I punti da tenere presenti per comprendere la differenza tra GED e archiviazione elettronica
- Il sistema di gestione documentale (GED) gestisce i documenti attivi di uso quotidiano ( modifiche, collaborazione, flussi di lavoro), mentre l'archiviazione elettronica conserva i documenti definitivi garantendo la loro integrità.
- Un sistema di gestione documentale (GED) non costituisce un archivio legale: consente infatti la modifica dei documenti, il che ne compromette il valore probatorio.
- Il sistema di archiviazione elettronica (SAE) è conforme alla norma NF Z42-013, che impone i requisiti di integrità, tracciabilità, durata nel tempo e reversibilità.
- Queste due soluzioni si integrano a vicenda lungo l’intero ciclo di vita dei documenti: la gestione elettronica dei documenti (GED) per le fasi attive, il sistema di archiviazione elettronica (SAE) per la conservazione legale.
- La scelta dipende dai vostri obblighi specifici del settore: periodo di conservazione richiesto, volume della documentazione e requisiti normativi.
La gestione documentale (GED) e l'archiviazione elettronica rispondono alla stessa esigenza?
La confusione tra queste due soluzioni deriva da un'errata comprensione del ciclo di vita del documento. Un documento attraversa diverse fasi all'interno dell'azienda: creazione, modifica, convalida, utilizzo, conservazione e infine distruzione. La gestione elettronica dei documenti (GED) e l'archiviazione elettronica non intervengono nelle stesse fasi di tale percorso.
La GED (gestione elettronica dei documenti), uno strumento di uso quotidiano
La gestione elettronica dei documenti indica un sistema concepito per facilitare il lavoro collaborativo su file attivi. Centralizza l'accesso alle informazioni e ne consente la gestione in tempo reale.
I collaboratori possono, ad esempio:
- modificare un'offerta commerciale,
- convalidare un contratto,
- annotare un capitolato d'oneri
- oppure condividere una cartella relativa a un cliente.
Un software di gestione documentale gestisce quelli che i professionisti definiscono documenti “dinamici ”: essi evolvono, circolano tra i vari reparti e sono oggetto di versioni successive.
Tra le funzionalità tipiche figurano la gestione dei diritti di accesso, il monitoraggio delle modifiche, i flussi di lavoro di convalida e l'indicizzazione per una ricerca rapida.
L'archiviazione elettronica, custode della memoria
Al contrario,l’archiviazione elettronica per le imprese si concentra sui documenti “definitivi”. Una fattura approvata, una busta paga emessa, un contratto firmato non sono più destinati a essere modificati. Devono essere conservati nel loro stato originale per adempiere agli obblighi di legge o fungere da prova in caso di controversia.
Il sistema di archiviazione elettronica (SAE) garantisce tre caratteristiche fondamentali:
- l'integrità del documento (impossibilità di modificarlo),
- la sua durata ( conservazione per il periodo previsto dalla legge)
- e la sua tracciabilità ( cronologia di tutti gli accessi).
La cassaforte digitale, disciplinata dalla norma NF Z42-020, si distingue dal sistema di archiviazione elettronica (SAE) per una finalità più specifica: essa garantisce la sicurezza dei documenti sensibili ( buste paga, contratti) assicurandone l’integrità al momento dell’archiviazione, senza tuttavia gestire l’intero ciclo di vita documentale come fa un sistema di gestione documentale (SAE).
L'intenzione giuridica, un elemento distintivo fondamentale
La differenza non risiede solo nella tecnica: essa risiedenell’intenzione giuridica di ciascuna soluzione. Il sistema di gestione elettronica dei documenti (GED) facilita l’attività quotidiana dei team, senza pretendere di costituire una prova opponibile. Il sistema di archiviazione elettronica (SAE) mira esplicitamente a garantire il valore probatorio dei documenti al fine di anticipare un’eventuale controversia.
