Puntos a recordar
- En términos de propiedad intelectual, el sellado electrónico de tiempo permite establecer pruebas de la anterioridad e integridad de las creaciones digitales.
- Desde el punto de vista normativo, facilita la demostración del cumplimiento, en particular del RGPD, gracias a la trazabilidad del consentimiento y el tratamiento.
- En el comercio electrónico, asegura las operaciones promocionales proporcionando pruebas fiables de los precios de referencia y su periodo de aplicación.
- Para los sistemas de información, refuerza el valor probatorio de los registros de eventos y de las acciones realizadas, en caso de auditoría o litigio.
- Dentro de los procesos críticos (cadena de suministro, facturación, banca, seguros), garantiza una trazabilidad fiable, una fecha cierta y la integridad de los datos intercambiados.
Aunque el sellado electrónico de tiempo se utiliza principalmente para firmar documentos electrónicamente, es útil en muchos otros ámbitos a efectos de prueba y trazabilidad. Evidency, un tercero de confianza, apoya regularmente a sus clientes con su sistema de sellado de tiempo fiable, adaptable y seguro.
1. La propiedad intelectual
He desarrollado un software. ¿Cómo puedo protegerme contra una posible apropiación por parte de un tercero? ¿Cómo puedo demostrar que lo desarrollé antes que un tercero?
Proteger los derechos de autor
Según el artículo L111-1 del Código francés de la Propiedad Intelectual, «el autor de una obra del espíritu goza, por el mero hecho de su creación, de un derecho exclusivo de propiedad inmaterial oponible a todos». «En otras palabras, siempre que se cumplan ciertas condiciones, como la originalidad, la protección de los derechos de autor existe desde el momento en que se crea la obra y no requiere formalidades adicionales, a diferencia de lo que ocurre con las marcas o las invenciones. Esto sigue siendo cierto en los 179 países signatarios del Convenio de Berna.
Proporcionar una prueba de la fecha de creación
No obstante, se recomienda encarecidamente quese inscriba en la Agence Pour La Protection des Programmes. Esta organización le proporciona un certificado de depósito y gestiona la custodia (conservación) de sus creaciones digitales de forma integrada y permanente.
Sin embargo, en ausencia de un registro obligatorio en una oficina, puede resultar difícil aportar pruebas de la existencia y el contenido de una creación digital en una fecha concreta, es decir, antes de la fecha reclamada por un posible infractor. Por ello, recomendamos el sellado de tiempo con un tercero de confianza, como Evidency. La Agence pour la Protection des Programmes también utiliza Evidency para el sellado de tiempo de sus archivos electrónicos.
Su tecnología implica el uso de algoritmos de encriptación simétricos y asimétricos, funciones de hash/huella digital y sellado electrónico de tiempo para garantizar la integridad y la fecha de los elementos transmitidos.
Fechar todos los elementos preparatorios de una solicitud de patente
También se pueden presentar todos los documentos preparatorios necesarios para presentar una solicitud de patente. El procedimiento para presentar una solicitud de patente ante una autoridad otorgante de patentes (como la Oficina Europea de Patentes, el Instituto Federal Suizo de la Propiedad Intelectual, el Institut national de la propriété industrielle (INPI) en Francia, la Oficina Nacional de la Propiedad Intelectual en China o la Oficina de Patentes y Marcas de Estados Unidos) es largo y complejo, a menudo por orden de llegada. En este contexto, el depósito de pruebas ofrece varias ventajas:
- Limita los riesgos de que los socios y/o terceros se apropien de una invención;
- Da una fecha definitiva a ideas, proyectos, documentos preparatorios, etc. a la espera de la validación de una solicitud de patente;
- Registra los resultados de la investigación (en particular los cuadernos de laboratorio) a medida que se realizan los descubrimientos con el fin de preservar los derechos anteriores y garantizar una distribución justa de los derechos entre los empleados;
- Demuestra que una invención secreta se desarrolló antes de que un tercero registrara una patente sobre ella, lo que permite al inventor seguir utilizándola (derecho de posesión personal previa).
2. Protección de datos personales
De acuerdo con el RGPD, utilizo las direcciones de correo electrónico de los clientes potenciales para enviarles ofertas si cuento con su consentimiento previo. También suprimo estos datos tres años después del último contacto con la persona en cuestión. En caso de inspección por parte de la CNIL, ¿cómo puedo demostrar mi conformidad con el RGPD?
