Aspectos clave que hay que tener en cuenta para comprender la firma electrónica
- La firma electrónica se aplica a las personas físicas y, en este sentido, difiere del sello electrónico, que se refiere a las personas jurídicas.
- Según el Reglamento eIDAS, existen cuatro niveles de firma electrónica: simple, avanzada, avanzada con certificado cualificado y cualificada.
- Solo la firma cualificada goza de una presunción de fiabilidad.
- La decisión se basa en un análisis de riesgos: obligaciones normativas, probabilidad de litigio y gravedad de lo que está en juego
- La marca de tiempo cualificada refuerza el valor probatorio de las firmas no cualificadas.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un procedimiento técnico quepermite identificar al firmante de un documento digital y garantizar la integridad de su contenido. A diferencia de una firma manuscrita, utiliza mecanismos criptográficos para vincular al firmante con el documento de forma verificable.
Funcionamiento técnico
El principio se basa en la criptografía asimétrica: se genera un par de claves (pública y privada). La clave privada, que conserva el firmante, sirve para crear la firma. La clave pública permite verificar su autenticidad. Se genera un resumen único del documento (huella o «hash») y, a continuación, se cifra con la clave privada. Cualquier modificación posterior del documento invalida automáticamente la firma.
Los cuatro niveles de firma electrónica
El Reglamento europeo eIDAS (UE 910/2014)[2] define cuatro niveles distintos de firma electrónica, cada uno de los cuales se corresponde con requisitos técnicos y garantías probatorias diferentes:
- la firma electrónica simple;
- la firma electrónica avanzada;
- la firma electrónica avanzada con certificado cualificado;
- la firma cualificada.
Antes de detallar cada nivel, es necesario comprender un principio jurídico fundamental: no todos los niveles tienen el mismo valor probatorio. Esta diferencia se basa en la carga de la prueba en caso de litigio.
Solo la firma cualificada goza de una presunción de fiabilidad: corresponde a la parte que impugna la firma demostrar su invalidez. En los otros tres niveles, ocurre lo contrario: quien invoca la firma debe demostrar su validez. Esta distinción explica por qué los jueces desestiman determinadas firmas.
| Nivel | Simple | Avance | Operación con certificado cualificado | Clasificada |
| Cualificación | Básico | Estándar | Nivel intermedio | Máxima |
| Definición | Casilla de selección, correo electrónico, escaneo de la firma manuscrita | Cumple los cuatro requisitos de eIDAS: está vinculada de forma unívoca al firmante, permite su identificación, se ha creado bajo su control exclusivo y detecta cualquier modificación | Firma avanzada + certificado emitido por un PSCo (Proveedor de servicios de confianza cualificado) | Equivalente a una firma manuscrita (art. 25 del Reglamento eIDAS) |
| Autenticación | Bajo | Reforzada: autenticación de dos factores | Alta (verificación rigurosa de la identidad) | Forte (PSCo) |
| Certificado cualificado | No | No | Sí | Sí |
| QSCD (Dispositivo de creación de firmas cualificadas) | No | No | No | Sí |
| Presunción de validez | No | No | No (respaldado por un sello de fecha y hora certificado) | Sí |
| Carga de la prueba | En el vehículo de transporte | En el vehículo de transporte | En el soporte (acompañada de un sello de fecha y hora certificado) | Sobre el contestatario |
| Casos de uso | Formularios, documentos internos | Contratos B2B, recursos humanos, órdenes de compra, condiciones generales de uso | Licitaciones, INPI (obligatorio) | Contratación pública, escrituras notariales, condiciones generales de uso de gran importancia |
Valor jurídico y límites probatorios de la firma electrónica
Los requisitos establecidos recientemente por la jurisprudencia
El primer semestre de 2025 supuso un punto de inflexión. Varios tribunales de apelación han declarado nulas las firmas electrónicas, incluso las cualificadas, por insuficiencia de pruebas:
- Tribunal de Apelación de Ruán (10/04/2025)[3]: expediente inutilizable;
- Tribunal de Apelación de París (3 de abril de 2025)[4]: la mención «firmado electrónicamente» no es suficiente;
- Tribunal de Apelación de Douai (27/03/2025)[5]: imposibilidad de identificar al firmante;
- Tribunal de Primera Instancia de Riom (19/03/2025)[6]: falta de pruebas de integridad;
- Tribunales de lo Social de Versalles y París (04 y 05/2025)[7]: documentación demasiado compleja.
La falta de una explicación clara de los métodos de autenticación, validación o trazabilidad puede dar lugar, por tanto, al rechazo rotundo de la prueba, incluso en el caso de una firma cualificada.
Los tres pilares analizados por los jueces
Independientemente del nivel de firma, los tribunales comprueban sistemáticamente tres elementos:
- La identidad del firmante: ¿permiten los medios técnicos identificarla sin ambigüedad? ¿Está documentado el proceso de autenticación? ¿Son utilizables y están marcados con la fecha y la hora los registros de conexión?