Prendiamo alcuni casi concreti. Una PMI che gestisce le pratiche dei propri clienti attivi, le proposte commerciali in fase di approvazione o i documenti di lavoro collaborativi opterà per la gestione elettronica dei documenti (GED). Ha bisogno di flessibilità, condivisione e rapidità di modifica.
D'altra parte, la stessa azienda dovrà ricorrere a un sistema di archiviazione elettronica (SAE) per archiviare le fatture approvate, i contratti firmati, le buste paga o qualsiasi documento soggetto a un periodo di conservazione previsto dalla legge. In tali situazioni, la questione non riguarda più la collaborazione, bensì la conformità e la prova.
È sufficiente un sistema di gestione elettronica dei documenti (GED) per l’archiviazione dei documenti?
Molti software di gestione documentale offrono oggi funzioni di archiviazione. Allora perché investire in un sistema di archiviazione esterno separato? La risposta risiede nei requisiti legali che la gestione documentale, per sua natura, non è in grado di soddisfare.
Cosa prevede la norma NF Z42-013
La presente norma francese definisce le specifiche di un sistema di archiviazione elettronica conforme. Essa impone quattro criteri imprescindibili:
- l'integrità ( il documento non può essere alterato),
- la tracciabilità ( ogni accesso viene registrato),
- la durata nel tempo ( il sistema garantisce la leggibilità nel tempo)
- e la reversibilità ( possibilità di recuperare gli archivi in caso di cambio di soluzione).
Tuttavia, la concezione stessa di un sistema di gestione documentale (GED) è in contraddizione con tali requisiti. Esso privilegia l’accessibilità e la modifica piuttosto che il blocco dell’accesso.
I tre limiti giuridici dell’archiviazione elettronica dei documenti (GED)
La modifica rimane tecnicamente possibile
Un sistema di gestione documentale (GED) consente agli utenti autorizzati di modificare i documenti, anche con effetto retroattivo.
Immaginiamo una fattura emessa a gennaio, archiviata nel sistema di gestione elettronica dei documenti (GED) e poi modificata in modo discreto a marzo per correggere un importo. In caso di verifica fiscale, l’amministrazione potrebbe contestare l’affidabilità di tale documento. Il giudice potrebbe rifiutarsi di riconoscerne il valore probatorio, in mancanza di garanzie di integrità.
I metadati possono appesantire la conservazione
Per gestire in modo accurato i documenti dinamici, il sistema di gestione documentale (GED) genera numerosi metadati: autore, data di creazione, cronologia delle versioni, commenti, flussi di lavoro completati. Sebbene alcuni metadati rimangano utili ai fini dell’archiviazione (in particolare autore, data e tipo di documento), altri, come i commenti di convalida, perdono di rilevanza una volta che il documento è stato finalizzato. Questo accumulo di informazioni superflue appesantisce la conservazione a lungo termine senza apportare alcun valore probatorio aggiuntivo.
L'accessibilità aperta compromette la conformità
Un sistema di gestione documentale (GED) è concepito per essere multiutente, in modo da essere accessibile al maggior numero possibile di collaboratori. Al contrario, un sistema di gestione delle autorizzazioni (SAE) si basa su una gestione rigorosa delle autorizzazioni. Un amministratore designato controlla chi può consultare quali documenti e in quale momento. Tale rigore garantisce che i documenti sensibili non siano oggetto di alcuna manipolazione non autorizzata.
Tali limiti tecnici hanno una diretta implicazione giuridica: in caso di controversia, una parte avversa può contestare l’affidabilità di un documento estratto da un sistema di gestione documentale (GED). I giudici valutano quindi se il sistema garantisse l’integrità del documento. In assenza di tale garanzia, la prova può essere respinta.
