Aspectos clave que hay que tener en cuenta sobre el CLM
- La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) permite organizar y gestionar de forma eficaz el ciclo de vida de los contratos, desde su redacción hasta su archivo.
- Las herramientas de CLM mejoran la gestión contractual gracias a la centralización de los documentos, los flujos de trabajo y los plazos.
- La trazabilidad que ofrece un CLM es principalmente de carácter operativo y no siempre garantiza un valor probatorio oponible en caso de litigio.
- Los registros y los historiales internos de un CLM pueden ser objeto de impugnación si no están protegidos contra la alteración y no cumplen los requisitos legales.
- El sellado de tiempo certificado y el sello electrónico complementan el CLM, reforzando la trazabilidad jurídica y la prueba de los hechos contractuales clave.
¿En qué consiste la gestión del ciclo de vida de los contratos?
La gestión del ciclo de vida de los contratos hace referencia al conjunto de procesos y mecanismos que permiten gestionar el ciclo de vida de los contratos, desde su elaboración hasta su archivo. Se enmarca en un enfoque estructurado de la gestión contractual, cuyo objetivo es organizar los flujos, las responsabilidades y los documentos asociados a cada etapa clave de la vida del contrato.
Una herramienta CLM suele intervenir en varios niveles:
- a nivel organizativo, definiendo los procesos de validación y las responsabilidades;
- documentación, mediante la centralización de los contratos y la gestión de las versiones;
- colaborativo, facilitando los intercambios entre juristas, las direcciones de las distintas áreas de negocio y el departamento financiero.
Los CLM incorporan mecanismos de trazabilidad, tales como registros de acciones, metadatos o historiales de modificaciones. Estos elementos constituyen una trazabilidad útil para la gestión de los contratos. No obstante, su alcance jurídico debe evaluarse en función del contexto en el que se generan y utilizan.
Las cinco etapas principales del ciclo de vida contractual en un sistema de gestión de contratos (CLM)
Por lo general, el ciclo de vida contractual que se gestiona en un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos se estructura en torno a cinco etapas principales. Esta organización permite realizar un seguimiento continuo de un contrato, desde su creación hasta su cierre, manteniendo un registro de las decisiones y los acontecimientos sucesivos.
- Redacción y negociación del contrato: esta fase abarca la elaboración del documento contractual, las conversaciones entre las partes y la gestión de las sucesivas versiones. Se trata de un proceso iterativo por naturaleza, ya que el contenido del contrato puede ir evolucionando a lo largo de las conversaciones hasta que se alcance un texto que todas las partes consideren aceptable.
- Validación interna: una vez negociado el texto, el contrato se somete a los procesos de validación definidos por la organización (departamento jurídico, áreas de negocio, finanzas). Esta etapa también puede ser iterativa cuando se solicitan ajustes y no se conceden las validaciones tal y como está redactado, lo que da lugar a nuevas versiones del documento antes de su formalización.
- Firma y entrada en vigor: una vez validado, el contrato es firmado por las partes. El CLM conserva la versión definitiva del documento, así como la información relativa a su fecha de entrada en vigor.
- Ejecución del contrato y modificaciones: esta fase consiste en el seguimiento de las obligaciones contractuales, la gestión de las modificaciones contractuales y las posibles modificaciones que puedan surgir durante la ejecución.
- Finalización del contrato y archivo: el contrato llega a su fin, se rescinde o se renueva. A continuación, se archivan los documentos y se cierra el expediente contractual.
Cada una de estas etapas genera hechos con fecha concreta que, según el caso, pueden convertirse en puntos de análisis o de debate jurídico en caso de litigio, auditoría o inspección.
Las ventajas del CLM para los juristas y los gestores de contratos
El CLM permite a los departamentos jurídicos disponer de todos los contratos en un único espacio, al que los equipos pueden acceder a través de un punto de acceso único. Esta organización facilita la gestión coordinada de las versiones y reduce los riesgos derivados de la dispersión de los archivos o del uso de documentos desactualizados. El uso de un CLM se traduce, por tanto, en una mayor eficiencia en la gestión diaria de los expedientes contractuales.