- La integridad del documento: ¿se puede demostrar que no se ha modificado tras su firma? ¿Se especifican los mecanismos criptográficos (huella digital, firma digital)? ¿Existe un sello de fecha y hora que permita fechar la firma con certeza?
- La fiabilidad del proceso: ¿resulta comprensible el expediente probatorio para una persona sin conocimientos técnicos? ¿Son trazables las etapas? ¿Ha elaborado el proveedor un archivo de auditoría estructurado al que pueda acceder el magistrado?
Reforzar el valor probatorio de una firma electrónica
En el caso de las firmas no cualificadas (simple, avanzada, avanzada con certificado cualificado), existen varios mecanismos que compensan la ausencia de presunción legal y cumplen con los requisitos jurisprudenciales más exigentes.
La utilidad del sellado de tiempo certificado: conferir una fecha cierta al documento
Tal y como se define en los artículos 41 y 42 del Reglamento eIDAS,el sello de fecha y hora cualificado asocia una fecha y una hora legalmente reconocidas a un archivo digital. Este sello de marca de tiempo, expedido por un proveedor de servicios de confianza cualificado, garantiza que el documento no ha sido modificado desde que se le aplicó dicha fecha.
En la práctica, el sellado de tiempo aporta una fecha cierta al documento firmado y responde directamente alrequisito de integridad que los jueces examinaron en las sentencias de 2025. Cuando una firma avanzada (ya sea simple, avanzada o avanzada con certificado cualificado —véase la tabla comparativa anterior—) se combina con un sello de tiempo cualificado, su valor probatorio aumenta significativamente sin necesidad de recurrir a una firma cualificada, que resulta más costosa y más engorrosa de implementar.
El sello electrónico del prestador de servicios para certificar el expediente probatorio
El sello electrónico del proveedor o de la plataforma de confianza digital (como Evidency) certifica la integridad del expediente probatorio en su conjunto. Autentifica el origen profesional del expediente probatorio y garantiza que los elementos presentados ante el juez (archivo de auditoría, certificados, rastros técnicos, marcas de tiempo) no han sido alterados posteriormente.
Elaboración de un expediente probatorio estructurado
Un expediente probatorio admisible debe incluir:
- un archivo de auditoría con marca de tiempo en el que se detallan todas las etapas del proceso de firma,
- una documentación accesible para personas sin conocimientos técnicos en la que se expliquen los mecanismos de autenticación y validación,
- pruebas de autenticación válidas,
- y formatos legibles (archivos PDF con anotaciones, tablas resumen).
Los archivos técnicos sin procesar (registros del servidor, archivos XML sin formatear) que no vayan acompañados de documentación suelen ser desestimados por los tribunales, tal y como han demostrado las sentencias de Rouen y Versalles de 2025.
El expediente así elaborado podrá, en determinados casos, sellarse con un sello electrónico para reforzar su valor probatorio.
¿Cómo elegir el nivel adecuado de firma electrónica?
La elección del nivel de firma no debe ser arbitraria. Se basa en un análisis de las obligaciones reglamentarias, junto con una evaluación del riesgo de litigio y de la gravedad de las consecuencias en caso de invalidación.
Identificar las obligaciones reglamentarias
Algunos casos de uso exigen un nivel mínimo de firma electrónica. La Orden de 22 de marzo de 2019 relativa a la firma electrónica en la contratación pública [8] exige una firma avanzada basada en un certificado cualificado para las respuestas a las licitaciones. Por encima de los umbrales europeos (varios millones de euros, según la naturaleza del contrato), suele exigirse una firma cualificada.
Las presentaciones reglamentarias ante las autoridades reguladoras (la AMF para los mercados financieros, la ACPR para los bancos y las aseguradoras, y la HAS para los centros sanitarios) suelen exigir una firma cualificada. El INPI acepta una firma avanzada con certificado cualificado para la presentación de solicitudes de marcas, patentes y diseños industriales.
Evaluar el riesgo en función del contexto
Más allá de las obligaciones reglamentarias, la elección depende de tres factores: el importe del compromiso, la duración del contrato y el sector de actividad. Cuanto mayor sea el riesgo de impugnación y más significativas sean las posibles repercusiones, más recomendable resulta un nivel de firma más elevado.
- Ejemplo 1 - Riesgo bajo: un documento interno de RR. HH. sin implicaciones patrimoniales (certificado de asistencia, solicitud de vacaciones) en el que interviene un empleado de confianza. El riesgo de litigio es insignificante y las repercusiones son limitadas. En este contexto, basta con una firma simple.
- Ejemplo 2 - Riesgo medio: un contrato comercial B2B por valor de 15 000 euros con un cliente habitual en un sector con pocos litigios (material de oficina, servicios intelectuales). La relación ya está consolidada. No obstante, el importe justifica la adopción de medidas de seguridad. Una firma avanzada, junto con un sello de fecha y hora cualificado, ofrece una protección adecuada sin un coste adicional excesivo.
