introduzione di nuove funzionalità aziendali, integrazione con altri sistemi.
- Supporto e assistenza: assistenza tecnica disponibile, aggiornamenti regolari.
Come si può implementare una cassaforte digitale nella propria azienda?
L’implementazione di una cassaforte digitale aziendale richiede un periodo di valutazione delle soluzioni proposte. La fretta porta spesso a una scelta errata del fornitore o a una scarsa personalizzazione dell’offerta sottoscritta. È indispensabile dedicare il tempo necessario a valutare le esigenze, selezionare la soluzione più adeguata, formare il personale e sviluppare le diverse procedure.
1. Valutazione delle esigenze specifiche dell'azienda
L’identificazione delle tipologie di documenti da proteggere, dei relativi volumi e dei requisiti legali associati contribuisce a definire i criteri tecnici richiesti per l’archivio digitale. È inoltre necessaria un’analisi chiara delle priorità per anticipare i vincoli organizzativi.
2. Scelta della soluzione adeguata
Nella scelta di un archivio digitale occorre tenere conto del livello di sicurezza previsto, delle norme da rispettare, della capacità di crescita dell’azienda e dei sistemi esistenti da integrare.
3. Formazione dei team
La sensibilizzazione dei collaboratori alle buone pratiche e all’utilizzo dell’archivio digitale riduce gli errori e facilita l’adozione del sistema di gestione dei documenti nell’attività quotidiana.
4. Integrazione della cassaforte digitale nei processi esistenti
L’integrazione con l’ERP o il sistema di gestione documentale (GED) consente una centralizzazione fluida e rapida della gestione documentale e l’automazione dei flussi di lavoro. I connettori API e il coinvolgimento del reparto IT durante l’intero processo garantiscono una sincronizzazione affidabile e un supporto efficace durante questo cambiamento.
5. Attuazione delle procedure di monitoraggio e manutenzione
Una volta adottata la soluzione, occorre definire le regole relative alla supervisione, al controllo degli accessi e all’aggiornamento periodico del deposito sicuro. In tal modo si garantiscono la continuità del servizio, la sua conformità normativa e la sua sostenibilità nel tempo.
Gli svantaggi di una cassaforte digitale e gli aspetti da tenere in considerazione
Nonostante i loro numerosi vantaggi, le casseforti digitali presentano diversi svantaggi che è necessario tenere in considerazione:
- Dipendenza dal fornitore: la continuità del servizio dipende dall’affidabilità del fornitore selezionato.
- Rischio di perdita dell'accesso in caso di smarrimento delle credenziali o di malfunzionamento dei sistemi di recupero.
- Costi di abbonamento e manutenzione da includere nel bilancio.
- Complessità dell'implementazione: configurazione, diritti di accesso, formazione del personale, monitoraggio, ecc.
- Rischi legati alla criminalità informatica e agli attacchi mirati, nonostante la crittografia e le misure di protezione.
In sintesi
L’archivio digitale certificato è uno strumento fondamentale per garantire la sicurezza dei documenti aziendali e ottimizzarne l’accesso. Per implementare una soluzione adeguata alle esigenze aziendali, occorre valutare cinque criteri: il livello di sicurezza richiesto, la facilità d’uso, la conformità alle norme NF e ISO, la scalabilità e la qualità dell’assistenza. L’integrazione di questi criteri nel processo di ricerca facilita la selezione di una soluzione adeguata, la formazione del personale interno, l’integrazione dell’archivio digitale nel processo esistente e l’attuazione delle procedure di manutenzione.
Fonti
[1] https://www.opinion-way.com/wp-content/uploads/2025/02/CP-Digiposte-Barometre-Dematerialisation-RH-Janvier-2025.pdf
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