Aspectos clave que hay que tener en cuenta sobre la digitalización frente a la desmaterialización
- La digitalización consiste en el paso del soporte en papel al soporte digital; la desmaterialización se encarga, a continuación, de gestionar el documento a lo largo de todo su ciclo de vida.
- Un proyecto de digitalización puede resultar complejo y requiere una preparación previa para definir los objetivos, los procesos y las responsabilidades.
- Sus ventajas son numerosas: mayor eficiencia operativa, circulación controlada de la información y un mayor control de los flujos documentales.
- Las futuras obligaciones normativas (facturación electrónica, monedero de identidad digital eIDAS v2) harán que esta transición resulte imprescindible para numerosas organizaciones.
- La integración de soluciones de pruebas digitales cualificadas permite garantizar, a largo plazo, la integridad y la autenticidad de los documentos.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización se refiere al proceso mediante el cual un documento elaborado inicialmente en papel se convierte en un archivo electrónico. Se trata de un proceso estrictamente técnico: digitalizar un contrato, escanear un expediente de archivo, convertir un formulario manuscrito en PDF… Por lo tanto, la digitalización no modifica el proceso operativo en sí mismo. Se limita a sustituir el soporte en papel por un soporte electrónico.
Esta etapa facilita la conservación y la circulación interna de la información. En particular, permite reducir los volúmenes físicos almacenados medianteel archivo electrónico, mapear la información disponible, mejorar el acceso a los expedientes y controlar los derechos de acceso a los mismos.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización es el proceso que permite organizar todo el tratamiento del documento digital a lo largo de su ciclo de vida. Esto puede abarcar desde una simple base de archivos compartidos hasta la implantación de un sistema de gestión electrónica de documentos (GED), pasando por la integración de sistemas de validación mediante firma o sello electrónico y por el archivo digital. De este modo, la digitalización transforma los procesos de negocio al integrar herramientas que permiten un seguimiento estructurado, trazable y con garantía jurídica de sus documentos digitalizados.
Este procedimiento permite garantizar la seguridad de la gestión documental, armonizar las prácticas internas y asegurar la fiabilidad de los datos tratados a lo largo de todo el ciclo de vida del documento. Se debe demostrar su validez. Esta distinción explica por qué los jueces desestiman determinadas firmas.
¿Cuáles son las diferencias fundamentales entre digitalización y desmaterialización?
Aunque ambos conceptos suelen asociarse, en realidad se refieren a procesos distintos, cuyas implicaciones operativas y jurídicas no son comparables. La digitalización se produce a nivel del propio documento, mientras que la desmaterialización se refiere a la forma en que dicho documento se gestiona, difunde, valida y conserva dentro de la organización. Para evitar cualquier confusión, la tabla que figura a continuación resume sus principales diferencias.
| Criterios | Digitalización | Desmaterialización |
| Definición | Conversión de un documento en papel a un archivo electrónico. | Organización del proceso completo de gestión de documentos digitales dentro de una organización. |
| Naturaleza de la operación | Tareas técnicas (escaneo, digitalización, conversión a PDF, etc.). | Enfoque organizativo: estructuración, herramientas, automatización y trazabilidad. |
| Repercusión en el proceso de negocio | No se produce ningún cambio en el proceso: solo cambia el soporte y su ubicación. | Transformación del flujo de trabajo: circulación, validación y archivo. Genera un aumento de la productividad. |
| Objetivos | Facilitar el acceso y la conservación; reducir el uso de papel. | Garantizar un tratamiento estructurado y trazable, que cumpla con los requisitos de integridad y autenticidad definidos por la organización. |
| Cuestiones jurídicas | Limitados. Por sí solo, no basta para cumplir los requisitos probatorios. | Elevados. Es posible que deban incorporar mecanismos para preservar la integridad y la autenticidad, que puedan hacerse valer en caso de inspección o litigio. |
| Herramientas utilizadas | Escáneres, OCR, programas de conversión. | GED, firma electrónica, sello electrónico, marca de tiempo cualificada, SAE (Sistema de archivo electrónico). |
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización para las empresas?
Según Cegid, la gestión de documentos en papel puede suponerle a una empresa un coste de hasta el 5 % de su volumen de negocio, un nivel de gasto que pone de manifiesto las ventajas de la digitalización. (3)
Las ventajas de este enfoque son numerosas.
- En primer lugar, la digitalización reduce los costes relacionados con la impresión, el almacenamiento físico y la gestión diaria de los expedientes.
- En segundo lugar, al convertir los documentos en papel en archivos electrónicos, la empresa agiliza las operaciones cotidianas (consulta, archivo y transmisión interna), lo que mejora la eficiencia general de los servicios.
