Puntos clave que debe recordar
- La transformación digital ha situado a los CLO en el centro del desafío de la desmaterialización, con la responsabilidad de conciliar el rendimiento operativo, la seguridad jurídica y el cumplimiento de la normativa.
- Los departamentos jurídicos deben encontrar el equilibrio adecuado entre sencillez, coste y nivel de riesgo eligiendo pruebas digitales que se adapten a las cuestiones jurídicas en juego.
- Los métodos informales de prueba pueden ser suficientes para casos de bajo riesgo, pero se vuelven insuficientes en sectores muy regulados o en caso de litigio.
- El sellado de tiempo cualificado, la firma electrónica y el archivado garantizan la autenticidad, la integridad y el valor probatorio de los documentos digitales a lo largo del tiempo.
- Al confiar en proveedores de servicios de confianza cualificados para eIDAS como Evidency, los OCE pueden asegurar su transformación digital al tiempo que facilitan la integración técnica.
Encontrar el justo equilibrio entre simplicidad, coste y asunción de riesgos
Uno de los principales retos a los que se enfrentan los directores jurídicos a la hora de abordar cuestiones relacionadas con la gestión de pruebas es encontrar el equilibrio adecuado entre el riesgo jurídico, la sencillez de su aplicación y su repercusión en los costes. Por lo tanto, cuando se trata de gestionar un rastro de pruebas en un contexto desmaterializado, un director jurídico tendrá que establecer el nivel de valor probatorio de sus pruebas en función del riesgo que esté asumiendo y de la complejidad de su aplicación interna.
Hemos observado casos en los que un departamento jurídico opta por simples pruebas «caseras», como capturas de pantalla u hojas de cálculo de Excel. Aunque éstas pueden ser suficientes en situaciones de poco riesgo, en las que las partes contrarias o los jueces las han aceptado tradicionalmente, pueden resultar insuficientes en otros casos. En sectores muy regulados, como la construcción o el juego, estos métodos informales pueden no cumplir las normas legales exigidas ni convencer a una autoridad judicial. El riesgo es que estas pruebas sean rechazadas o impugnadas, poniendo en peligro la admisibilidad de todo el caso.
Se trata de un ejercicio delicado para el departamento jurídico, y puede ser una buena idea ponerse en contacto con su abogado o con proveedores de servicios de confianza para estudiar en detalle la necesidad de pruebas y poner en marcha el sistema adecuado para el trabajo.
Cómo optimizar la gestión de pruebas: estudios de casos
La necesidad de disponer de pruebas digitales con un alto valor jurídico varía de un sector a otro, y las consecuencias de no cumplir estas normas pueden diferir significativamente de una industria a otra. He aquí algunos ejemplos de cómo los directores jurídicos de sectores específicos están afrontando los retos de la desmaterialización y aplicando el nivel de seguridad adecuado para cumplir los requisitos legales y las normas exigidas.
Sector bancario
En el sector bancario, los OCE son responsables de garantizar que sus organizaciones cumplen con una amplia gama de requisitos reglamentarios, la mayoría de los cuales están diseñados para controlar los riesgos de fraude, blanqueo de dinero, etc. Los CLO, los contratos, los acuerdos de préstamo, las transacciones bancarias, etc., deben rastrearse en archivos de pruebas, conservarse durante varios años y devolverse a una autoridad supervisora sin que se cuestione la integridad y autenticidad de los documentos presentados. El incumplimiento acarreará sanciones severas.
Para garantizar un cierto nivel de admisibilidad de las pruebas, las OCE utilizan firmas electrónicas, pero otras soluciones, como el archivo electrónico cualificado, también garantizan que los contratos y las firmas conserven su valor probatorio a lo largo del tiempo.
