Aspectos que hay que tener en cuenta sobre la autenticidad de un documento
- Autenticar un documento = verificar su origen, su integridad y su conformidad con el original.
- Aumento del fraude documental: el 69 % de las empresas francesas son objeto de fraude, una cifra que se eleva al 91 % en el caso de las grandes organizaciones.
- 4 fases de verificación: inspección visual, análisis numérico, comprobación con los emisores y herramientas tecnológicas.
- Sello electrónico y marca de tiempo cualificada: proteger el documento desde el momento de su emisión, en lugar de detectar el fraude a posteriori.
¿Qué significa autenticar un documento?
La autenticación de un documento no se limita a comprobar que «parezca auténtico». Este proceso verifica tres aspectos distintos:
- el origen del documento: la certeza de que el emisor es efectivamente el mencionado;
- La integridad del documento: la garantía de que el contenido no ha sufrido ninguna modificación (importe, datos bancarios, cláusulas) desde su creación:
- la autenticidad en sentido estricto: la confirmación de que se trata de un original válido y no de una falsificación.
Estos tres criterios constituyen la base de cualquier proceso de verificación de la autenticidad. Confundirlos expone a la empresa al riesgo de validar un documento que, aunque parezca proceder del emisor correcto, haya sido modificado posteriormente.
¿Por qué se ha convertido la autenticación de documentos en algo imprescindible ante el fraude documental?
El fraude documental se está acelerando. Según el Observatorio Tessi20251, los fraudes digitales se han disparado un 244 % entre 2023 y 2024. Por primera vez, superan a las falsificaciones físicas y representan ahora el 57 % del total de los fraudes documentales. El perjuicio anual para la economía francesa se estima en más de 65 000 millones de euros, lo que supone aproximadamente el 2,5 % del PIB nacional.
Las empresas constituyen objetivos prioritarios: el 69 % de ellas ha sido objeto de al menos un intento de fraude documental (el 91 % en el caso de las grandes empresas)¹. La inteligencia artificial generativa agrava este fenómeno. Por ejemplo, en el sector bancario, se estima que el 42,5 % de los fraudes se generan actualmente mediantela IA¹. Las administraciones públicas se enfrentan a expedientes que incluyen justificantes de domicilio o documentos de identidad falsos.
Los ciudadanos también se ven afectados, tanto como víctimas como autores. La suplantación de identidad se ha disparado para la apertura de cuentas a espaldas de los particulares. Paralelamente, se está generalizando un fraude «cotidiano»: el 10,8 % de los franceses admite haber utilizado alguna vez un documento falso, con una tasa de éxito del 73%¹.
Ante esta realidad, la verificación de la autenticidad de los documentos ya no es una opción: se convierte en una etapa imprescindible de cualquier proceso que implique documentos justificativos, compromisos contractuales o transacciones financieras.
¿Qué tipos de documentos requieren una verificación de autenticidad?
No todos los documentos requieren el mismo nivel de vigilancia. Algunos, por su naturaleza o su uso, plantean retos específicos en materia de autenticación.
Documentos de identidad y justificantes administrativos
Los documentos de identidad se encuentran entre los más perseguidos por los estafadores. Estos documentos son imprescindibles para acceder a numerosos servicios y constituyen el primer eslabón de la cadena de confianza en una relación comercial o administrativa.
Los justificantes de domicilio y los certificados de seguro completan esta categoría. Su falsificación permite suplantar una identidad, obtener un crédito, formalizar un contrato de alquiler o acceder a prestaciones sociales.
Documentos contractuales y comerciales
Contratos, órdenes de compra, facturas o presupuestos: estos documentos suponen importantes riesgos de fraude documental. Una factura falsificada puede dar lugar a una transferencia a una cuenta fraudulenta. Un contrato alterado puede modificar las obligaciones respectivas de las partes sin que ninguna de ellas tenga conocimiento de ello.
Es imprescindible verificarlos antes de cualquier liquidación, firma o archivo.