Prueba del consentimiento
En los casos en los que la base jurídica del tratamiento sea el consentimiento, el responsable del tratamiento deberá poder demostrar que el interesado ha dado su consentimiento al tratamiento de sus datos personales [1].
En la práctica, el cumplimiento de esta obligación puede resultar complicado, ya que el texto no especifica cómo deben producirse estas pruebas. Por lo tanto, es esencial que el responsable del tratamiento disponga de una herramienta que garantice el almacenamiento y la trazabilidad de los siguientes elementos:
- el contenido y la fecha del consentimiento ;
- los medios utilizados para dar el consentimiento ;
- la información facilitada en el momento del consentimiento; y
- en su caso, la fecha de retirada del consentimiento.
Fecha de obtención del consentimiento
Sobre este punto, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) declaró en marzo de 2017 que «el sellado digital en el tiempo de la manifestación del consentimiento (mediante un clic o una casilla marcada) y la aplicación de un procedimiento debidamente documentado para recabar el consentimiento deben considerarse un medio válido para establecer la prueba del consentimiento»[2].
Evidency ofrece una solución fiable, adaptable y segura de sellado de tiempo y archivo automatizado gracias a su API.
3. Comercio electrónico
Como minorista, ofrezco descuentos en determinados artículos vendidos en mi sitio de comercio electrónico. La normativa me exige que justifique el precio de referencia a partir del cual se aplica el descuento. ¿Cómo puedo hacerlo?
Garantizar la transparencia de los precios promocionales
La autenticidad de los descuentos ofrecidos durantelas campañas promocionales se evalúa en relación con las prácticas comerciales desleales (artículos L. 121-2 a L. 121-5 del Código de Consumo francés). Los anuncios de reducciones de precios a los consumidores se rigen por el Decreto de 11 de marzo de 2015[3], y desde el 28 de mayo de 2022 se han visto reforzados por las nuevas normas derivadas de la Orden nº 2021-1734 de 22 de diciembre de 2021 por la que se transpone la Directiva europea «Ómnibus» 2019/2161. Estas normas obligan a los vendedores a indicar, además de la reducción de precio anunciada, el precio más bajo aplicado durante los 30 días anteriores a la promoción (precio de referencia).
Aunque los comerciantes son libres de determinar el precio de referencia de su elección (por ejemplo, el precio habitual, el precio de los competidores, el precio recomendado), deben ser capaces de «justificar la realidad del precio de referencia sobre cuya base se anuncia la reducción del precio».[Para ello, pueden utilizar notas, resguardos, hojas de pedido, recibos de caja, catálogos, folletos publicitarios o cualquier otro documento; todos ellos son medios de prueba recogidos por primera vez en la circular de 7 de julio de 2009 que precisa las disposiciones de la Orden de 31 de diciembre de 2008 (derogada)[5].
Marque automáticamente la hora y almacene los precios de referencia
Sin embargo, estos métodos son costosos y difíciles de aplicar, especialmente cuando las reducciones de precios se ofrecen en línea y repetidamente. También requieren una gran cantidad de recopilación de datos y archivo de pruebas.
Para limitar el impacto de esta normativa y simplificar la aplicación de las reducciones de precios, se recomienda a los profesionales queutilicen una herramienta automatizada de sellado de tiempo para garantizar la conservación, la trazabilidad y la integridad de los siguientes elementos:
- el precio de referencia elegido (ejemplo: precio aplicado por un competidor) ;
- la ubicación del precio de referencia elegido (por ejemplo, una página web);
- la fecha de aplicación del precio de referencia elegido.
Pruebas reconocidas por las autoridades supervisoras europeas
El establecimiento de medios de prueba fiables y reconocidos para justificar el precio de referencia es tanto más importante en Francia cuanto que la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) vigila de cerca desde hace varios años las ventas en línea, en particular los anuncios engañosos de reducción de precios, como demuestran sus recientes investigaciones[6].
Evidency apoya a los comerciantes electrónicos ofreciéndoles una solución llave en mano para el sellado de tiempo y elarchivo de pruebas del precio de referencia aplicado. Gracias a esta solución adaptable, fiable y segura, los comerciantes electrónicos pueden conectarse a una API y gestionar miles de datos a la vez, de forma automatizada.
