Punti chiave da ricordare
- Il sigillo elettronico, definito dal regolamento eIDAS, garantisce l’origine e l’integrità dei documenti digitali emessi da un’azienda, a differenza della firma elettronica, che identifica una persona.
- Il regolamento eIDAS distingue diversi livelli di sigillo elettronico (semplice, avanzato e qualificato), a seconda del livello di rischio, della sensibilità dei documenti e dei vincoli normativi.
- Il sigillo elettronico si basa su meccanismi crittografici avanzati che rendono rilevabile qualsiasi modifica successiva del documento e invalidano il sigillo in caso di alterazione.
- Consente alle aziende di migliorare la sicurezza dei documenti, di garantire la conformità alle normative e di automatizzare i processi di validazione su larga scala.
- Affidandosi a un fornitore di servizi qualificato eIDAS come Evidency, le aziende beneficiano di un sigillo elettronico legalmente riconosciuto, facile da integrare e adatto a volumi elevati di documenti.
Che cos’è il sigillo elettronico?
Il sigillo elettronico, come definito dal regolamento europeo eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), è un processo di sicurezza digitale che garantisce l’origine e l’integrità di un documento emesso da un’entità legale, come un’azienda. A differenza della firma elettronica, che autentica una persona, il sigillo elettronico certifica che il documento è stato effettivamente emesso dall’organizzazione. Questo dispositivo di sicurezza assicura che un documento non sia stato alterato da quando è stato creato e che provenga effettivamente dall’entità emittente.
Quali sono i diversi tipi di sigillo?
Il regolamento europeo eIDAS distingue tre livelli di sigillatura elettronica: sigillatura elettronica semplice, sigillatura elettronica avanzata e sigillatura elettronica qualificata. Ogni livello si adatta a diverse esigenze, a seconda della sensibilità dei documenti da sigillare e dei rischi associati. Per le situazioni che richiedono una maggiore sicurezza, esiste anche un livello aggiuntivo: il “sigillo elettronico avanzato con certificato qualificato”. La scelta del livello di sigillatura dipende dall’importanza dei documenti e dai vincoli normativi specifici di alcuni settori.
Timbro elettronico semplice
Rappresenta il livello base, basato su una semplice procedura di identificazione. Questo sigillo fornisce un’autenticazione iniziale ed è ideale per proteggere i documenti digitali che richiedono una protezione minima.
Timbro elettronico avanzato
Con requisiti di identificazione migliorati, il sigillo avanzato offre un livello di sicurezza superiore, adatto ai documenti più importanti come i contratti commerciali o gli accordi tra aziende. Assicura una maggiore tracciabilità e garantisce che il documento provenga dall’entità indicata.
Timbro elettronico qualificato
Più sicuro, il timbro qualificato offre il più alto livello di protezione riconosciuto dal regolamento eIDAS. Sostenuto da una procedura di identificazione altamente sicura e da meccanismi crittografici avanzati, fornisce la massima protezione per l’integrità del documento. Dal punto di vista legale, fornisce una presunzione di integrità e autenticità, rendendolo ideale per documenti sensibili o contesti regolamentati, come la fatturazione elettronica.
A seconda del contesto di utilizzo e delle normative in vigore, ogni livello di sigillo elettronico offre una risposta adeguata alle esigenze di sicurezza e flessibilità delle aziende.
Come faccio a firmare un documento con un timbro elettronico?
Il sigillo elettronico si basa su un sistema crittografico avanzato che garantisce la sicurezza e l’autenticità dei documenti. Quando un documento viene sigillato, un algoritmo genera un codice unico(SHA256) basato sul contenuto del documento e sull’identità dell’azienda. Il sigillo elettronico viene applicato sotto forma di firma crittografica che include questo codice e viene integrato nel file del documento. Se il documento viene alterato, il sigillo diventa non valido, avvisando i destinatari di una possibile modifica non autorizzata.
Fasi chiave del processo di sigillo elettronico:
Le fasi 1 e 2 sono i prerequisiti per il processo di sigillo elettronico.
Selezione del tipo di sigillo elettronico
È importante scegliere il tipo di sigillo elettronico necessario, in base ai requisiti di sicurezza e al livello di fiducia richiesto. I sigilli elettronici possono essere :
- Sigillo elettronico semplice: offre un livello di sicurezza di base.
- Timbro elettronico avanzato: garantisce l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.