Tabella comparativa: GED, SAE e archivio digitale
| Criteri | GED | Cassaforte digitale | Archiviazione elettronica (SAE) |
| Utilizzo principale | Collaborazione sui documenti durante il loro ciclo di vita | Conservazione sicura dei documenti sensibili | Gestione standardizzata del ciclo di vita dei documenti |
| Esperienza utente | Piattaforma accessibile e collaborativa | Facile da utilizzare, non richiede competenze tecniche | Interfaccia specializzata che richiede una formazione |
| Capacità tecniche | Modifica, condivisione, gestione delle versioni, processo di approvazione | Archiviazione sicura con garanzia di integrità grazie alla marcatura temporale | Immutabilità e durata nel tempo |
| Quadro normativo | Nessun obbligo | NF Z42-020 | NF Z42-013, ISO 14641 + eIDAS 2 (servizi qualificati) e normative di settore |
| Valore probatorio | Limitata (possibilità di alterazione) | Limitata all’integrità al momento del deposito | Massima: autenticità e integrità per tutta la durata di conservazione |
| Prezzo | Moderato | Moderato | Più alto |
Quali sono gli obblighi di legge in materia di archiviazione elettronica?
La legge francese prevede periodi minimi di conservazione a seconda della natura dei documenti. Le fatture devono essere conservate per dieci anni a decorrere dalla loro emissione (articolo L. 123-22 del Codice di commercio). I contratti di lavoro e le buste paga sono soggetti alla stessa regola decennale. Esistono altri termini: cinque anni per i documenti fiscali, tre anni per le fatture relative alle utenze.
Tali periodi rappresentano i requisiti minimi previsti dalla legge. Alcuni settori regolamentati prevedono requisiti più rigorosi. Le strutture sanitarie sono tenute a conservare le cartelle cliniche per vent’anni. Gli istituti finanziari sono soggetti a obblighi più rigorosi imposti dall’Autorità di controllo prudenziale e di risoluzione (ACPR). Tuttavia, la semplice conservazione non è sufficiente: occorre inoltre garantirne l’integrità.
Il regolamento eIDAS definisce il quadro europeo della fiducia digitale. Esso riconosce il valore giuridico delle firme elettroniche qualificate e dei timbri temporali qualificati. Tali meccanismi consentono di dimostrare che un documento non è stato modificato dalla sua creazione e di stabilirne con precisione la data. Un sistema di archiviazione elettronico conforme si avvale di tali servizi per rafforzare il valore probatorio degli archivi.
Come integrare il sistema di gestione documentale (GED) e l’archiviazione elettronica nella vostra azienda?
Il ciclo di vita dei documenti come elemento chiave per il processo decisionale
Ogni documento attraversa diverse fasi: creazione, modifica, approvazione, utilizzo attivo, conservazione obbligatoria, distruzione. Il sistema di gestione documentale (GED) interviene durante le fasi dinamiche, quando il documento è ancora in evoluzione. Il sistema di archiviazione elettronica (SAE) subentra non appena il documento diventa definitivo, generalmente dopo l’approvazione finale.
Prendiamo l’esempio di una fattura cliente. L’ufficio commerciale crea un’offerta di prezzo nel sistema di gestione documentale (GED). Dopo la negoziazione, il documento viene modificato più volte. Una volta accettato il preventivo, viene generata la fattura definitiva, che viene convalidata dal punto di vista contabile. In quel preciso momento, essa passa al sistema di gestione contabile (SAE). La convalida segna il «congelamento»: il documento acquisisce il proprio valore giuridico definitivo.
Il documento rimane consultabile in modalità di sola lettura nel sistema di gestione documentale (GED) per le esigenze quotidiane, ma la sua versione ufficiale e inalterabile si trova nel sistema di archiviazione elettronica (SAE).
Organizzare il trasferimento dei documenti dal sistema di gestione elettronica dei documenti (GED) al sistema di gestione delle attività (SAE)
Tale transizione si basa su regole di versamento chiare, definite in anticipo. Diversi elementi ne costituiscono la struttura.