Documentos digitales: PDF, escaneos y archivos digitalizados
Los documentos digitales presentan vulnerabilidades específicas. A diferencia del soporte en papel, en el que una modificación resulta más evidente, un documento digital (ya sea en formato Word o PDF) puede ser alterado de forma imperceptible.
La idea de que un archivo PDF es «inmutable» o inviolable es una trampa. Hoy en día, existen herramientas al alcance de todos que permiten modificar una cantidad, una fecha o un nombre en un PDF sin dejar rastros visibles a simple vista.
Los documentos escaneados plantean una dificultad adicional: la digitalización disimula los defectos de un original falsificado y genera un archivo que parece impecable y auténtico.
Los riesgos para la empresa ante los documentos falsificados
Aceptar un documento falsificado expone a la empresa a consecuencias inmediatas y duraderas, tanto a nivel operativo como jurídico.
Suplantación de identidad y acceso fraudulento
La presentación de un documento de identidad falso o de un certificado falsificado no tiene como único objetivo la obtención de servicios básicos. A menudo constituye el punto de partida de ciberataques sofisticados o de estafas mediante transferencias bancarias (fraude del presidente).
Hoy en día, los estafadores utilizan la inteligencia artificial para dar un paso más:
- «deepfakes» e identidades sintéticas: varias empresas han sido víctimas de apropiaciones indebidas a gran escala (como el caso emblemático de Hong Kong en20242), en las que el uso de vídeos y voces clonadas, junto con documentos oficiales falsificados, permitió validar transacciones por valor de varios millones de euros;
- Ingeniería social: un documento administrativo falsificado (KBIS, datos bancarios, poder de firma) suele servir como «prueba» para ganarse la confianza de un empleado y eludir los procedimientos de seguridad internos.
Más allá del acceso indebido a los servicios, el fraude documental puede paralizar a una organización. La transferencia de una factura de un proveedor a una cuenta bancaria falsa afecta directamente a la tesorería. En el caso de la contratación de un empleado con una identidad falsa o con títulos falsos, se ponen en peligro toda la seguridad operativa y los conocimientos técnicos de la empresa.
Consecuencias jurídicas y para la reputación
La empresa que acepte un documento falsificado sin realizar las comprobaciones suficientes incurrirá en responsabilidad. Las obligaciones de vigilancia impuestas por la normativa contra el blanqueo de capitales (LCB-FT) o por el deber de diligencia de los ordenantes prevén sanciones en caso de incumplimiento.
Más allá del riesgo jurídico, el daño a la reputación supone un perjuicio duradero.
Los pasos para verificar la autenticidad de un documento
La verificación de la autenticidad de un documento se basa en un proceso estructurado en cuatro etapas. Cada una de ellas aporta un nivel de control adicional para reducir el riesgo de aceptar un documento falso.
Paso 1: inspección visual y revisión de los datos obligatorios
Compruebe la coherencia general del documento y detecte los logotipos pixelados, las fuentes de caracteres dispares o los errores tipográficos.
Etapa 2: análisis de la integridad de los documentos digitales
Revise los metadatos (propiedades del archivo) para detectar una fecha de creación incoherente o indicios de retoques realizados con software.
Paso 3: verificación de la información con los organismos emisores
Utilice las herramientas oficiales (código de verificación de Infogreffe para los Kbis, portal de la URSSAF para los certificados).
Etapa 4: uso de herramientas tecnológicas para garantizar la validación
Implementar soluciones de análisis automático mediante IA (OCR) para detectar anomalías invisibles a simple vista.
No obstante, estas tecnologías suelen actuar a posteriori. Para garantizar la máxima seguridad, el uso del sello electrónico permite invertir esta lógica, protegiendo el documento desde el momento de su creación.
El sello electrónico: autenticar un documento en su origen
En lugar de detectar el fraude tras la recepción, la solución más eficaz consiste en proteger el documento desde el momento de su emisión. Ahí es donde entra en juego el sello electrónico.
¿Qué es un sello electrónico y cómo funciona?