- Timbro elettronico qualificato: offre il massimo livello di sicurezza, equivalente a una firma autografa per le aziende.
Scelta del certificato elettronico
Per apporre un sigillo elettronico, l’azienda utilizza un certificato elettronico qualificato emesso da un’autorità di fiducia riconosciuta, spesso chiamata Trusted Service Provider (TSP). Questo certificato contiene informazioni essenziali per l’autenticazione della persona giuridica, come il nome dell’organizzazione e il suo identificativo unico. Con Evidency, ha la possibilità di utilizzare il proprio certificato per le firme, oppure di utilizzare il certificato Evidency come firmatario. I certificati associati al sigillo elettronico hanno un periodo di validità limitato. Il processo di rinnovo deve essere anticipato per evitare qualsiasi interruzione.
Ricezione del documento
L’azienda riceve il documento da autenticare. Questo può includere contratti, fatture, ordini di acquisto o qualsiasi altro tipo di documento digitale che richieda la convalida dell’origine.
Applicazione del sigillo elettronico
Un algoritmo crittografico prende quindi il contenuto del documento e l’identità dell’azienda per generare un codice unico – una sorta di impronta digitale (SHA256). Questo codice viene incorporato nel documento sotto forma di sigillo elettronico.
Convalida e verifica da parte del destinatario
Una volta apposto il sigillo elettronico, esso funge da garanzia di autenticità e integrità. Se il documento viene modificato dopo l’aggiunta del sigillo, il codice univoco generato al momento dell’apposizione del sigillo non corrisponderà più al contenuto del documento, rendendo il sigillo invalido. Questa invalidazione indica al destinatario che il documento è stato modificato in modo non autorizzato.
I vantaggi del sigillo elettronico per le aziende
Il sigillo elettronico offre molti vantaggi alle aziende, soprattutto in termini di sicurezza, conformità ed efficienza operativa.
1. Sicurezza migliorata
Con un sigillo elettronico, le aziende possono proteggere l’integrità dei loro documenti online. In questo modo è difficile per terzi falsificare un documento sigillato senza essere scoperti. Questa sicurezza è essenziale per i documenti riservati come contratti, fatture e certificati.
2. Conformità normativa
Utilizzando un sigillo elettronico, le aziende possono conformarsi a determinati standard, come il regolamento eIDAS, e garantire che i loro documenti siano legalmente riconosciuti in tutta l’Unione Europea.
3. Efficienza e risparmio di tempo
Il sigillo elettronico consente di automatizzare la convalida e l’autenticazione dei documenti, riducendo il tempo dedicato ai controlli manuali. Questo processo senza carta accelera i flussi di lavoro e riduce la documentazione cartacea, il che è particolarmente vantaggioso per le aziende che gestiscono un gran numero di documenti.
4. Immagine del marchio e maggiore affidabilità
L’uso di soluzioni avanzate di prova digitale, come i timbri elettronici, rafforza la percezione che un’azienda è affidabile e degna di fiducia. Partner, clienti e fornitori apprezzano la collaborazione con un’azienda che garantisce la tracciabilità, l’integrità e l’autenticità delle sue transazioni digitali.
Il servizio di timbro elettronico Evidency
Evidency offre un servizio di sigillo elettronico progettato per offrire integrità, flessibilità e facilità d’uso. Grazie a un’API, il sigillo elettronico Evidency può essere facilmente integrato nei processi di lavoro e garantisce l’autenticità dei documenti con facilità.
Il servizio di sigillo elettronico di Evidency è conforme ai regolamenti eIDAS e include un timestamp sistematico qualificato, rafforzando così la fiducia dei suoi partner. Evidency offre anche una chiara tariffa forfettaria per grandi volumi di transazioni. Infine, la nostra soluzione può essere adattata alle sue esigenze specifiche, indipendentemente dal settore e dai requisiti.
Conclusione
Il sigillo elettronico sta diventando uno strumento strategico per le aziende che desiderano rafforzare l’integrità e l’autenticità dei loro documenti digitali, nel rispetto degli standard normativi. Rafforza il valore legale dei documenti, dimostra che non sono stati compromessi e rafforza il caso probatorio in caso di controversia o sfida sull’identità o l’origine di un documento. Con la crescente digitalizzazione degli scambi commerciali, il sigillo elettronico è una soluzione essenziale per tutte le aziende che desiderano rafforzare la fiducia con i propri clienti e partner, per rimanere competitive.
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