- Ejemplo 3 - Riesgo elevado: un contrato de préstamo bancario de 200 000 euros a 20 años. El sector bancario es especialmente propenso a los litigios (toda la jurisprudencia de 2025 citada se refiere a este ámbito), el importe es significativo y la duración es prolongada. Es imprescindible utilizar la firma cualificada para beneficiarse de la inversión de la carga de la prueba y minimizar los riesgos de impugnación posterior.
En el caso de los documentos de gran importancia firmados con una firma no cualificada, se recomienda encarecidamente el uso del sellado de tiempo cualificado y la creación de un expediente probatorio estructurado y sellado. Este procedimiento permite acercarse al valor probatorio de una firma cualificada, al tiempo que se controlan los costes.
¿Cómo puedo obtener un certificado de firma electrónica?
El certificado de firma electrónica se obtiene a través de un proveedor de servicios de confianza (PSCo) cualificado, inscrito en la lista de la ANSSI, a la que se puede acceder en cyber.gouv.fr.
Los documentos necesarios varían en función del nivel de firma:
- En el caso de una persona física, un documento de identidad en vigor y un justificante de domicilio reciente.
- Para obtener un certificado cualificado, es imprescindible realizar una verificación de identidad rigurosa (presencial o mediante identificación por videoconferencia certificada).
- En el caso de una persona jurídica, un extracto Kbis con una antigüedad inferior a tres meses, los estatutos actualizados y el poder del firmante autorizado. Este último documento constituye la delegación formal que acredita que el firmante dispone de la autoridad legal para comprometer a la sociedad (mandato, resolución del consejo de administración o poder notarial, según el caso).
El proceso sigue estos pasos:
- solicitud al proveedor,
- verificación de identidad,
- generación del par de claves criptográficas,
- expedición del certificado (con una validez de uno a tres años)
- y su instalación en el soporte elegido.
El plazo de tramitación varía entre unas pocas horas, en el caso de una firma avanzada, y entre cinco y diez días laborables, en el caso de una firma cualificada.
El documento sigue estando disponible en modo de solo lectura en el sistema de gestión documental (GED) para las necesidades cotidianas, pero su versión oficial e inalterable se encuentra en el sistema de gestión de activos (SAE).
Firma electrónica y valor probatorio: garantizar la prueba a lo largo del tiempo
El valor jurídico de la firma electrónica depende directamente del nivel elegido y de la calidad de la elaboración del expediente probatorio. La jurisprudencia del primer semestre de 2025 ha vuelto a poner de manifiesto una realidad que a menudo se pasa por alto: disponer de una firma electrónica, incluso cualificada, no es suficiente. El expediente probatorio debe estar bien estructurado, ser legible y estar completo para poder resistir una impugnación judicial.
La elección del nivel de firma se basa en un análisis de riesgos que tiene en cuenta las obligaciones reglamentarias, así como la probabilidad y la gravedad de un litigio. Este enfoque metódico permiteadaptar el nivel de seguridad jurídica a los retos reales de cada documento, sin que la protección resulte excesiva ni insuficiente. En el caso de las firmas no cualificadas (simple, avanzada, avanzada con certificado cualificado), el sellado de tiempo cualificado y el sello electrónico refuerzan significativamente el valor probatorio y cumplen con los requisitos jurisprudenciales cada vez más exigentes.
Evidency acompaña a las empresas en este proceso de garantía probatoria, ofreciendo soluciones de sellado de fecha y hora cualificado y de sello electrónico que pueden integrarse en sus procesos de firma actuales.
Referencias
[1] Estas resoluciones judiciales se exponen más adelante en el artículo, en el apartado dedicado a los requisitos jurisprudenciales recientes.
[2] Reglamento (UE) n.º 910/2014, de 23 de julio de 2014, sobre la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=celex%3A32014R0910 – Actualizado mediante el Reglamento (UE) n.º 2024/1183, de 11 de abril de 2024, por el que se modifica el Reglamento (UE) n.º 910/2014 en lo que respecta al establecimiento del marco europeo relativo a la identidad digital (eIDAS 2): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=OJ:L_202401183
[3] Tribunal de Apelación de Ruán, 10 de abril de 2025, n.º de registro 24/01774
[4] Tribunal de Apelación de París, 3 de abril de 2025, n.º de registro 23/19316
[5] Tribunal de Apelación de Douai, 27 de marzo de 2025, RG n.º 22/05040 y RG n.º 22/05041
[6] Tribunal de Apelación de Riom, 19 de marzo de 2025, n.º de registro 24/00497
[7] Tribunal de Apelación de Versalles, 29 de abril de 2025, n.º de registro 24/04372; Tribunal de Apelación de París, 15 de mayo de 2025, n.º de registro 24/02375
[8] Orden de 22 de marzo de 2019 relativa a la firma electrónica de los contratos de contratación pública: https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038318621
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