- Por último, la digitalización mejora la accesibilidad de la documentación: un documento digitalizado puede consultarse a distancia, lo que facilita la comunicación entre equipos.
A modo de ejemplo, la digitalización de los albaranes de entrega de material en una fábrica permitirá agilizar el flujo de camiones, acelerar la tramitación de los pagos y simplificar su presentación en caso de inspecciones.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización para las empresas?
La digitalización organiza todo el ciclo de vida de un documento digitalizado y ofrece varias ventajas.
- Permite automatizar los flujos documentales, lo que simplifica los procesos de validación, reduce los plazos y garantiza la trazabilidad de las acciones realizadas.
- La empresa conoce cómo ha circulado el documento, cómo se conserva y según qué normas, por lo que puede asignarle el nivel de seguridad adecuado.
- Por último, cuando la actividad lo requiera, es posible incorporar mecanismos probatorios, comoel sellado de tiempo cualificado según eIDAS o el sello electrónico, con el fin de garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos a lo largo de todo su proceso de tramitación.
Herramientas y tecnologías relacionadas con la digitalización y la desmaterialización
Las herramientas de la digitalización
La digitalización utilizará herramientas destinadas a convertir los documentos en papel en archivos digitales. Los escáneres, los programas de conversión y el OCR permiten generar documentos digitales legibles, indexables y reutilizables en los sistemas internos.
Las herramientas de la digitalización
- La digitalización se basa en soluciones que garantizan la gestión y la conservación de los documentos digitales:
- La gestión electrónica de documentos (GED) para organizar las versiones, los derechos y la clasificación;
- El sistema de archivo electrónico (SAE) para un archivo con alto valor probatorio conforme a la norma ISO 14641;
- La firma electrónica o el sello electrónico cualificados según el Reglamento eIDAS para acreditar el origen o otorgar una aprobación;
- El sellado de tiempo certificado según eIDAS para acreditar la fecha y la integridad.
Estas soluciones técnicas se integran con las herramientas y los programas informáticos de la empresa, a menudo a través de API, para simplificar los flujos documentales y ofrecer garantías de integridad y autenticidad en función de los requisitos legales.
Errores frecuentes que deben evitarse en un proceso de digitalización y desmaterialización en la empresa
Error n.º 1: subestimar la complejidad de la digitalización.
Antes incluso de elegir las herramientas, un proyecto de digitalización debe prepararse con antelación para definir los objetivos, identificar los servicios afectados y a las personas implicadas. Esta fase de definición permite ajustar adecuadamente el calendario, el presupuesto y las expectativas internas.
Error n.º 2: descuidar la formación de los equipos en el uso de las nuevas herramientas.
El apoyo a los usuarios es fundamental para garantizar la aceptación de un proyecto de digitalización. Si a los equipos les cuesta familiarizarse con las nuevas herramientas, seguirán utilizando sus prácticas anteriores, lo que pondrá en peligro el éxito del proyecto.
Error n.º 3: descuidar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo
La conservación de determinados datos personales (RGPD), la creación y la gestión de bases de datos o la protección de los documentos se rigen por pliegos de condiciones estrictos, regulados por normas. Es imprescindible identificar el nivel de exigencia aplicable al proyecto de digitalización e integrarlo desde la fase de diseño.
¿Cuáles son los retos de la transformación digital para las empresas en 2026 y en adelante?
La digitalización se está implantando progresivamente en las prácticas empresariales, pero la llegada de nuevas tecnologías, en particular la inteligencia artificial, añade un nivel de complejidad para aquellas empresas que aún no han estabilizado sus herramientas ni armonizado sus procedimientos.
Al mismo tiempo, la implantación de las carteras de identidad digital, así como la futura obligatoriedad de la facturación electrónica, exigen que las empresas dispongan de herramientas capaces de garantizar la fiabilidad de la información tratada. Por lo tanto, las empresas que aún no se hayan sumado a la digitalización deberán adaptar rápidamente sus prácticas.
En su calidad de Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado (PSCo), Evidency acompaña a las organizaciones en la estructuración de sus proyectos de digitalización, en particular, ofreciendo mecanismos de prueba digital para garantizar la integridad, la autenticidad y el valor probatorio de los documentos. Nuestros equipos están a su disposición para dar respuesta a sus retos de transformación digital y para integrar su proyecto en un marco de confianza digital duradero.
Referencias
[1] https://digital-strategy.ec.europa.eu/fr/policies/desi
[2] https://www.economie.gouv.fr/actualites/transformation-numerique-des-tpepme-les-enseignements-du-barometre-2025-de-france-num
[3] https://go.cegid.com/dematerialisation-cest-le-moment
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