Sector sanitario
El sector sanitario está muy regulado, con requisitos estrictos en torno a la protección de la información sensible de los pacientes. Los OCE de este ámbito deben garantizar que los historiales médicos, los formularios de consentimiento y otros documentos legales se almacenan de acuerdo con normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
En muchos casos, los profesionales sanitarios pueden confiar en los registros de sus ordenadores o en las capturas de pantalla para rastrear el acceso a los datos de los pacientes, y esto será suficiente. Sin embargo, en litigios complejos, en los que la confidencialidad del paciente se ha visto comprometida o en los que se cuestiona la probidad del médico, estos métodos informales pueden no ofrecer suficiente protección legal al médico o al hospital. La incorporación de un sellado de tiempo electrónico cualificado a sus procedimientos producirá un registro inmutable de cuándo se consultaron los historiales de los pacientes o se prestó atención médica a un paciente.
Industria manufacturera
El sector industrial se encuentra en plena modernización, migrando gradualmente de los sistemas basados en papel a los digitales para ser más competitivo y eficaz.
Un ejemplo concreto de esta transformación se refiere a la digitalización de los albaranes de pedido y entrega. Cada día se emiten cientos de miles de órdenes de compra en papel para transportar mercancías y materiales de un punto a otro. Estos albaranes tienen que presentarse en varias etapas, comprobarse y almacenarse para que sirvan de prueba en caso de litigio. Aunque el paso del papel a lo digital parece un área obvia de mejora para la industria, la multiplicación de interlocutores y puntos de contacto implicados hace que su aplicación no sea técnicamente sencilla.
Además, los servicios jurídicos encargados de este proyecto deben asegurarse de que esta digitalización se realiza respetando las normas sectoriales, que crea un recorrido probatorio aceptable y, sobre todo, que los interesados pueden acceder a la prueba con total integridad. Por lo tanto, es esencial que trabajen con un proveedor de servicios cualificado que pueda ofrecerles una solución adaptada al nivel de pruebas requerido.
¿Cómo puede Evidency apoyar a los Departamentos Jurídicos en su transformación digital?
Evidency es un proveedor de servicios de confianza (TSP) cualificado por eIDAS, que ofrece soluciones de sellado de tiempo, sellado electrónico, verificación automatizada y archivo electrónico adaptadas a la certificación de grandes volúmenes de datos críticos. La plataforma está específicamente diseñada para proporcionar a los departamentos jurídicos las herramientas que necesitan para llevar a cabo con éxito sus iniciativas de transformación digital, incluyendo?
Una garantía irrefutable de los 3 pilares de la prueba: autenticidad, integridad y accesibilidad.
La cualificación eIDAS del sellado de tiempo propuesta por Evidency es suficiente para garantizar una fecha cierta para los documentos presentados como prueba ante un juez, sin que éste pueda impugnar su integridad o autenticidad.
Del mismo modo, el sello electrónico actúa como un sello corporativo, garantizando que el documento sellado procede realmente del emisor del que se supone que procede. Esto es esencial para mantener la autenticidad de los documentos legales y garantizar su admisibilidad en los tribunales.
Convencer a los equipos técnicos
A menudo, el Departamento Jurídico tiene que trabajar con los equipos técnicos para implantar una solución digital en los sistemas informáticos que satisfaga las necesidades de garantía, trazabilidad y gestión de pruebas. Los equipos técnicos desean elegir un sistema sencillo que no interrumpa su hoja de ruta. Para responder a esta necesidad, las soluciones de Evidency se integran con los sistemas existentes mediante simples llamadas REST API, lo que permite a los equipos jurídicos automatizar la gestión de las pruebas digitales sin tener que movilizar recursos adicionales más allá de lo razonable.
En conclusión
En la carrera hacia la transformación digital, los CLO se ven sometidos a una presión cada vez mayor para modernizar sus procesos jurídicos y, al mismo tiempo, gestionar los riesgos y los costes. Las soluciones de Evidency permiten a los departamentos jurídicos alcanzar el equilibrio adecuado, ofreciendo herramientas sencillas y conformes para generar pruebas digitales convincentes.
Ya sea en el sector financiero, sanitario o industrial, Evidency ayuda a los OCE a garantizar que sus documentos digitales estén protegidos, sean válidos y estén reconocidos por los tribunales y los reguladores.
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