4. Tecnología de la información
Un empleado se ha conectado repetidamente a sitios expresamente prohibidos por la carta informática de la empresa. ¿Cómo puedo demostrarlo de forma fiable?
Rastreo de registros informáticos
Ya sea humana o técnica, toda acción llevada a cabo en un sistema informático es susceptible de dejar huellas que es necesario registrar.
Estos pueden ser :
- conexión con éxito a una aplicación ;
- acceso a un archivo o a Internet ;
- intentos de intrusión en el sistema de información ;
- solicitudes de aplicación.
La Agencia Nacional francesa para la Seguridad de los Sistemas de Información (ANSSI) señala que los registros de eventos son un elemento técnico esencial para gestionar la seguridad de los sistemas de información. Sin embargo, sólo pueden utilizarse como prueba si los archivos de registro vinculan de forma fiable determinados sucesos a un momento concreto.
Sello de tiempo para sus periódicos con un proveedor de servicios cualificado
Para garantizar esta fiabilidad, los eventos no pueden registrarse en el tiempo simplemente utilizando el reloj interno del ordenador, ya que éste es fácilmente falsificable y se desvía naturalmente con el tiempo. La ANSSI recomienda, en primer lugar, sincronizar los relojes de los equipos informáticos con varias fuentes de tiempo internas coherentes entre sí, sincronizadas a su vez con varias fuentes externas fiables. 7] A continuación, debe establecerse un sistema de registro conforme a la normativa aplicable y a las recomendaciones de la CNIL, en la medida en que el objetivo principal del registro es permitirla identificación directa o indirecta de la persona o el equipo causante de un suceso. Por último, los registros deben ser firmados y sellados con fecha y hora desde su creación para garantizar su integridad.
5. Cadena de suministro
Como distribuidor a gran escala, me gustaría garantizar la trazabilidad y transparencia de algunos de mis productos animales. ¿Cómo puedo hacerlo?
Rastrear la cadena de suministro de extremo a extremo
A raíz de una serie de escándalos que revelaron la falta de transparencia en la cadena de suministro de la industria alimentaria, el Reglamento nº 178/2002 de 28 de enero de 2002 introdujo el requisito de la trazabilidad de los alimentos en todas las fases de producción, transformación y distribución[8] con el fin de identificar más rápidamente las fuentes de contaminación.
La misma cuestión se aplica a la protección del medio ambiente. La trazabilidad de los alimentos y los productos pronto permitirá mostrar información sobrela huella medioambiental de un producto.
¿Sellado de tiempo a través de blockchain o de un tercero de confianza?
En la cadena de suministro (alimentos, artículos de lujo, vino, productos farmacéuticos), el sellado electrónico de tiempo y, de forma más general, el sellado de tiempo aplicado a la tecnología «blockchain» (una cadena de registros que permite hacer un seguimiento de un conjunto de información de forma descentralizada, transparente y segura), ofrecen un potencial real para garantizar el sellado de tiempo, la trazabilidad y el control del origen de un producto.
En cada etapa de la cadena de suministro (productor, procesador, distribuidor), una cierta cantidad de información (fechas, origen) sobre un producto alimentario, desde su fabricación hasta su venta, se anotará en un registro de blockchain con sello de tiempo. Según el caso, la información puede registrarse mediante intervención humana, como la toma de una fotografía de los artículos, o automáticamente, utilizando sensores conectados. 1] Cada agente de la cadena de suministro puede acceder al registro de la cadena de bloques para conocer la identidad de la persona que introdujo la información por primera vez, el contenido de la información en sí (cuya integridad está garantizada) y la fecha en la que se registró la información.
Y sin embargo, blockchain tiene sus límites. Los distribuidores y otros importadores necesitan proteger sus redes comerciales y otros secretos de fabricación. La transparencia de blockchain impide esta protección, pero existe otra solución. Consiste en la validación por parte de un tercero de confianza gracias a la presencia de sistemas de registros seguros y con fecha y hora en cada etapa de la cadena de suministro.
En la práctica, una importante marca europea ya ha elegido el sellado de tiempo de blockchain para su cadena de suministro de pollo. Cada agente de la cadena de suministro puede introducir y sellar con fecha y hora la información de trazabilidad que le interese, la mayor parte de la cual se comunicará al consumidor mediante un código QR[2].