A este respecto, un estudio publicado por WorldCC (anteriormente IACCM) indica que el uso de sistemas de gestión del ciclo de vida de los contratos puede permitir reducir entre un 30 % y un 50 % el tiempo dedicado a la gestión de los contratos, en particular gracias a la estandarización y la automatización de los procesos contractuales. (fuente: https://www.worldcc.com/Resources/Research/Contracting-Excellence)
El CLM también facilita el seguimiento de los plazos contractuales. Los juristas y los gestores de contratos disponen de una visión global de las fechas clave, acompañadas de alertas, lo que permite anticiparse a las renovaciones, las renegociaciones o la finalización de los contratos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales a largo plazo.
Al estructurar la información y los plazos, el CLM contribuye así a una mejor gestión contractual.
Sin embargo, aunque un CLM mejora notablemente la gobernanza contractual, sigue planteándose una cuestión: ¿es suficiente, por sí sola, la trazabilidad que ofrece para constituir una prueba irrefutable en caso de litigio?
Trazabilidad contractual y pruebas: aspectos a tener en cuenta y aportaciones específicas de los servicios de confianza
Esta mejora de la gobernanza contractual invita a plantearse el valor probatorio de los registros y los historiales generados por un CLM, especialmente cuando dichos elementos puedan ser objeto de impugnación.
Prudencia respecto al valor probatorio de los CLM
Los registros de acciones y los historiales generados por un CLM constituyen elementos de trazabilidad interna. No obstante, en caso de impugnación, su validez depende de las condiciones en las que se haya generado, conservado y protegido dicha información contra cualquier alteración. La cuestión de la integridad de los datos y de su oponibilidad frente a terceros cobra entonces una importancia fundamental, especialmente en contextos con un alto riesgo jurídico.
Sello de fecha y hora cualificado y marco eIDAS: un refuerzo específico de la trazabilidad contractual
Los registros de acciones y los historiales de aplicaciones suelen basarse en marcas de tiempo generadas por los propios sistemas, cuyo alcance depende del marco técnico y jurídico en el que se utilizan.
En este contexto, el uso de un sello de fecha y hora cualificado, tal y como se define en el Reglamento eIDAS, permite ofrecer garantías jurídicas reconocidas en materia de fecha cierta e integridad. Al incorporarse a documentos o a acontecimientos clave del ciclo contractual, tiene por objeto reforzar su oponibilidad cuando se requiere un mayor nivel de seguridad jurídica.
Estos mecanismos no sustituyen a un CLM. Se inscriben en una lógica de complementariedad, interviniendo de forma específica cuando es necesario garantizar la trazabilidad derivada de los sistemas internos ante un riesgo de impugnación, especialmente en caso de litigio, auditoría o control reglamentario.
Conclusión
La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) se ha convertido en un estándar en la gestión de contratos empresariales, dando respuesta a los retos organizativos de los departamentos jurídicos. Les permite gestionar mejor los compromisos contractuales y controlar su ciclo de vida.
No obstante, la prueba de los hechos contractuales se inscribe en otro ámbito. No se trata de contraponer el CLM a los mecanismos probatorios, sino de identificar cuándo y por qué resulta pertinente su combinación, con el fin de garantizar la trazabilidad de los contratos y la prueba de los compromisos contractuales cuando así lo exijan las cuestiones jurídicas.
Evidency es un proveedor de servicios de confianza certificado según el Reglamento eIDAS por la ANSSI. Sus soluciones de sellado de tiempo cualificado y de sello electrónico se adaptan a las necesidades específicas de sus clientes y garantizan la trazabilidad, la integridad, la autenticidad y la admisibilidad de sus datos a lo largo del tiempo.
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