In primo luogo, occorre identificare i documenti soggetti all’obbligo di conservazione previsto dalla legge. Non tutti i file presenti nel sistema di gestione documentale (GED) sono destinati all’archiviazione. Solo i documenti definitivi, convalidati e che possono fungere da prova meritano di essere sottoposti ad archiviazione legale.
Successivamente, si definiscono i fattori che determinano il versamento. Quale evento segna il passaggio di un documento dallo stato “attivo” a quello “definitivo”? Per una fattura, si tratta della sua convalida contabile. Per un contratto, della sua firma da parte di tutte le parti. Per una busta paga, della sua consegna al dipendente. Tali fasi devono essere formalizzate in una politica documentale scritta.
Infine, occorre nominare un responsabile dell’archiviazione. A differenza del sistema di gestione documentale (GED), accessibile a tutti i collaboratori, il sistema di archiviazione elettronica (SAE) richiede un amministratore dedicato. Tale figura controlla i versamenti, verifica la conformità dei metadati, gestisce i diritti di accesso e monitora le date di distruzione previste dalla normativa.
I criteri di scelta in base al vostro settore
Il volume documentario
Una microimpresa che emette alcune centinaia di fatture all’anno può accontentarsi di una soluzione semplice. Un gruppo che archivia milioni di documenti necessita invece di un’infrastruttura più potente, dotata di capacità di archiviazione scalabili.
Gli obblighi normativi settoriali
Le strutture sanitarie, soggette alla certificazione dell’Alta Autorità Sanitaria (HAS), devono dimostrare la completa tracciabilità delle cartelle cliniche dei pazienti([1]). Le imprese del settore finanziario soddisfano i requisiti dell’Autorità di controllo prudenziale e di risoluzione (ACPR). Le società quotate in borsa rispettano gli standard di revisione contabile (SOX[2], ISAS, ora IFRS[3]). Ciascuno di questi vincoli orienta verso soluzioni specificamente certificate.
Il periodo di conservazione richiesto
L'archiviazione dei documenti per tre anni pone meno problemi tecnici rispetto alla garanzia della loro leggibilità nell'arco di trent'anni. La questionedell'obsolescenza dei formati assume quindi un'importanza centrale: un file creato oggi sarà ancora leggibile nel 2054? Il SAE deve prevedere migrazioni regolari verso formati a lunga durata.
GED e archiviazione elettronica: quale soluzione per la vostra azienda?
La gestione documentale (GED) e l'archiviazione elettronica non sono in contrasto tra loro. Si integrano a vicenda lungo l'intero ciclo di vita dei documenti. La prima facilita il lavoro quotidiano dei team, mentre la seconda garantisce la sicurezza giuridica del patrimonio informativo dell'azienda.
Prima di investire in una soluzione, è opportuno mappare i vostri flussi documentali. Quali documenti create? Quali devono essere conservati per legge? Per quanto tempo? Chi deve potervi accedere e in quale fase del loro ciclo di vita? Queste semplici domande consentono di identificare ciò che rientra nella gestione attiva (GED) e ciò che richiede un’archiviazione legale (SAE o cassaforte elettronica).
In pratica, la gestione elettronica dei documenti (GED) e il sistema di archiviazione elettronica (SAE) rappresentano le due facce di un’unica strategia documentale: efficienza quotidiana e certezza giuridica a lungo termine. Per garantire tale continuità, una soluzione di archiviazione elettronica come quella di Evidency, in qualità di fornitore di servizi di fiducia qualificato (PSCo), assicura il valore probatorio dei Suoi documenti dalla loro creazione fino alla loro conservazione legale.
Riferimenti
[1] Codice della sanità pubblica, art. L.1111-8 e R1112-7
[2] https://www.ibm.com/fr-fr/think/topics/sox-compliance
[3] https://acpr.banque-france.fr/fr/lacpr/lacpr-en-europe-linternational/cadre-comptable/standards-internationaux/normes-comptables-internationales-ifrs
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