El sello electrónico es el equivalente digital del sello de la empresa. Permite a una persona jurídica estampar su marca en un documento para certificar su origen. A diferencia de la firma electrónica, que compromete a una persona física, el sello identifica a la organización emisora.
Técnicamente, se basa en un sello criptográfico: se genera una huella única del documento y, a continuación, se cifra. Este proceso garantiza que el documento quede «inalterable».
Garantizar la integridad y el origen de un documento desde el momento de su emisión
Al utilizar un sello electrónico, la empresa invierte la lógica de control. En lugar de intentar detectar falsificaciones entre los documentos recibidos, protege sus propias comunicaciones. El destinatario puede verificar al instante dos aspectos fundamentales:
- el origen: la certeza de que el documento procede efectivamente de la entidad mencionada;
- la integridad: cualquier modificación posterior del contenido rompe el sello, lo que hace que la alteración sea detectable de inmediato. De este modo, resulta imposible falsificarlo sin dejar rastro.
Sello electrónico cualificado: un valor probatorio reforzado
El Reglamento europeo eIDAS define el sello electrónico cualificado como el nivel de seguridad más elevado. Expedido por un proveedor de confianza, este sello goza de una presunción de integridad y exactitud. En caso de litigio, se invierte la carga de la prueba: corresponde a la parte que impugna el documento demostrar que el sello no es válido.
El sello de fecha y hora certificado para acreditar la fecha y la integridad de un documento
El sellado de fecha y hora certificado complementa el sello al aportar una prueba temporal irrefutable. Certifica que un documento existía en una forma determinada en un instante concreto, con una fuente de tiempo fiable y sincronizada.
Esta certificación resulta fundamental para acreditar la antigüedad de un contrato, validar una factura o proteger los derechos de propiedad intelectual. En combinación con el sello electrónico, el sellado de fecha y hora constituye un sistema de certificación completo que garantiza el origen, la integridad y la fecha cierta de cada documento.
¿Cuál es el marco jurídico que regula la autenticación de documentos?
El Reglamento eIDAS (Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza), adoptado en 2014 y reforzado por eIDAS 2.0, constituye la base jurídica de la confianza digital en la Unión Europea. En él se definen las condiciones para el reconocimiento de las firmas electrónicas, los sellos electrónicos y los servicios de sellado de tiempo en los 27 Estados miembros.
El sello electrónico cualificado goza de una presunción de integridad de los datos y de exactitud del origen. Este reconocimiento se aplica de manera uniforme en toda la Unión, lo que facilita los intercambios transfronterizos.
Las obligaciones de diligencia debida completan este marco. Los procedimientos de «conozca a su cliente» (KYC) y los requisitos de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo (LCB-FT) obligan a las empresas a verificar la identidad de sus clientes y la validez de los documentos presentados. Además, el RGPD regula el tratamiento de los datos personales contenidos en dichos documentos.
Conclusión
La verificación de la autenticidad de un documento se basa en un proceso estructurado: control visual, análisis digital, comprobación con los emisores y uso de herramientas tecnológicas. Estas etapas permiten detectar los intentos de fraude, pero se llevan a cabo tras la recepción del documento.
Para una protección preventiva, el sello electrónico y el sellado de fecha y hora cualificado aportan una solución complementaria. Al proteger el documento desde el momento de su emisión, garantizan su origen e integridad de forma verificable. El fraude no desaparece, pero pasa a ser detectable con total seguridad.
¿Desea reforzar la fiabilidad de sus documentos y simplificar su verificación?
Fuentes
1 Tessi, El observatorio de Tessi sobre el fraude documental - Informe inicial de 2025: https://www.tessi.eu/fr/observatoire-tessi-de-la-fraude-documentaire/
2 Filippone, D., Engañado por un deepfake durante una videoconferencia, un empleado transfiere 24 M€ a unos estafadores, Le Monde Informatique, 5 de febrero de 2024: https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-piege-par-un-deepfake-en-visio-un-employe-transfere-24-meteuro-a-des-escrocs-92875.html
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