Evidency ayuda a sus clientes a implantar un sistema de sellado de tiempo para fechar los eventos registrados a lo largo de la cadena de suministro. Gracias a la API de Evidency, los sistemas de los clientes o incluso la cadena de bloques (blockchain) pueden interactuar con la solución de sellado de tiempo de Evidency y fechar de forma continua y automática miles de eventos de manera fiable, segura y adaptable. La solución Evidency también puede proporcionar acceso a cierta información vinculada a esta trazabilidad a través de un código QR.
6. Garantía de calidad y seguimiento de las versiones de los documentos
Como medida de seguridad, mi proveedor de servicios ha puesto en marcha un plan de continuidad de la actividad (PCN) para gestionar situaciones de fuerza mayor o crisis. Este PCN es esencial para mi empresa. Se actualiza cada año. ¿Cómo puedo estar seguro de que el plan que tengo es la última versión y que no ha sido modificado?
Los planes de continuidad empresarial (PCN ) son desde hace tiempo un requisito de los compradores de productos y servicios. Por lo general, estos planes se prueban y actualizan anualmente. Son esenciales porque proporcionan información sobre las medidas adoptadas para evitar interrupciones del servicio por parte del proveedor, por ejemplo, en caso de acontecimientos imprevisibles o catástrofes naturales, y a su vez por parte del comprador. Por ello, es esencial que las pruebas y actualizaciones lleven un sello de tiempo y se archiven de forma segura para mantener las pruebas documentales a lo largo del tiempo y garantizar la protección legal de todas las partes implicadas.
7. Banca y seguros
Los datos y la información se presentan a menudo en línea y a veces se utilizan para generar posiciones, ofertas o valoraciones. Paraevitar cualquier disputa relacionada con el contenido de la información presentada y su fecha de presentación, y para garantizar que las solicitudes se procesan correctamente y dentro de un plazo determinado, el contenido debe archivarse de forma segura y con un sello de tiempo.
Evidency apoya a los bancos y a las compañías de seguros ofreciéndoles una solución llave en mano para el sellado electrónico de tiempo. Esta solución adaptable, fiable y segura permite automatizar el sellado de tiempo cualificado, gracias a la API de Evidency.
8. Facturación
La facturación tiene una serie de consecuencias, sobre todo en lo que respecta a los plazos de pago, pero también en lo relativo a los plazos para el pago de impuestos y otras tasas. ¿Cómo puedo asegurarme de que puedo aportar pruebas de la facturación electrónica y de la fecha en que se emitió/envió?
L. 102 B del Código Fiscal francés y facturas digitales
La digitalización de los procesos de facturación promete importantes ganancias de eficiencia y reducciones de costes. Desde el punto de vista fiscal, el artículo L 102 B del Código de Procedimiento Fiscal francés, modificado por el artículo 16 de la Ley de Finanzas rectificativa para 2016, permite a los contribuyentes digitalizar sus facturas recibidas y emitidas en papel y conservarlas en formato digitalizado durante el periodo de retención fiscal de 6 años. La normativa especifica que las facturas digitalizadas deben cumplir dos condiciones: deben ser seguras para garantizar su integridad y deben llevar un sello de tiempo.
Facturación electrónica obligatoria a partir de 2026
Además, la reforma de la facturación electrónica introduce una obligación progresiva: a partir del 1 de septiembre de 2026, todas las empresas deberán poder recibir facturas electrónicas, mientras que las grandes empresas y las ETI deberán emitirlas (y transmitir los datos a las autoridades). La obligación de emitir facturas se extenderá a las PYME y a las microempresas el 1 de septiembre de 2027. En este contexto, el sellado de tiempo ya no es una simple comodidad de gestión: contribuye a la pista de auditoría y ayuda a demostrar la anterioridad de un documento, sobre todo en caso de litigio sobre la fecha de envío o recepción, o el punto de partida de los plazos.
Fechar sus facturas a través de un tercero cualificado
Aunque el sellado de tiempo puede llevarse a cabo internamente, el sellado de tiempo cualificado por parte de un tercero de confianza o un proceso de sellado de tiempo cualificado es esencial para evitar disputas, especialmente porque el sellado de tiempo de las facturas también se utiliza para hacer cumplir los plazos de pago y calcular las penalizaciones por retraso.
