Aspetti da tenere presenti riguardo alla digitalizzazione rispetto alla dematerializzazione
- La digitalizzazione consiste nel passaggio da un supporto cartaceo a uno digitale; la dematerializzazione, a sua volta, organizza la gestione del documento durante tutto il suo ciclo di vita.
- Un progetto di digitalizzazione può risultare complesso e richiede una preparazione preliminare per definire gli obiettivi, i processi e le responsabilità.
- I vantaggi sono numerosi: maggiore efficienza operativa, circolazione controllata delle informazioni e controllo rafforzato dei flussi documentali.
- I futuri obblighi normativi (fatturazione elettronica, portafoglio di identità digitale eIDAS v2) renderanno questa transizione indispensabile per numerose organizzazioni.
- L’integrazione di soluzioni di prova digitale qualificate consente di garantire, nel tempo, l’integrità e l’autenticità dei documenti.
Che cos’è la digitalizzazione?
Per digitalizzazione si intende l’operazione mediante la quale un documento originariamente redatto su supporto cartaceo viene convertito in un file elettronico. Si tratta di un processo strettamente tecnico: digitalizzare un contratto, scansionare un fascicolo d’archivio, trasformare un modulo compilato a mano in un PDF… La digitalizzazione non modifica quindi il processo aziendale in sé. Si limita a sostituire il supporto cartaceo con quello elettronico.
Questa fase agevola la conservazione e la circolazione interna delle informazioni. Consente in particolare di ridurre i volumi fisici archiviati grazieall’archiviazione elettronica, di mappare le informazioni disponibili, di migliorare l’accesso ai fascicoli e di controllarne i diritti di accesso.
Che cos’è la dematerializzazione?
La dematerializzazione è il processo che consente di organizzare l’intero trattamento del documento digitale durante il suo ciclo di vita. Ciò può spaziare dalla semplice banca dati di file condivisi all’implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti (GED), passando per l’integrazione di sistemi di convalida tramite firma o timbro elettronico e per l’archiviazione digitale. La dematerializzazione trasforma quindi il processo aziendale integrando strumenti che consentono un monitoraggio strutturato, tracciabile e giuridicamente controllato dei propri documenti digitalizzati.
Questo approccio consente di garantire la sicurezza della gestione documentale, di armonizzare le prassi interne e di assicurare l’affidabilità dei dati trattati durante l’intero ciclo di vita del documento. È necessario dimostrarne la validità. Questa distinzione spiega perché alcune firme vengono respinte dai giudici.
Quali sono le differenze fondamentali tra digitalizzazione e dematerializzazione?
Sebbene i due concetti vengano spesso messi in relazione, essi rimandano tuttavia a processi distinti, le cui implicazioni operative e giuridiche non sono comparabili. La digitalizzazione riguarda il documento stesso, mentre la dematerializzazione riguarda il modo in cui tale documento viene trattato, diffuso, convalidato e conservato all’interno dell’organizzazione. Per evitare qualsiasi confusione, la tabella che segue riassume le loro principali differenze.
| Criteri | Digitalizzazione | Dematerializzazione |
| Definizione | Conversione di un documento cartaceo in file elettronico. | Organizzazione dell’intero ciclo di gestione del documento digitale all’interno di un’organizzazione. |
| Natura dell’operazione | Operazioni tecniche (scansione, digitalizzazione, conversione in PDF…). | Approccio organizzativo: strutturazione, strumenti, automazione, tracciabilità. |
| Impatto sul processo aziendale | Non vi è alcuna modifica al processo: cambiano solo il supporto e la sua sede di ospitalità. | Trasformazione del flusso di lavoro: circolazione, convalida, archiviazione. Consente di ottenere un aumento della produttività. |
| Obiettivi | Facilitare l'accesso e la conservazione; ridurre l'uso della carta. | Garantire un trattamento strutturato e tracciabile, nel rispetto dei requisiti di integrità e autenticità definiti dall’organizzazione. |
| Questioni giuridiche | Limitati. Di per sé non è sufficiente a soddisfare i requisiti probatori. | Elevati. Potrebbe essere necessario integrare meccanismi volti a preservare l’integrità e l’autenticità, opponibili in caso di verifica o controversia. |
| Strumenti utilizzati | Scanner, OCR, software di conversione. | GED, firma elettronica, timbro elettronico, marcatura temporale qualificata, SAE (Sistema di archiviazione elettronica). |
Quali sono i vantaggi della digitalizzazione per le imprese?
Secondo Cegid, la gestione dei documenti cartacei può costare a un’azienda fino al 5% del proprio fatturato, un livello di spesa che evidenzia l’importanza della digitalizzazione. (3)
I vantaggi di questo approccio sono numerosi.
- In primo luogo, la digitalizzazione riduce i costi legati alla stampa, allo stoccaggio fisico e alla gestione quotidiana dei fascicoli.
- In secondo luogo, convertendo i documenti cartacei in file elettronici, l’azienda accelera le operazioni di routine (consultazione, archiviazione, trasmissione interna), migliorando così l’efficienza complessiva dei servizi.