Evidency, proveedor de servicios de confianza cualificado por la ANSSI, ha desarrollado una API a la que los clientes pueden conectarse para obtener un sellado de tiempo cualificado automatizado de cada documento, con la opción adicional de archivado seguro.
9. Lucha contra el fraude documental
¿Cómo puedo estar seguro de que la nueva RIB enviada por un proveedor es auténtica? ¿Ha emitido realmente esta factura mi proveedor habitual? ¿Quién está realmente detrás del comunicado de prensa que me han pedido que transmita?
En la práctica, el fraude documental se basa a menudo en alteraciones discretas (datos bancarios, identidad del emisor, fechas, anexos) que, por tanto, pueden engañar a la empresa objeto del fraude.
El fenómeno es ya sistémico: más de dos de cada tres empresas afirman haberse enfrentado a un fraude (en grado de tentativa o probado), según el Barómetro del Fraude y la Ciberdelincuencia 2021 (DFCG y Allianz Trade/Euler Hermes). Antes de validar una instrucción, es necesario adoptar un enfoque de confianza cero: si no se puede establecer el emisor, si hay alguna duda sobre la integridad del contenido o la fecha de emisión, se debe verificar el documento, por ejemplo, comprobando que ha sido sellado electrónicamente por la entidad anunciada y que el sello es válido en el lector de PDF.
Evidency ofrece soluciones cualificadas de sellado de tiempo y sellado electrónico que proporcionan una prueba indiscutible del origen y el contenido de un documento.
10. Probar la intervención humana en las creaciones asistidas por IA
¿Cómo se defienden los derechos de autor de una creación realizada con una herramienta de IA? ¿Cómo se puede establecer la originalidad de la obra y, sobre todo, cómo se pueden demostrar las contribuciones humanas y de la máquina?
La democratización de la IA generativa ha puesto en tela de juicio el pensamiento convencional: si la herramienta interviene en algún momento del proceso creativo, ¿se priva automáticamente al autor de toda protección?
Por el momento, la cuestión no se ha resuelto de manera uniforme de un país a otro, pero se perfila una línea: la protección se debate en torno a la trazabilidad de las elecciones libres y creativas atribuibles a un individuo (selección, composición, retoque, arreglo) y no en torno al uso exclusivo de una indicación. Por lo tanto, para apoyar el caso y convencer al juez, se recomienda encarecidamente documentar, sellar con fecha y hora y guardar todos los elementos del proceso creativo (versiones, iteraciones, instrucciones e indicaciones, archivos intermedios, etc.), para que puedan presentarse en caso de litigio sobre derechos de autor.
Conclusión
Con la digitalización de sectores enteros de la economía, el sellado de tiempo cualificado será cada vez más importante en las relaciones comerciales, ya que será la mejor forma de demostrar que una acción se ha llevado a cabo. Además, el sellado de tiempo electrónico no sólo pone una fecha a un documento, sino que también da fe de la integridad del contenido del documento que fecha, lo que constituye una ventaja probatoria indudable.
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[1] Reglamento (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE, art. 7.
[2]Commission nationale de l’informatique et des libertés, Consulta pública sobre el Reglamento europeo, marzo de 2017.
[3] Decreto de 11 de marzo de 2015 relativo a los anuncios de reducción de precios a los consumidores.
[4] Ibid, art. 3.
[5] Circular de 7 de julio de 2009 relativa a las condiciones de aplicación de la Orden de 31 de diciembre de 2008 sobre los anuncios de reducción de precios a los consumidores, p.. 6.
[6] Comunicado de prensa, Pratiques commerciales des enseignes de vente en ligne : la DGCCRF a transmis à l’autorité judiciaire les conclusions de ses investigations concernant le site vente-privee.com, 10 de enero de 2019.
[7] Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, Nota técnica – Recomendaciones de seguridad para la implantación de un sistema de registro, 2 de diciembre de 2013.
[8] Reglamento (CE) nº 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 28 de enero de 2002, por el que se establecen los principios y los requisitos generales de la legislación alimentaria, se crea la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria y se fijan procedimientos relativos a la seguridad alimentaria, art. 18.
[9] Estudio realizado por Blockchain Partner, Supply Chain, Traceability & Blockchain, 10 de julio de 2017.
[10] Dalila BOUAZIZ, Carrefour lanza el primer blockchain alimentario de Europa, E-commerce mag, 6 de marzo de 2018.