- Infine, la digitalizzazione migliora l’accessibilità della documentazione: un documento digitalizzato può essere consultato a distanza, il che facilita gli scambi tra i team.
A titolo di esempio, la digitalizzazione delle bolle di consegna delle attrezzature in uno stabilimento consentirà di rendere più fluidi i flussi di camion, di accelerare l’elaborazione dei pagamenti e di semplificarne la presentazione in occasione dei controlli.
Quali sono i vantaggi della digitalizzazione per le aziende?
La dematerializzazione definisce l’intero ciclo di vita di un documento digitalizzato e presenta numerosi vantaggi.
- Consente di automatizzare i flussi documentali, semplificando così i processi di approvazione, riducendo i tempi e garantendo la tracciabilità delle azioni effettuate.
- L’azienda è a conoscenza delle modalità di circolazione del documento, delle modalità di conservazione e delle norme applicabili e può quindi attribuire al documento il giusto livello di sicurezza.
- Infine, qualora l’attività lo richieda, è possibile integrare meccanismi probatori qualila marcatura temporale qualificata eIDAS o il timbro elettronico, al fine di garantire l’integrità e l’autenticità dei documenti durante l’intero processo di trattamento.
Strumenti e tecnologie connesse alla digitalizzazione e alla dematerializzazione
Gli strumenti della digitalizzazione
La digitalizzazione prevede l’utilizzo di strumenti destinati a convertire i documenti cartacei in file digitali. Gli scanner, i software di conversione e l’OCR consentono di produrre documenti digitali leggibili, indicizzabili e riutilizzabili nei sistemi interni.
Gli strumenti della digitalizzazione
- La dematerializzazione si basa su soluzioni che garantiscono la gestione e la conservazione dei documenti digitali:
- La gestione elettronica dei documenti (GED) per organizzare le versioni, i diritti e l'archiviazione;
- Il sistema di archiviazione elettronica (SAE) per un’archiviazione ad alto valore probatorio conforme alla norma ISO 14641;
- La firma elettronica o il timbro elettronico qualificati ai sensi dell’eIDAS per attestare l’origine o conferire un’approvazione;
- La marcatura temporale qualificata eIDAS per fornire una prova della data e dell’integrità.
Tali soluzioni tecniche si integrano con gli strumenti e i software aziendali, spesso tramite API, al fine di semplificare i flussi documentali e garantire l’integrità e l’autenticità dei documenti in base alle esigenze giuridiche.
Gli errori più comuni da evitare in un processo di digitalizzazione e dematerializzazione aziendale
Errore n. 1: sottovalutare la complessità della digitalizzazione.
Ancor prima di scegliere gli strumenti, un progetto di digitalizzazione richiede una fase preliminare di preparazione, volta a definire gli obiettivi, individuare i servizi interessati e i soggetti coinvolti. Questa fase di definizione del quadro di riferimento consente di calibrare correttamente la pianificazione, il budget e le aspettative interne.
Errore n. 2: trascurare la formazione dei team sull’uso dei nuovi strumenti.
Il supporto agli utenti è fondamentale per garantire l’adozione di un progetto di digitalizzazione. Se i team hanno difficoltà a familiarizzare con i nuovi strumenti, continueranno ad attenersi alle vecchie prassi, compromettendo così il successo del progetto.
Errore n. 3: trascurare la sicurezza dei dati e la conformità normativa
La conservazione di determinati dati personali (GDPR), la creazione e la gestione di banche dati o ancora la protezione dei documenti devono rispettare rigorosi capitolati d’oneri, disciplinati da norme specifiche. È indispensabile identificare il livello di requisiti applicabile al progetto di digitalizzazione e integrarlo sin dalla fase di progettazione.
Quali sono le sfide della trasformazione digitale per le imprese nel 2026 e oltre?
La digitalizzazione si sta gradualmente affermando nelle prassi aziendali, ma l’avvento delle nuove tecnologie, in particolare dell’intelligenza artificiale, aggiunge un ulteriore livello di complessità per le aziende che non hanno ancora consolidato i propri strumenti né armonizzato le proprie procedure.
Allo stesso tempo, l’introduzione dei portafogli di identità digitale, così come il futuro obbligo di fatturazione elettronica, impongono alle aziende di disporre di strumenti in grado di garantire l’affidabilità delle informazioni trattate. Le aziende che non hanno ancora intrapreso il percorso verso la dematerializzazione dovranno quindi adeguare rapidamente le proprie prassi.
In qualità di Fornitore di Servizi di Fiducia Qualificato (PSCo), Evidency affianca le organizzazioni nella definizione dei loro progetti di dematerializzazione, in particolare proponendo meccanismi di prova digitale volti a garantire l’integrità, l’autenticità e il valore probatorio dei documenti. I nostri team sono a vostra disposizione per rispondere alle vostre esigenze in materia di trasformazione digitale e per inserire il vostro progetto in un quadro di fiducia digitale duraturo.
Riferimenti
[1] https://digital-strategy.ec.europa.eu/fr/policies/desi
[2] https://www.economie.gouv.fr/actualites/transformation-numerique-des-tpepme-les-enseignements-du-barometre-2025-de-france-num
[3] https://go.cegid.com/dematerialisation-cest-le-moment
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